① 어떤 상황에서 AI를 활용했나요?
시험업무를 하다 보면 시험번호 조회, 결과 입력, QR 입·출고 처리, 엑셀 자료 정리, 보고서 작성처럼 정해진 순서를 반복하는 업무가 많습니다. 한 건씩 처리할 때는 짧은 작업이지만, 하루에 수백 건 이상 반복되면 많은 시간이 필요하고 단순 입력 실수도 발생할 수 있습니다. 기존에는 AutoHotkey와 Excel VBA 등을 이용해 일부 작업을 자동화했지만, 화면 위치나 시스템 환경이 바뀌면 프로그램이 멈추는 경우가 있어 유지보수에도 시간이 필요했습니다. 이러한 문제를 해결하기 위해 생성형 AI를 업무 자동화 개발과 개선에 활용하기 시작했습니다.
② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?
ChatGPT와 코딩 AI 도구를 활용해 먼저 제가 실제로 수행하는 업무 순서를 자연어로 설명했습니다. 예를 들어 “시험번호를 확인하고, 해당 정보를 조회한 뒤, 조건에 맞는 데이터를 정리하여 결과를 입력한다”는 식으로 사람이 하는 업무 흐름을 단계별로 전달했습니다.
AI에게 단순히 코드를 만들어 달라고 하기보다는 기존 프로그램의 구조와 오류 상황, 실제 업무 규칙을 함께 설명하고 코드를 분석·수정하도록 활용했습니다. 이를 통해 화면을 순서대로 클릭하는 방식에서 벗어나 Python, VBA, AutoHotkey 등을 업무 특성에 맞게 조합하고, 가능한 업무는 데이터 흐름을 기준으로 처리하도록 개선했습니다.
또한 프로그램을 바로 실행하지 않고 조회 결과를 먼저 확인하는 방식, 오류 발생 시 중단하는 조건, 실행 기록을 남기는 로그 등 안전장치도 AI와 함께 반복적으로 점검하고 보완했습니다.
③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?
가장 큰 변화는 ‘사람의 클릭을 대신하는 자동화’에서 ‘업무 전체 흐름을 이해하고 처리하는 자동화’로 발전했다는 점입니다.
반복적으로 수행하던 시험 결과 입력, QR 처리, 데이터 정리 등의 작업을 자동화하면서 업무 시간을 줄일 수 있었고, 대량의 데이터를 동일한 기준으로 처리함으로써 단순 입력 실수를 줄이는 데에도 도움이 되었습니다. 기존에 자동화 프로그램이 멈추면 사람이 처음부터 다시 확인해야 했던 작업도 처리 단계와 로그를 남기도록 개선하면서 문제 발생 지점을 보다 쉽게 확인할 수 있게 되었습니다.
그 결과 반복업무에 사용하는 시간을 줄이고, 시험 결과 검토나 장비 관리, 업무 개선과 같이 사람이 판단해야 하는 업무에 더 집중할 수 있게 되었습니다.
④ 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?
제가 가장 중요하게 생각한 부분은 AI에게 업무를 맡기는 것이 아니라, AI에게 실제 업무 흐름을 충분히 설명하고 사람이 최종 판단하는 구조를 만드는 것입니다.
처음부터 완벽한 프로그램을 만들기보다 ‘작은 반복업무 자동화 → 실제 사용 → 오류 확인 → AI와 원인 분석 → 다시 개선’하는 과정을 반복했습니다. 특히 대량 작업일수록 잘못된 자동화가 더 큰 오류를 만들 수 있기 때문에, 실행 전 조건 확인, 조회와 실제 변경 작업의 분리, 오류 발생 시 자동 중단, 실행 로그 기록, 사용자 최종 확인 등의 안전장치를 함께 적용했습니다.
또한 AI에 내부 개인정보나 비밀번호 같은 민감한 정보를 그대로 제공하지 않고, 사례를 설명할 때도 필요한 구조와 규칙 위주로 전달하는 방식을 사용했습니다. 자동화의 속도뿐 아니라 정확성과 책임성을 함께 고려한 것이 제 활용 방식의 가장 큰 특징입니다.
⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?
전문 개발자가 아니더라도 충분히 적용할 수 있다고 생각합니다. 처음부터 복잡한 프로그램을 만들 필요는 없습니다. 자신이 매일 반복하는 업무 중에서 “항상 같은 순서로 하는 일”을 하나 선택한 뒤, 그 과정을 AI에게 단계별로 설명하는 것부터 시작할 수 있습니다.
예를 들어 “폴더의 여러 파일을 하나로 정리하고 싶다”, “매일 작성하는 엑셀 보고서를 자동으로 만들고 싶다”, “반복해서 입력하는 내용을 줄이고 싶다”처럼 작은 문제부터 AI와 해결해볼 수 있습니다.
중요한 것은 AI가 만든 결과를 그대로 사용하는 것이 아니라 실제 업무와 맞는지 사람이 확인하고, 작은 범위에서 충분히 시험한 뒤 적용 범위를 넓혀가는 것입니다. 이런 방식이라면 사무, 연구, 교육, 행정 등 반복적인 업무가 있는 다양한 분야에서도 활용할 수 있다고 생각합니다.