1. 어떤 상황에서 AI를 활용했나요?
월요일 아침 출근길부터 마음이 무거워지는 날이 있습니다. 주말 내내 머릿속을 떠나지 않던 프로젝트 현안도 문제지만, 출근하자마자 고객사 담당자에게서 오는 "PM님, 지난주 끝난 3시간짜리 이해관계자 회의록 정리본이랑 다음 주 보고용 공문 초안 언제 받을 수 있을까요?"라는 메시지를 받을 때가 그렇습니다.

20년 동안 IT 현장에서 기획자, PM, PO로 구르면서 가장 현타가 오는 순간은 거창한 문제 해결이나 고도의 전략을 짤 때가 아니라, 바로 이런 단순 반복적인 텍스트 정리 작업에 내 소중한 시간과 에너지를 쏟아부어야 할 때입니다.

특히 이해관계자가 여럿 얽혀있는 대형 IT 구축 프로젝트에서는 회의 한 번 하고 나면 음성 녹음 파일만 기본 2~3시간 분량이 쌓입니다. 이걸 다시 처음부터 켜놓고 들으면서 엑셀이나 워드에 주요 내용을 정리하고, 고객사의 보수적인 포맷과 행정 어조에 맞춘 공식 공문과 보고서 초안까지 쓰다 보면 반나절이 훌륭하게 날아가 버립니다.

정작 내가 진짜 시간을 써야 하는 핵심 시스템 기능 정의, AI 아키텍처 설계, 혹은 팀원들의 블로커를 제거해 주는 진짜 본업은 항상 정규 근무 시간이 끝난 밤 10시 넘어 야근으로 미뤄지기 일쑤였습니다. 내 20년 차 기획 역량이 고작 '회의록 타이핑 노동'에 쓰이고 있다는 극심한 피로감 속에서, 업무 프로세스를 근본적으로 바꾸지 않으면 조만간 번아웃이 오겠단 위기의식을 느꼈습니다.



2. 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?
고민 끝에 제가 시도한 것은 단일 AI 도구 하나만 쓰는 것이 아니라, 각각의 강점을 가진 AI 도구들을 하나로 엮은 '3단계 업무 자동화 파이프라인'을 구축하는 것이었습니다.

1단계로 Clova Note를 활용한 음성 텍스트화 및 1차 스크립트 확보했습니다.
3시간짜리 회의 음성 파일을 Clova Note에 넣어 전체 대화 스크립트로 변환합니다. 변환된 텍스트는 분량이 어마어마하고 중복된 말이나 잡담이 섞여 있어 그대로 쓸 수는 없지만, 1차 정제 데이터로 활용하기에는 충분합니다.

2단계 로ChatGPT를 활용한 PM 관점의 프레임워크 구조화하였습니다.
전체 스크립트를 ChatGPT에 전달합니다. 이때 단순히 "이 회의록 요약해 줘"라고 요청하면 AI는 표면적인 대화 내용만 나열하는 실수를 범합니다. 그래서 저는 PM의 시각을 담은 명확한 프롬프트 가이드라인을 주었습니다.
가이드라인을 주지 않으면 임의대로 요약하고 작성하기 때문에 이 부분이 중요합니다.
1) 결정된 사항
2) 미결 과제 및 액션 아이템
3) 담당자 및 완료 기한
4) 프로젝트 위험 요소"라는
4가지 프레임워크에 맞춰 핵심만 엄격하게 추출하도록 지시했습니다.

3단계로 Claude를 활용한 고객사 맞춤형 공문 및 보고서 초안 작성합니다.
구조화된 회의 요약본을 문맥 이해도와 문장 완성도가 뛰어난 Claude에게 넘깁니다. "너는 IT 프로젝트의 수석 PM이야. 방금 정리된 회의 요약본을 바탕으로 보수적인 대기업/공공기관 고객사 제출용 'AI 기반 업무 프로세스 고도화 추진 건' 공문 및 보고서 초안을 작성해 줘. 톤앤매너는 격식 있고 명료한 행정 어조를 유지해"라고 지시합니다.
종종 제품의 밑그림을 안내해 드리기 위해 프로토타입도 제가 직접 만듭니다. 기존에는 디자이너나 개발자에게 부탁해야 했던 부분들이 이제는 스스로 할 수 있게 되어서 비즈니스의 속도가 붙는 느낌입니다.

4단계로 검수 및 미세 보정
AI가 10분 만에 뚝딱 뽑아준 초안을 바탕으로, 행간에 숨겨진 고객사의 미묘한 정치적 스탠스나 프로젝트 위기 요소를 한 번 더 다듬어 최종 문서를 완성합니다. 초안을 작성하는데 드는 시간 보다 초안을 AI가 잡아주고 제가 방향성을 담아 보정하는 데에 시간을 사용합니다.



