① 어떤 상황에서 AI를 활용했나요?

프로그램 개발이 끝나면 실제 사용자를 위한 매뉴얼을 별도로 제작해야 합니다.
기존에는 개발자가 프로그램 기능을 하나씩 다시 확인하며 어떤 화면을 매뉴얼에 넣을지 정리하고, 화면을 캡처한 뒤 설명이 필요한 버튼과 입력 항목마다 번호를 붙여 사용 방법을 직접 작성했습니다. 이후 전체 순서와 목차를 정리하고, 개발 과정에서 기능이나 화면이 바뀌면 기존 매뉴얼에 빠진 내용이 없는지 처음부터 다시 확인해야 했습니다. 이처럼 개발이 끝난 뒤에도 반복되는 문서 작업을 줄이기 위해 AI를 활용했습니다.

② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?

OpenAI Codex와 Anthropic Claude Code를 활용해, 프로그램의 기능과 실제 화면을 이해하고 사용자 매뉴얼 제작을 도와주는 도구를 직접 만들었습니다. 두 AI는 개발자가 이미 사용 중인 계정으로 도구 안에서 바로 동작하므로 별도의 연동 비용 없이 쓸 수 있습니다.
먼저 매뉴얼을 만들 프로그램의 개발 폴더를 연결하면, AI가 프로그램을 구성하는 자료 중 필요한 내용만 참고해 사용자가 실제로 이용하는 기능과 화면을 파악하고, 매뉴얼에 포함하면 좋을 화면 목록과 순서를 제안합니다. 화면설계서나 기존 매뉴얼 문서가 이미 있다면 프로그램 자료보다 그 문서를 우선해서 참고하도록 했습니다. 사람이 정리한 문서가 가장 정확한 기준이기 때문입니다.
이후 실제 프로그램 화면을 캡처해 넣으면 AI가 화면을 살펴보고 사용자가 알아야 할 버튼, 입력창, 목록 등의 주요 요소를 찾습니다. 각 요소에 번호를 붙이고, 그 기능을 어떻게 설명하면 좋을지 여러 개의 문구를 제안합니다. 작성자는 제안을 그대로 쓰거나 필요한 부분만 고칠 수 있습니다.
여러 화면이 준비되면 AI가 전체를 다시 살펴보며 사용자가 이해하기 좋은 순서와 목차를 추천합니다. 추천이 실제 화면과 다르면 "3장은 정산 메뉴 설명으로 바꿔 주세요"처럼 지적할 수 있고, AI는 지적을 반영해 다시 제안하면서 무엇을 어떻게 고쳤는지 함께 밝힙니다.
마지막으로 프로그램에서 확인되는 기능과 작성된 매뉴얼을 비교해 빠진 기능이나 보완할 부분을 점검하고, 스크린샷이 없는 페이지나 설명이 빈 항목 같은 단순 누락은 내보내기 직전에 자동으로 걸러 줍니다.
사람이 최종 확인하고 수정한 매뉴얼은 PPT 또는 PDF 형태로 출력할 수 있습니다.

③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?

가장 큰 변화는 매뉴얼을 처음부터 사람이 작성하는 업무에서, AI가 만들어 준 초안을 사람이 검토하고 다듬는 업무로 바뀌었다는 점입니다.
어떤 화면을 넣을지부터 직접 찾던 과정은 AI의 화면 목록 제안으로 대체되어 기본 구성을 잡는 데 2~3분이면 충분해졌고, 화면마다 번호를 붙이고 설명을 처음부터 쓰던 작업도 화면 한 장에 1분 안팎이면 초안이 나옵니다.
완성 후에는 프로그램의 기능과 매뉴얼을 다시 비교해 빠진 내용을 확인할 수 있어, 사람이 기억에 의존해 검토할 때 놓치기 쉬운 부분을 한 번 더 잡을 수 있게 되었습니다.
실제로 이 도구의 사용자 매뉴얼(35장 분량)도 이 도구로 직접 만들었고, 기존에 수작업으로 만들었던 80장 규모의 사내 시스템 매뉴얼도 가져와 같은 방식으로 이어서 관리하고 있습니다.
결과적으로 개발자는 반복적인 문서 작성에 쓰는 시간을 줄이고, AI가 만든 내용을 실제 프로그램과 비교해 정확도를 높이는 일에 더 집중할 수 있게 되었습니다.

④ 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?

단순히 프로그램의 모든 내용을 AI에게 전달하고 매뉴얼을 작성해 달라고 요청하지 않았습니다.
먼저 AI가 프로그램을 참고할 때 원본을 수정할 수 없도록 읽기 전용으로 연결했습니다. 매뉴얼 작성에 필요한 구성과 화면 관련 자료를 우선적으로 살펴보게 하고, 비밀번호나 인증정보처럼 민감할 수 있는 파일은 분석 대상에서 제외했습니다.
AI가 프로그램 정보만 보고 화면을 추측하지 않도록, 구성 정보와 실제 화면 이미지를 함께 활용하는 것도 중요한 부분입니다. 프로그램 정보는 "어떤 기능이 있는지"를 파악하는 데, 실제 화면은 "사용자가 무엇을 보고 어떻게 조작하는지"를 설명하는 데 활용했습니다.
회사마다 쓰는 용어가 다르다는 점도 반영했습니다. "검색"이 아니라 "조회"처럼 프로젝트에서 쓰기로 한 표기를 용어집으로 정해 두면, AI가 모든 문구에서 그 표기를 따르고 어긋난 곳은 내보내기 전에 알려 줍니다.
또한 AI의 결과를 무조건 정답으로 사용하지 않습니다. 확인하기 어려운 내용은 임의로 만들어내는 대신 확인이 필요한 항목으로 남기게 했고, AI가 작성한 화면 설명과 구성은 사용자가 언제든 직접 수정할 수 있습니다.
즉, AI가 매뉴얼을 대신 완성하는 방식이 아니라 AI가 반복적인 조사와 초안 작성을 맡고, 사람이 최종 판단과 검수를 담당하는 방식으로 구성했습니다.

⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?

네. 특정 프로그램 하나에만 사용하는 방식이 아니라 다른 소프트웨어 프로젝트에서도 같은 흐름으로 활용할 수 있습니다.
매뉴얼을 만들 프로그램을 연결하고, 프로그램 기능 확인 → 필요한 화면 구성 → 실제 화면 준비 → AI 설명 작성 → 목차 정리 → 누락 내용 점검 → 최종 검수 순서로 진행하면 됩니다. 이미 만들어 둔 매뉴얼 PPT가 있다면 그것을 가져와 시작할 수도 있습니다.
특히 관리자 시스템, 사내 업무 시스템, 웹서비스처럼 개발이 끝난 뒤 사용자 매뉴얼이나 운영 매뉴얼을 별도로 작성해야 하는 업무에 활용하기 좋습니다. AI가 모든 내용을 자동으로 결정하는 것이 아니라 사람이 중간중간 결과를 확인하고 수정하는 구조이기 때문에, 각 회사나 프로젝트의 용어와 업무 방식에 맞춰 매뉴얼을 완성할 수 있습니다.