① 어떤 상황에서 AI를 활용했나요?

신입사원이나 고객에게 업무 시스템 사용법을 구두로 설명하면 같은 질문이 반복되고, 담당자가 바뀔 때 업무 노하우도 함께 사라지는 문제가 있었습니다. 특히 정부 서비스나 업무용 사이트는 화면과 메뉴가 자주 바뀌어, 변경될 때마다 화면을 캡처하고 PPT로 매뉴얼을 다시 만드는 데 많은 시간이 들었습니다.

② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?

AI 코딩 도구인 Codex에 문제 상황과 필요한 기능을 설명하고, Windows에서 사용할 수 있는 ‘자동 매뉴얼 생성기’를 제작했습니다. 사용자가 업무 화면에서 클릭하거나 스크롤하면 작업 순서에 따라 화면을 캡처하고, 이를 단계별 안내 자료로 정리하도록 했습니다. 이후 각 단계에 설명과 팁을 추가하고 순서를 수정할 수 있으며, 완성된 매뉴얼은 스크롤형·슬라이드형 HTML이나 MP4 영상으로 내보낼 수 있습니다.

③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?

화면을 하나씩 캡처해 PPT에 붙여 넣던 작업을 줄이고, 실제 업무를 수행하면서 매뉴얼의 초안을 만들 수 있게 됐습니다. 구두로만 전달하던 업무 절차를 문서로 남겨 신입사원 교육과 업무 인수인계에 재사용할 수 있는 기반도 마련했습니다.

예를 들어 매뉴얼 8건을 건당 3시간씩 작성하고 별도의 반복 안내를 월 48회, 회당 20분씩 진행한다면 총 40시간이 듭니다. 이는 실측값이 아닌 예시이지만, 매뉴얼을 축적하고 재사용하면 반복 업무를 줄일 여지가 있음을 보여줍니다.

④ 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?

단순히 AI에게 매뉴얼 문구를 작성하게 하는 데 그치지 않고, 반복되는 매뉴얼 제작 과정 자체를 줄이는 도구를 만들었습니다. 또한 업무 화면에 개인정보나 고객정보가 포함될 수 있다는 점을 고려해 프로젝트와 결과물이 외부 서비스가 아닌 사용자 PC에 저장되도록 구성했습니다.

다만 화면에 보이는 정보는 캡처 이미지에 그대로 남을 수 있으므로 공유 전 확인이 필요합니다. 현재는 입력 동작을 기록하고, 구체적인 한글 입력 내용은 사용자가 직접 수정·작성하는 방식입니다.

⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?

네. 매뉴얼을 만들고 싶은 업무를 정한 뒤 프로그램에서 캡처를 시작하고, 평소처럼 화면을 클릭하며 업무를 수행하면 됩니다. 캡처를 마친 후 생성된 단계의 설명과 팁을 수정해 저장하거나 공유용 HTML·영상으로 내보낼 수 있습니다.

공공기관의 공모·지원사업 신청 안내, 소상공인의 쇼핑몰 운영 절차, 기업의 신입사원 교육 및 업무 인수인계 등 화면을 따라 설명해야 하는 다양한 업무에 응용할 수 있습니다.