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업무 생산성 개선을 위한 AI 활용
업무 생산성 개선을 위한 AI 활용(AI기반 앱 개발 및 활용 사례)
생기부·공문·보고서·회의자료의 초안을 하나의 AI 도구로 연결해 교직원과 공무원의 반복 업무를 줄이고, 판단과 현장 대응에 집중하도록 만든 에듀노트 활용 사례
🤖 활용 AI 도구
ChatGPT, Gemini, Claude, Solar
① 어떤 상황에서 AI를 활용했나요?
교직원과 공무원은 공문서, 보고서, 업무계획서, 회의자료, 안내문 등 비슷한 형식의 문서를 반복해서 작성해야 함.
교직원은 여기에 생활기록부, 학생 관찰 기록, 상담일지, 수업계획서와 학습자료 제작 업무까지 함께 수행함.
여러 부서에서 전달되는 공문의 핵심 내용을 파악하고, 담당 업무와 일정을 다시 정리하는 데 많은 시간이 필요했음.
기존 생성형 AI는 업무마다 배경, 문서 형식, 작성 조건을 다시 설명해야 했고 결과물을 행정 문체에 맞게 고치는 과정도 필요했음.
복잡한 프롬프트를 배우지 않아도 교직원과 공무원이 자신의 업무에 바로 활용할 수 있는 현장 맞춤형 AI 도구가 필요했음.
② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?
Gemini AI를 기반으로 한 교직원·공무원용 데스크톱 프로그램 ‘에듀노트’를 활용함.
공문을 불러와 핵심 내용을 요약하고, 담당자가 해야 할 업무와 제출 기한 등을 추출함.
업무 목적과 핵심 내용만 입력하여 공문서, 보고서, 업무계획서, 회의자료, 안내문 등의 초안을 작성함.
교직원은 학생 관찰 내용을 생활기록부와 상담일지 초안으로 정리하고, 수업계획서·슬라이드·학습지·퀴즈 제작에도 활용함.
행정기관 업무에서는 정책이나 사업 관련 자료를 요약하고, 보고서와 회의자료의 기본 구조를 만드는 데 활용함.
반복되는 문서 업무는 ‘나만의 AI 스킬’로 만들어 기관의 문서 형식과 작성 기준을 매번 다시 입력하지 않도록 함.
AI가 만든 초안은 담당자가 사실관계와 표현을 검토한 뒤 HWPX, PDF, Word 등의 형식으로 저장하여 실제 업무에 사용함.
③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?
빈 문서에서 처음부터 작성하던 방식이 ‘AI 초안 작성 후 담당자가 검토·수정하는 방식’으로 바뀜.
문서의 기본 구조와 행정 표현을 정리하는 시간이 줄어 여러 업무를 더 빠르게 처리할 수 있게 됨.
긴 공문에서 핵심 내용, 담당 업무, 일정을 빠르게 파악할 수 있어 업무 누락과 중복 확인에 대한 부담이 줄어듦.
기관에서 사용하는 작성 기준을 반복 적용할 수 있어 담당자마다 달랐던 문서 형식과 표현이 일정해짐.
복잡한 프롬프트를 모르는 교직원과 공무원도 필요한 기능을 선택하고 핵심 내용만 입력하여 AI를 활용할 수 있게 됨.
교직원은 절약한 시간을 학생 상담과 수업 준비에, 공무원은 정책 검토·민원 대응·사업 관리 등 사람의 판단이 필요한 업무에 활용함.
개인의 업무 효율 향상에 그치지 않고, 업무별 AI 스킬을 동료와 공유하며 부서와 기관 단위의 업무 개선으로 확산할 수 있었음.
④ 나만의 방식 또는 개선한 점은 무엇인가요?
범용 AI 채팅을 그대로 사용하지 않고, 교직원과 공무원이 자주 수행하는 업무를 기능별로 구분함.
문서 종류에 따라 필요한 입력 항목, 행정 문체, 분량, 출력 형식을 미리 설정하여 긴 프롬프트를 반복해서 작성하지 않도록 함.
‘핵심 내용 입력 → AI 초안 생성 → 근거 자료 대조 → 담당자 수정 → 최종 승인’의 절차를 모든 업무에 적용함.
기관별 문서 양식과 반복 업무는 나만의 AI 스킬로 만들어 다시 사용하거나 동료와 공유하도록 함.
AI에는 자료 정리와 초안 작성을 맡기고, 정책적·교육적 판단과 최종 책임은 담당 교직원과 공무원이 맡도록 함.
학생, 민원인, 직원의 이름과 식별 정보는 가명이나 기호로 바꾸고 민감한 개인정보는 입력하지 않도록 함.
날짜, 수치, 법령, 지침, 출처 등은 반드시 원문과 대조하여 AI 답변의 오류 가능성을 확인함.
⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?
Windows 컴퓨터에서 에듀노트를 실행하고 Gemini API 키를 등록하면 교직원과 공무원 누구나 시작할 수 있음.
사용자는 ‘업무 선택 → 핵심 내용 입력 → AI 초안 확인 → 수정·저장’의 네 단계만 익히면 됨.
공문서 작성, 공문 요약, 업무 추출, 보고서와 회의자료 제작 등의 기능이 구분되어 있어 생성형 AI 경험이 적어도 쉽게 활용할 수 있음.
학교와 기관에서 사용하는 문서 양식과 작성 기준을 AI 스킬로 만들어 공유하면 다른 부서와 기관에서도 같은 방식을 적용할 수 있음.
