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업무 생산성 개선을 위한 AI 활용
공문을 요약하는 AI에서, 누락을 막는 AI로
AI에게 문서를 대신 쓰게 하는 데서 그치지 않고, 원문과 다시 대조해 빠진 조건을 찾아내는 ‘두 번째 검수자’로 활용했습니다.
🤖 활용 AI 도구
ChatGPT
① 어떤 상황에서 AI를 활용했나요?
공문, 안내문, 신청·제출 관련 자료처럼 대상·기한·금액·제출서류·예외조건 등 여러 정보가 한 문서에 함께 들어 있는 행정업무에 AI를 활용했습니다.
처음에는 ChatGPT를 문서 요약이나 초안 작성에 주로 사용했습니다. 하지만 문장이 자연스럽게 작성되더라도 원문에 있던 중요한 조건 하나가 빠지거나 의미가 달라질 수 있다는 점을 경험하면서, “AI에게 잘 쓰게 하는 것”보다 “빠진 내용이 없는지 다시 확인하게 하는 것”이 더 중요하다고 생각했습니다.
② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?
ChatGPT를 활용해 ‘가리기 → 쪼개기 → 쓰기 → 되묻기’의 4단계 방식으로 업무를 처리했습니다.
첫째, ‘가리기’입니다.
AI 활용에 필요하지 않은 개인정보나 식별정보는 먼저 제거하고, 업무에 필요한 내용만 입력합니다.
둘째, ‘쪼개기’입니다.
긴 원문을 단순히 요약해 달라고 하지 않고 다음과 같이 요청합니다.
“원문에서 대상, 기한, 금액, 제출자료, 예외조건, 담당자가 해야 할 일을 구분해서 정리해줘. 원문에 없는 내용은 추정하지 말고 ‘확인 필요’라고 표시해줘.”
이렇게 하면 문장을 짧게 만드는 요약이 아니라, 업무에서 빠뜨리면 안 되는 조건을 체크리스트처럼 먼저 확인할 수 있습니다.
셋째, ‘쓰기’입니다.
앞 단계에서 구조화한 내용을 기준으로 안내문이나 업무 문안을 작성합니다. AI가 처음부터 자유롭게 내용을 만들어내도록 하지 않고, 원문에서 확인된 정보를 바탕으로 작성하도록 합니다.
넷째, ‘되묻기’입니다.
문안이 완성된 뒤에도 끝내지 않고 원문과 최종안을 다시 비교하게 합니다.
“원문과 최종 문안을 비교해서 대상, 기한, 금액, 제출자료, 예외조건 중 빠졌거나 의미가 달라진 부분만 찾아줘. 원문으로 판단할 수 없는 내용은 추정하지 말고 ‘확인 필요’라고 표시해줘.”
AI가 지적한 부분은 마지막에 사람이 원문을 직접 확인한 뒤 최종 문안을 확정합니다.
③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?
가장 큰 변화는 AI를 ‘문서를 대신 작성하는 도구’에서 ‘사람이 놓칠 수 있는 내용을 한 번 더 확인하는 도구’로 사용하게 된 것입니다.
긴 자료를 볼 때도 먼저 핵심 조건을 구조화해 확인할 수 있어 무엇을 중점적으로 봐야 하는지가 명확해졌고, 문안 작성 후에는 원문과 다시 비교하면서 누락이나 의미 변화가 의심되는 부분을 좁혀 확인할 수 있었습니다.
특히 겉으로는 자연스럽게 작성됐지만 중요한 조건이 빠진 문서를 그대로 사용하는 위험을 줄이는 데 도움이 됐습니다. AI의 답변을 그대로 정답으로 사용하지 않고 원문을 기준으로 다시 확인하기 때문에, 업무 정확성과 AI 활용의 안전성을 함께 챙길 수 있었습니다.
④ 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?
제 방식의 핵심은 AI에게 한 번 질문하고 결과를 그대로 사용하는 것이 아니라,
‘원문 → 핵심조건 구조화 → 문안 작성 → 원문과 역대조 → 사람 최종확인’
이라는 검수 과정을 만든 것입니다.
특히 AI에게 “더 자연스럽게 써줘”라고만 요청하지 않고, 대상·기한·금액·제출자료·예외조건처럼 누락 여부를 확인할 기준을 먼저 정해줍니다.
또한 원문에 없는 내용을 AI가 임의로 보완하지 않도록 “추정하지 말고 확인 필요로 표시해줘”라는 조건을 함께 사용합니다.
개인정보는 입력 전에 제거하고, AI가 찾아낸 내용도 사람이 원문에서 다시 확인합니다. AI에게 더 많은 판단을 맡기는 것이 아니라, AI가 잘할 수 있는 비교와 구조화에 역할을 한정한 것이 저만의 개선 포인트입니다.
⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?
별도의 프로그램이나 코딩 없이 생성형 AI만 있으면 누구나 따라 할 수 있습니다.
1. 개인정보와 불필요한 식별정보를 제거한다.
2. 원문에서 대상·기한·금액·제출자료·예외조건을 구분해 달라고 한다.
3. 확인된 내용을 기준으로 필요한 문안을 작성한다.
4. 원문과 최종 문안을 다시 비교해 빠지거나 달라진 내용을 찾게 한다.
5. AI가 지적한 부분을 사람이 원문에서 직접 확인하고 최종 확정한다.
이 방식은 공문이나 안내문뿐 아니라 보고서, 회의자료, 신청 안내 등 ‘원문을 바탕으로 다른 문서를 작성하고 다시 확인해야 하는 업무’에도 같은 방식으로 적용할 수 있습니다.
