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업무 생산성 개선을 위한 AI 활용
서류 반려 전화를 받고 나서야 서명이 빠진 걸 알았습니다
한 줄 소개 지자체에 낸 제안 서류가 서명 누락으로 되돌아온 뒤, HWP 서식을 채우고 나면 AI가 항목별로 검사하고 마지막에 사람이 눈으로 확인하는 절차를 만든 사례입니다. 그 뒤로는 서식 문제로 서류가 되돌아온 일이 없습니다.
🤖 활용 AI 도구
Claude Code (Anthropic)
[반려 전화]
지난달에 군청에서 전화가 왔습니다. 제가 낸 정책 제안 서류 세 건에 서명이 없으니 다시 보내 달라는 내용이었습니다. 열어 보니 서명란에 이름은 적혀 있는데 서명이 없었습니다. 이름을 쓰는 것과 서명하는 것을 같은 일로 생각했던 겁니다. 제가 채웠고, 제가 보냈고, 제가 못 봤습니다.
저는 정부나 지자체, 공공기관이 모집하는 공모와 제안에 서류를 자주 냅니다. 거의 전부 HWP 서식입니다. 신청서, 제안서, 동의서, 서약서. 채우는 일 자체는 어렵지 않은데, 사고는 늘 확인 단계에서 났습니다. 표가 페이지를 넘어가면서 행 하나가 조용히 사라진 적이 있고, 서식의 빨간 기울임 예시 문구를 지우고 내용을 넣었더니 글자 스타일이 남아서 제 답변이 빨간 기울임으로 나간 적도 있습니다. 전부 마지막에 한 번만 봤으면 잡혔을 것들입니다. 그리고 전부, 마지막에 한 번을 안 봐서 놓쳤습니다.
[채우는 것보다 검사를 시켰습니다]
Claude Code라는 AI 도구에 두 가지를 나눠 맡겼습니다.
채우기부터. HWP 파일은 압축을 풀면 XML이라, AI에게 서식의 표 구조를 먼저 뽑게 합니다. 몇 번째 표의 몇 행 몇 열이 무슨 칸인지 눈으로 읽을 수 있게 펼쳐 놓고, 그 좌표를 보면서 값을 넣습니다. 오늘 작업한 서식은 15열짜리 표에서 "동의" 글자 오른쪽 칸이 체크칸이었는데, 바로 옆이 아니라 폭이 다른 여백 칸이 하나 끼어 있었습니다. 구조를 안 봤으면 엉뚱한 칸에 표시했을 겁니다.
그런데 정말 시간을 아껴 준 건 검사 쪽입니다. 완성한 문서를 PDF로 뽑은 다음, AI에게 검사 항목을 만들게 합니다. 오늘 서식은 아홉 개였습니다. 페이지가 2쪽인가. 동의 표시가 정확히 3개인가. 미동의 칸에 잘못 찍힌 건 없는가. 날짜가 오늘인가. 서명 이미지가 실제로 박혀 있는가. 바꾸다 만 임시 글자가 남아 있진 않은가. 이런 식입니다.
요령은 하나입니다. "잘 됐는지 봐 줘"라고 하지 않고, 이 문서가 제대로 됐다면 반드시 맞아야 하는 문장들을 만들어서 하나씩 세게 합니다. 예, 아니요로 답이 닫히는 문장이어야 셀 수 있습니다.
[자동 검사가 놓친 것]
오늘도 아홉 항목이 전부 통과로 나왔습니다. 그런데 마지막에 PDF를 이미지로 띄워 놓고 눈으로 넘겨 보니 맨 뒤에 빈 페이지가 한 장 붙어 있었습니다. 원본 서식이 끌고 온 빈 문단 탓이었습니다. 글자만 세는 자동 검사는 이런 걸 못 잡습니다. 글자가 겹쳤는지, 표가 한쪽으로 쏠렸는지, 서명이 줄을 밀어냈는지도 마찬가지입니다.
그래서 순서를 고정해 뒀습니다. 자동 검사가 다 통과해도, 마지막에는 사람이 봅니다. AI가 "됐습니다"라고 답하는 것과 실제로 된 것은 다른 문제라서, 확인만큼은 제 눈으로 합니다.
[쌓인 것들]
이 방식으로 지금까지 스물여덟 곳에 서식 쉰다섯 건을 냈습니다. 서명 반려를 겪은 뒤로는 서식 문제로 서류가 되돌아온 일이 없습니다.