개인정보 최소 입력, 근거 자료 대조, AI 결과 검토, 담당자 최종 승인이라는 원칙을 함께 적용하면 안전하고 책임 있게 확산할 수 있음.
교직원과 공무원은 공문서, 보고서, 업무계획서, 회의자료, 안내문 등 비슷한 형식의 문서를 반복해서 작성해야 함.
교직원은 여기에 생활기록부, 학생 관찰 기록, 상담일지, 수업계획서와 학습자료 제작 업무까지 함께 수행함.
여러 부서에서 전달되는 공문의 핵심 내용을 파악하고, 담당 업무와 일정을 다시 정리하는 데 많은 시간이 필요했음.
기존 생성형 AI는 업무마다 배경, 문서 형식, 작성 조건을 다시 설명해야 했고 결과물을 행정 문체에 맞게 고치는 과정도 필요했음.
복잡한 프롬프트를 배우지 않아도 교직원과 공무원이 자신의 업무에 바로 활용할 수 있는 현장 맞춤형 AI 도구가 필요했음.
② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?
Gemini AI를 기반으로 한 교직원·공무원용 데스크톱 프로그램 ‘에듀노트’를 활용함.
공문을 불러와 핵심 내용을 요약하고, 담당자가 해야 할 업무와 제출 기한 등을 추출함.
업무 목적과 핵심 내용만 입력하여 공문서, 보고서, 업무계획서, 회의자료, 안내문 등의 초안을 작성함.
교직원은 학생 관찰 내용을 생활기록부와 상담일지 초안으로 정리하고, 수업계획서·슬라이드·학습지·퀴즈 제작에도 활용함.
행정기관 업무에서는 정책이나 사업 관련 자료를 요약하고, 보고서와 회의자료의 기본 구조를 만드는 데 활용함.
반복되는 문서 업무는 ‘나만의 AI 스킬’로 만들어 기관의 문서 형식과 작성 기준을 매번 다시 입력하지 않도록 함.
AI가 만든 초안은 담당자가 사실관계와 표현을 검토한 뒤 HWPX, PDF, Word 등의 형식으로 저장하여 실제 업무에 사용함.
③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?
빈 문서에서 처음부터 작성하던 방식이 ‘AI 초안 작성 후 담당자가 검토·수정하는 방식’으로 바뀜.
문서의 기본 구조와 행정 표현을 정리하는 시간이 줄어 여러 업무를 더 빠르게 처리할 수 있게 됨.
긴 공문에서 핵심 내용, 담당 업무, 일정을 빠르게 파악할 수 있어 업무 누락과 중복 확인에 대한 부담이 줄어듦.
기관에서 사용하는 작성 기준을 반복 적용할 수 있어 담당자마다 달랐던 문서 형식과 표현이 일정해짐.
복잡한 프롬프트를 모르는 교직원과 공무원도 필요한 기능을 선택하고 핵심 내용만 입력하여 AI를 활용할 수 있게 됨.
교직원은 절약한 시간을 학생 상담과 수업 준비에, 공무원은 정책 검토·민원 대응·사업 관리 등 사람의 판단이 필요한 업무에 활용함.
개인의 업무 효율 향상에 그치지 않고, 업무별 AI 스킬을 동료와 공유하며 부서와 기관 단위의 업무 개선으로 확산할 수 있었음.
④ 나만의 방식 또는 개선한 점은 무엇인가요?
범용 AI 채팅을 그대로 사용하지 않고, 교직원과 공무원이 자주 수행하는 업무를 기능별로 구분함.
문서 종류에 따라 필요한 입력 항목, 행정 문체, 분량, 출력 형식을 미리 설정하여 긴 프롬프트를 반복해서 작성하지 않도록 함.
‘핵심 내용 입력 → AI 초안 생성 → 근거 자료 대조 → 담당자 수정 → 최종 승인’의 절차를 모든 업무에 적용함.
기관별 문서 양식과 반복 업무는 나만의 AI 스킬로 만들어 다시 사용하거나 동료와 공유하도록 함.
AI에는 자료 정리와 초안 작성을 맡기고, 정책적·교육적 판단과 최종 책임은 담당 교직원과 공무원이 맡도록 함.
학생, 민원인, 직원의 이름과 식별 정보는 가명이나 기호로 바꾸고 민감한 개인정보는 입력하지 않도록 함.
날짜, 수치, 법령, 지침, 출처 등은 반드시 원문과 대조하여 AI 답변의 오류 가능성을 확인함.
⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?
Windows 컴퓨터에서 에듀노트를 실행하고 Gemini API 키를 등록하면 교직원과 공무원 누구나 시작할 수 있음.
사용자는 ‘업무 선택 → 핵심 내용 입력 → AI 초안 확인 → 수정·저장’의 네 단계만 익히면 됨.
공문서 작성, 공문 요약, 업무 추출, 보고서와 회의자료 제작 등의 기능이 구분되어 있어 생성형 AI 경험이 적어도 쉽게 활용할 수 있음.
학교와 기관에서 사용하는 문서 양식과 작성 기준을 AI 스킬로 만들어 공유하면 다른 부서와 기관에서도 같은 방식을 적용할 수 있음.
개인정보 최소 입력, 근거 자료 대조, AI 결과 검토, 담당자 최종 승인이라는 원칙을 함께 적용하면 안전하고 책임 있게 확산할 수 있음.