저에게 AI는 사람을 대신해 최종 판단하는 도구가 아니라, 사람이 판단하기 전에 한 번 더 확인할 수 있도록 도와주는 ‘두 번째 검수자’입니다.
공문, 안내문, 신청·제출 관련 자료처럼 대상·기한·금액·제출서류·예외조건 등 여러 정보가 한 문서에 함께 들어 있는 행정업무에 AI를 활용했습니다.
처음에는 ChatGPT를 문서 요약이나 초안 작성에 주로 사용했습니다. 하지만 문장이 자연스럽게 작성되더라도 원문에 있던 중요한 조건 하나가 빠지거나 의미가 달라질 수 있다는 점을 경험하면서, “AI에게 잘 쓰게 하는 것”보다 “빠진 내용이 없는지 다시 확인하게 하는 것”이 더 중요하다고 생각했습니다.
② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?
ChatGPT를 활용해 ‘가리기 → 쪼개기 → 쓰기 → 되묻기’의 4단계 방식으로 업무를 처리했습니다.
첫째, ‘가리기’입니다.
AI 활용에 필요하지 않은 개인정보나 식별정보는 먼저 제거하고, 업무에 필요한 내용만 입력합니다.
둘째, ‘쪼개기’입니다.
긴 원문을 단순히 요약해 달라고 하지 않고 다음과 같이 요청합니다.
“원문에서 대상, 기한, 금액, 제출자료, 예외조건, 담당자가 해야 할 일을 구분해서 정리해줘. 원문에 없는 내용은 추정하지 말고 ‘확인 필요’라고 표시해줘.”
이렇게 하면 문장을 짧게 만드는 요약이 아니라, 업무에서 빠뜨리면 안 되는 조건을 체크리스트처럼 먼저 확인할 수 있습니다.
셋째, ‘쓰기’입니다.
앞 단계에서 구조화한 내용을 기준으로 안내문이나 업무 문안을 작성합니다. AI가 처음부터 자유롭게 내용을 만들어내도록 하지 않고, 원문에서 확인된 정보를 바탕으로 작성하도록 합니다.
넷째, ‘되묻기’입니다.
문안이 완성된 뒤에도 끝내지 않고 원문과 최종안을 다시 비교하게 합니다.
“원문과 최종 문안을 비교해서 대상, 기한, 금액, 제출자료, 예외조건 중 빠졌거나 의미가 달라진 부분만 찾아줘. 원문으로 판단할 수 없는 내용은 추정하지 말고 ‘확인 필요’라고 표시해줘.”
AI가 지적한 부분은 마지막에 사람이 원문을 직접 확인한 뒤 최종 문안을 확정합니다.
③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?
가장 큰 변화는 AI를 ‘문서를 대신 작성하는 도구’에서 ‘사람이 놓칠 수 있는 내용을 한 번 더 확인하는 도구’로 사용하게 된 것입니다.
긴 자료를 볼 때도 먼저 핵심 조건을 구조화해 확인할 수 있어 무엇을 중점적으로 봐야 하는지가 명확해졌고, 문안 작성 후에는 원문과 다시 비교하면서 누락이나 의미 변화가 의심되는 부분을 좁혀 확인할 수 있었습니다.
특히 겉으로는 자연스럽게 작성됐지만 중요한 조건이 빠진 문서를 그대로 사용하는 위험을 줄이는 데 도움이 됐습니다. AI의 답변을 그대로 정답으로 사용하지 않고 원문을 기준으로 다시 확인하기 때문에, 업무 정확성과 AI 활용의 안전성을 함께 챙길 수 있었습니다.
④ 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?
제 방식의 핵심은 AI에게 한 번 질문하고 결과를 그대로 사용하는 것이 아니라,
‘원문 → 핵심조건 구조화 → 문안 작성 → 원문과 역대조 → 사람 최종확인’
이라는 검수 과정을 만든 것입니다.
특히 AI에게 “더 자연스럽게 써줘”라고만 요청하지 않고, 대상·기한·금액·제출자료·예외조건처럼 누락 여부를 확인할 기준을 먼저 정해줍니다.
또한 원문에 없는 내용을 AI가 임의로 보완하지 않도록 “추정하지 말고 확인 필요로 표시해줘”라는 조건을 함께 사용합니다.
개인정보는 입력 전에 제거하고, AI가 찾아낸 내용도 사람이 원문에서 다시 확인합니다. AI에게 더 많은 판단을 맡기는 것이 아니라, AI가 잘할 수 있는 비교와 구조화에 역할을 한정한 것이 저만의 개선 포인트입니다.
⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?
별도의 프로그램이나 코딩 없이 생성형 AI만 있으면 누구나 따라 할 수 있습니다.
1. 개인정보와 불필요한 식별정보를 제거한다.
2. 원문에서 대상·기한·금액·제출자료·예외조건을 구분해 달라고 한다.
3. 확인된 내용을 기준으로 필요한 문안을 작성한다.
4. 원문과 최종 문안을 다시 비교해 빠지거나 달라진 내용을 찾게 한다.
5. AI가 지적한 부분을 사람이 원문에서 직접 확인하고 최종 확정한다.
이 방식은 공문이나 안내문뿐 아니라 보고서, 회의자료, 신청 안내 등 ‘원문을 바탕으로 다른 문서를 작성하고 다시 확인해야 하는 업무’에도 같은 방식으로 적용할 수 있습니다.
저에게 AI는 사람을 대신해 최종 판단하는 도구가 아니라, 사람이 판단하기 전에 한 번 더 확인할 수 있도록 도와주는 ‘두 번째 검수자’입니다.
📎 첨부파일 (1)
📄 AI활용사례_공문을요약하는AI에서누락을막는AI_장재준.pdf