실수는 그때그때 문서로 남깁니다. 서명 사고가 났을 때 서류만 고치고 끝내지 않고, 뭘 놓쳤는지 체크리스트에 한 줄 적었습니다. 지금 그 목록에는 열세 항목이 있습니다. 표가 페이지를 넘으면 행이 사라진다. 회색 안내 문구를 지운 자리에 쓴 글은 회색을 물려받는다. 이름을 적는 것은 서명이 아니다. 새 서식을 맡길 때 이 목록을 같이 줍니다. 같은 실수를 두 번 안 하는 방법이 이것 말고는 없었습니다.
[규정부터 봅니다]
한 가지 더 정해 둔 게 있습니다. 모집 요강에 AI로 서류를 쓰면 안 된다고 되어 있는 곳이 있습니다. 그런 곳은 자동화 대상에서 뺍니다. 실제로 다섯 곳의 규정을 확인해서 두 곳을 제외했습니다. 규정을 어기고 받는 결과는 의미가 없고, 걸리면 더 큰 문제가 되기 때문입니다. 서식에 들어가는 생년월일이나 연락처, 서명 이미지 같은 것들도 제 컴퓨터 안에서만 다루고 외부에 올리지 않습니다.
[따라 하신다면]
1. 서식의 구조를 먼저 눈으로 읽을 수 있게 뽑습니다. 어디가 무슨 칸인지 보고 나서 채웁니다.
2. 완성본은 PDF로 뽑습니다.
3. "이 문서가 맞다면 반드시 참인 문장"을 목록으로 만듭니다. 날짜, 서명, 체크 개수, 페이지 수 같은 것들입니다.
4. 그 목록을 AI에게 하나씩 세게 합니다. 통과, 실패로 답이 나오게요.
5. 마지막에는 이미지로 띄워 놓고 사람이 봅니다.
6. 틀렸던 건 체크리스트에 한 줄 남깁니다.
HWP가 아니어도 됩니다. 반복해서 내는 서류가 있으면, 견적서든 주간보고든 정산이든 3번의 문장 목록은 만들 수 있습니다. 거기서부터가 시작입니다.
[안 잰 것]
시간이 얼마나 줄었는지는 재 보지 않았습니다. 한 건에 몇 분이 걸렸고 몇 분이 됐는지 기록해 두질 않아서, 이 글에는 아낀 시간을 적지 않았습니다. 남아 있는 건 반려 전화 한 통의 기억과, 그 뒤로 쌓인 체크리스트 열세 줄, 그리고 되돌아오지 않은 서류들입니다.
지난달에 군청에서 전화가 왔습니다. 제가 낸 정책 제안 서류 세 건에 서명이 없으니 다시 보내 달라는 내용이었습니다. 열어 보니 서명란에 이름은 적혀 있는데 서명이 없었습니다. 이름을 쓰는 것과 서명하는 것을 같은 일로 생각했던 겁니다. 제가 채웠고, 제가 보냈고, 제가 못 봤습니다.
저는 정부나 지자체, 공공기관이 모집하는 공모와 제안에 서류를 자주 냅니다. 거의 전부 HWP 서식입니다. 신청서, 제안서, 동의서, 서약서. 채우는 일 자체는 어렵지 않은데, 사고는 늘 확인 단계에서 났습니다. 표가 페이지를 넘어가면서 행 하나가 조용히 사라진 적이 있고, 서식의 빨간 기울임 예시 문구를 지우고 내용을 넣었더니 글자 스타일이 남아서 제 답변이 빨간 기울임으로 나간 적도 있습니다. 전부 마지막에 한 번만 봤으면 잡혔을 것들입니다. 그리고 전부, 마지막에 한 번을 안 봐서 놓쳤습니다.
[채우는 것보다 검사를 시켰습니다]
Claude Code라는 AI 도구에 두 가지를 나눠 맡겼습니다.
채우기부터. HWP 파일은 압축을 풀면 XML이라, AI에게 서식의 표 구조를 먼저 뽑게 합니다. 몇 번째 표의 몇 행 몇 열이 무슨 칸인지 눈으로 읽을 수 있게 펼쳐 놓고, 그 좌표를 보면서 값을 넣습니다. 오늘 작업한 서식은 15열짜리 표에서 "동의" 글자 오른쪽 칸이 체크칸이었는데, 바로 옆이 아니라 폭이 다른 여백 칸이 하나 끼어 있었습니다. 구조를 안 봤으면 엉뚱한 칸에 표시했을 겁니다.
