① 어떤 상황에서 AI를 활용했는가?
사립대학과 학교법인의 회계·세무 업무는 관련 규정과 사례가 여러 문서에 흩어져 있어 필요한 근거를 찾는 데 많은 시간이 소요된다. 동일한 질문도 조건에 따라 답변이 달라질 수 있어 단순 키워드 검색만으로 정확하게 판단하기 어렵다.
② 어떤 AI를 어떻게 활용했는가?
52개의 전문자료를 1만 2천여 개의 검색 단위로 DB화(Supabase, Neo4j)하여 AI가 활용할 수 있도록 구축하였다. 사용자가 질문하면 관련 원문을 검색하고, 약 2만 개의 핵심 사실과 9천여 개의 개념·규정 간 관계를 함께 분석하도록 하였다. 이후 OpenAI가 근거 기반의 답변 초안을 작성하고 Claude가 내용과 표현을 다시 검토하도록 구성하였다.
③ 활용 결과 어떤 변화가 있었는가?
여러 문서를 일일이 확인하던 기존 방식에서 벗어나 질문을 입력하는 것만으로 관련 규정과 유사 사례를 신속하게 확인할 수 있게 되었고 '26년 5월 부터 실제 운영 과정에 투입되어 334건(9월 1일 기준)의 질문에 대한 답변을 성공적으로 처리하였다. 답변과 참고 근거가 자동으로 정리되어 반복적인 자료 조사와 상담 업무의 부담도 줄어들었다.
④ 나만의 방식 또는 개선점은 무엇인가?
AI의 일반적인 학습 내용에만 의존하지 않고 내부 전문자료를 먼저 검색한 후 답변하도록 설계하였다. 문장의 의미를 찾는 검색, 정확한 용어를 찾는 검색, 규정과 사례의 관계를 분석하는 지식그래프를 결합하였다. 또한 검색 결과를 두 차례 선별하고 두 종류의 AI가 답변을 교차 검토하도록 하여 정확성과 신뢰성을 높였다.
⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있는가?
기관이 보유한 규정, 매뉴얼, 상담 사례를 문서 형태로 정리한 후 검색형 AI와 연결하면 유사한 방식으로 구현할 수 있다. 대학회계뿐만 아니라 인사·노무, 법률, 복지, 민원 등 근거자료를 찾아 반복적으로 답변하는 다양한 업무에도 적용할 수 있다.