3. 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?
이 파이프라인을 실무에 정착시키고 난 후, 제 업무 환경에는 상상 이상의 변화가 일어났습니다.
작업 시간이 기존에는 3시간짜리 회의를 복기하고 요약본과 공문 초안을 작성하는 데 최소 4~5시간의 집중 작업 시간이 필요했습니다. 하지만 AI 파이프라인을 적용한 후에는 보통 텍스트 추출 10분, AI 요약 및 초안 생성 15분, PM 최종 검수 15분으로 총 40분 이내에 모든 작업이 끝납니다.

고객사 신뢰도 및 압도적 피드백을 받습니다. 월요일 오전에 진행된 회의의 결과 요약본과 후속 공문 초안이 당일 오후 2시도 되기 전에 고객사 담당자 메일함으로 들어가니, 고객사 측에서 "이 팀은 업무 처리 속도와 정돈 능력이 차원이 다르다"며 엄청난 신뢰를 보내기 시작했습니다.

본질적인 핵심 업무로의 리소스 재배치 되었습니다. 단순 텍스트 작성 노동에서 되면서, 절약된 4시간 이상의 시간을 고객사의 진짜 페인 포인트 분석, AI 서비스 아키텍처 고도화, 프로젝트 리스크 사전 차단 같은 High-Value 업무에 집중 투입할 수 있게 되었습니다.

삶의 질 향상도 됐지만, 내부 협업하는 직원들과의 리더십도 증가 했죠,
밤늦게까지 문서와 씨름하던 야근이 사라졌습니다. 40대 가장으로서 저녁에 칼퇴근하여 가족들과 함께 따뜻한 밥을 먹고 일상을 나누는 여유를 되찾았고, 출근해서는 여유로운 마음으로 팀원들을 리딩할 수 있게 되었습니다.



4. 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?
주변 동료나 기획자들을 보면 AI에게 "보고서 작성해 줘"라고 한 줄 던진 뒤, 출력된 어색한 결과물을 보고 "역시 AI는 실무에 쓰기엔 허접해"라며 포기하는 경우가 많습니다. 20년 차 PM이자 AI 설계자로서 제가 터득한 핵심 차별화 포인트는 '맥락 주입'과 '10%의 인적 디테일 보정'입니다.

페르소나와 관계성의 명확한 정의가 필요합니다. AI에게 지시할 때 단순히 역할만 부여하는 것이 아니라, 문서가 제출될 맥락까지 설명합니다. "너는 20년 차 IT PM이야. 상대방은 보수적인 대기업의 이사급 관리자이고, 이 문서의 목적은 지난 회의에서 발생한 일정 지연 리스크를 설득력 있게 설명하고 협조를 구하는 거야"처럼 관계와 목적을 명확히 정의합니다.

조직의 표준 템플릿 학습: 자주 사용하는 공문 양식, 보고서 구조, 자주 쓰는 전문 용어들을 AI의 지침으로 주거나 프롬프트 상단에 미리 규정해 두어 AI가 회사 표준에 맞는 톤앤매너를 유지하도록 만듭니다.

AI가 알 수 없는 '행간의 어조' 보정: AI는 문법적으로 완벽한 문장을 만들어내지만, 조직 내 사내 정치, 상대방의 성향, 미묘한 어조의 수위까지는 알지 못합니다. AI가 완성해 준 90%의 뛰어난 초안 위에, PM으로서의 눈치와 직관이라는 10%의 양념을 더하는 것! 이것이 바로 AI 티가 나지 않는 명품 보고서를 만드는 나만의 시크릿 포인트입니다.

5. 다른 사람도 따라 할 수 있나요?
솔직히 말씀드리면, 특별한 기술 지식이 없어도 누구나 100% 바로 따라 할 수 있습니다. 아니, 따라 하지 않으면 손해입니다.
많은 분들이 AI를 업무에 도입하려면 파이썬 코딩을 배우거나 거창한 API를 연결해야 한다고 오해합니다.
하지만 전혀 그렇지 않습니다. 프롬프트 작성법이란 것도 거창한 기술이 아니라, "내 옆에 있는 일 잘하는 막내 부사수에게 업무 지시를 내리듯" 디테일하게 상황을 설명해 주는 대화법에 불과합니다.

하지만 처음부터 전체 공문이나 거대한 보고서를 AI로 다 쓰려고 하지 말아야 합니다.
오늘 당장 진행되는 회의 녹음 텍스트를 복사해서 "여기서 중요한 결정 사항 3개와 미결 과제 2개만 뽑아줘" 같은 아주 작은 요청부터 시작해 보는 것을 추천합니다. 이 작은 성공 경험이 몇 번 쌓이다 보면, 공문 초안 작성은 물론이고 프로젝트 일정 산정, 요구사항 정의서 작성까지 AI를 완벽한 부사수로 부릴 수 있는 자신감이 생길 것입니다.

IT 현장을 지켜온 지난 시간동안 단언컨대, AI는 우리의 일자리를 위협하는 경쟁자가 아니라, 우리를 의미 없는 단순 노동과 야근에서 구원해 줄 가장 똑똑하고 충직한 파트너입니다. 지금 바로 작은 것부터 시작해 보시길 권합니다.