AX 전환 사례입니다.
여러 사람들이 함께 같은 내용을 쉽게 공유하고 AI를 활용하여 쉽게 찾을 수 있습니다.

① 어떤 상황에서 AI를 활용했나요?
회의가 끝나면 회의록을 작성해 공유하지만, 시간이 지나면 자료가 메일·메신저·개인 PC·문서함에 흩어지는 일이 많았습니다. 필요한 회의록을 찾아도 Word 파일을 열어 처음부터 다시 읽어야 했고, 당시의 결정사항이나 후속 업무를 바로 확인하기 어려웠습니다.

특히 담당자가 바뀌거나 비슷한 주제의 논의가 다시 시작될 때, 과거에 어떤 이야기가 오갔고 무엇을 결정했는지 파악하는 데 시간이 걸렸습니다. 회의뿐 아니라 업무 전화에도 중요한 협의 내용이 남지만, 개인 메모에만 남아 재활용하기 어려운 경우가 있었습니다.

② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?
회의 또는 업무 통화 후 에이닷에서 생성한 녹취와 요약 자료를 마크다운 파일로 저장해 OneDrive에 업로드했습니다. OneDrive는 원본 자료와 정리된 문서를 함께 보관하는 공동 저장소로 사용했습니다.

OneDrive와 동기화된 폴더를 Codex App의 Project로 열어, 저장된 회의록을 필요한 업무 상황에 맞게 다시 정리하고 찾았습니다. 예를 들어 “지난달 해당 주제 회의에서 결정된 내용만 찾아줘”, “아직 완료되지 않은 액션 아이템을 정리해줘”와 같이 질문했습니다.

회의록을 정리할 때는 원본 내용을 보존한 상태에서 논의사항, 결정사항, 액션 아이템, 미확정 사항을 구분하도록 요청했습니다. 최종 결과는 담당자가 원본과 대조해 사실관계를 확인했습니다.

③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?
이전에는 파일 이름을 기억하거나 여러 문서를 하나씩 열어보며 내용을 찾아야 했습니다. 이제는 업무 주제나 질문을 중심으로 필요한 회의와 협의 내용을 확인할 수 있게 되었습니다.

회의에서 정한 내용과 남은 할 일을 구분해 볼 수 있어 후속 업무를 확인하기 쉬워졌고, 과거 논의를 다시 참고해야 할 때도 관련 기록을 빠르게 연결할 수 있었습니다. 회의·통화·프로젝트 자료가 개인의 기억이나 메모에만 남지 않고, 팀에서 다시 활용할 수 있는 자료가 되는 흐름을 만들었습니다.

④ 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?
핵심은 AI가 회의 내용을 대신 결정하게 하는 것이 아니라, 이미 남아 있는 기록을 다시 찾고 쓰기 쉽게 만드는 데 두었습니다.

에이닷은 음성을 텍스트로 바꾸는 역할, OneDrive는 원본과 정리 자료를 보관하는 역할, Codex는 필요한 정보를 찾아 정리하는 역할로 나누었습니다. 원본을 남겨 두고 사람이 최종 확인하는 절차를 기본으로 했기 때문에, AI가 회의에 없던 결정사항이나 담당자를 임의로 만들지 않도록 했습니다.

⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?
회의록이나 업무 통화 기록을 공유 저장소에 모으고, 그 폴더를 AI 작업 공간과 연결하면 비슷한 방식으로 시작할 수 있습니다. 특별한 개발 작업 없이도 녹취·요약 자료를 일정한 위치에 저장하고, 필요한 내용을 질문으로 찾는 방식입니다.

다만 업무 자료에는 개인정보나 회사의 민감 정보가 포함될 수 있으므로, 조직의 보안 기준과 접근 권한을 먼저 확인해야 합니다.
AI가 정리한 결과는 공유하거나 실행하기 전에 원본과 대조하는 절차도 필요합니다.