그런데 정말 시간을 아껴 준 건 검사 쪽입니다. 완성한 문서를 PDF로 뽑은 다음, AI에게 검사 항목을 만들게 합니다. 오늘 서식은 아홉 개였습니다. 페이지가 2쪽인가. 동의 표시가 정확히 3개인가. 미동의 칸에 잘못 찍힌 건 없는가. 날짜가 오늘인가. 서명 이미지가 실제로 박혀 있는가. 바꾸다 만 임시 글자가 남아 있진 않은가. 이런 식입니다.
요령은 하나입니다. "잘 됐는지 봐 줘"라고 하지 않고, 이 문서가 제대로 됐다면 반드시 맞아야 하는 문장들을 만들어서 하나씩 세게 합니다. 예, 아니요로 답이 닫히는 문장이어야 셀 수 있습니다.
[자동 검사가 놓친 것]
오늘도 아홉 항목이 전부 통과로 나왔습니다. 그런데 마지막에 PDF를 이미지로 띄워 놓고 눈으로 넘겨 보니 맨 뒤에 빈 페이지가 한 장 붙어 있었습니다. 원본 서식이 끌고 온 빈 문단 탓이었습니다. 글자만 세는 자동 검사는 이런 걸 못 잡습니다. 글자가 겹쳤는지, 표가 한쪽으로 쏠렸는지, 서명이 줄을 밀어냈는지도 마찬가지입니다.
그래서 순서를 고정해 뒀습니다. 자동 검사가 다 통과해도, 마지막에는 사람이 봅니다. AI가 "됐습니다"라고 답하는 것과 실제로 된 것은 다른 문제라서, 확인만큼은 제 눈으로 합니다.
[쌓인 것들]
이 방식으로 지금까지 스물여덟 곳에 서식 쉰다섯 건을 냈습니다. 서명 반려를 겪은 뒤로는 서식 문제로 서류가 되돌아온 일이 없습니다.
실수는 그때그때 문서로 남깁니다. 서명 사고가 났을 때 서류만 고치고 끝내지 않고, 뭘 놓쳤는지 체크리스트에 한 줄 적었습니다. 지금 그 목록에는 열세 항목이 있습니다. 표가 페이지를 넘으면 행이 사라진다. 회색 안내 문구를 지운 자리에 쓴 글은 회색을 물려받는다. 이름을 적는 것은 서명이 아니다. 새 서식을 맡길 때 이 목록을 같이 줍니다. 같은 실수를 두 번 안 하는 방법이 이것 말고는 없었습니다.
[규정부터 봅니다]
한 가지 더 정해 둔 게 있습니다. 모집 요강에 AI로 서류를 쓰면 안 된다고 되어 있는 곳이 있습니다. 그런 곳은 자동화 대상에서 뺍니다. 실제로 다섯 곳의 규정을 확인해서 두 곳을 제외했습니다. 규정을 어기고 받는 결과는 의미가 없고, 걸리면 더 큰 문제가 되기 때문입니다. 서식에 들어가는 생년월일이나 연락처, 서명 이미지 같은 것들도 제 컴퓨터 안에서만 다루고 외부에 올리지 않습니다.
[따라 하신다면]
1. 서식의 구조를 먼저 눈으로 읽을 수 있게 뽑습니다. 어디가 무슨 칸인지 보고 나서 채웁니다.
2. 완성본은 PDF로 뽑습니다.
3. "이 문서가 맞다면 반드시 참인 문장"을 목록으로 만듭니다. 날짜, 서명, 체크 개수, 페이지 수 같은 것들입니다.
4. 그 목록을 AI에게 하나씩 세게 합니다. 통과, 실패로 답이 나오게요.
5. 마지막에는 이미지로 띄워 놓고 사람이 봅니다.
6. 틀렸던 건 체크리스트에 한 줄 남깁니다.
HWP가 아니어도 됩니다. 반복해서 내는 서류가 있으면, 견적서든 주간보고든 정산이든 3번의 문장 목록은 만들 수 있습니다. 거기서부터가 시작입니다.
[안 잰 것]
시간이 얼마나 줄었는지는 재 보지 않았습니다. 한 건에 몇 분이 걸렸고 몇 분이 됐는지 기록해 두질 않아서, 이 글에는 아낀 시간을 적지 않았습니다. 남아 있는 건 반려 전화 한 통의 기억과, 그 뒤로 쌓인 체크리스트 열세 줄, 그리고 되돌아오지 않은 서류들입니다.
📎 첨부파일 (1)
📄 2026-08-10-AI활용사례보고서-업무생산성-김준수.pdf
