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업무 생산성 개선을 위한 AI 활용
AI와 대화해 만든 직원 직종별 연차수당 자동계산서
복잡한 직종별 연차수당 계산을 AI와 함께 자동계산 엑셀로 만들어 실제 업무에 활용했습니다.
🤖 활용 AI 도구
chatgpt, claude
① 어떤 상황에서 AI를 활용했나요?
학교에서 교육공무직원 연차수당을 계산하다 보면 생각보다 확인해야 할 사항이 많습니다. 근로계약 조건에 따라 상시근로자인지 방학 중 비근로자인지, 주 소정근로시간은 몇 시간인지, 입사일과 퇴직일은 언제인지 등에 따라 연차일수가 달라집니다.
특히 중간에 입사하거나 퇴직하는 경우에는 연차일수와 추가 정산일수까지 다시 계산해야 해서 직원 한 명을 계산하고도 제대로 산정됐는지 재확인하는 일이 많았습니다.
기존 엑셀 자료도 있었지만 직원마다 조건이 달라 매번 수식을 확인하고 계산해야 했습니다. 그래서 “필요한 정보만 입력하면 알아서 계산되는 엑셀을 만들 수 없을까?”라는 생각으로 ChatGPT와 CLAUDE를 활용하기 시작했습니다.
② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?
주로 ChatGPT를 활용했고 추가 보완할 사항은 CLAUDE를 사용했습니다.
처음부터 완성된 프로그램을 만들어 달라고 한 것은 아닙니다. 제가 실제 업무를 하면서 필요한 기능을 하나씩 설명했습니다.
예를 들면
“입사일과 퇴직일을 입력하면 해당 연도의 연차 산정근거만 나오게 해줘.”
“방중근로자와 방중비근로자를 선택할 수 있게 해줘.”
“365일 기준과 275일 기준을 구분해서 자동 계산되게 해줘.”
처럼 평소 업무에서 사용하는 말로 요청했습니다.
급여 메뉴얼과 연차산정 방법 메뉴얼을 첨부해서 서식을 만들었고, 결과가 나오면 실제 계산방법과 맞는지 확인하고, 다른 부분이 있으면 다시 수정했습니다. 추가 정산일수만 소수점으로 표시하거나, 회계연도 기준 산정값을 쉽게 알아볼 수 있도록 표시하는 등 실제 업무에 필요한 부분도 계속 보완했습니다.
이렇게 제가 업무 기준을 설명하고 AI가 엑셀 수식과 기능으로 구현하고 제가 확인해서 다시 수정하는 과정을 반복하면서 실제 사용할 수 있는 자동계산서를 만들었습니다.
③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?
가장 크게 달라진 점은 연차수당은 1년에 몇 번 하는 업무라 기억이 나지 않는 경우가 많고 메뉴얼을 보며 오랜시간이 걸렸지만, 자동서식을 통해 시간 단축이 크게 되었다는 것입니다.
근무기간, 근무형태, 주 소정근로시간 등 필요한 정보를 입력하면 연차일수와 산정근거가 자동으로 나오도록 만들었습니다.
기존에는 계산한 뒤에도 ‘중간 입사자의 연차일수가 맞나?’, ‘추가 정산일수를 빠뜨리지는 않았나?’ 하고 다시 확인해야 했습니다. 이제는 기본 계산은 자동으로 이루어지고 담당자는 산정근거와 최종 결과를 확인하는 데 더 집중할 수 있게 되었습니다.
또한 한 번 만든 서식을 다음 직원이나 다음 연도에도 다시 활용할 수 있어 반복업무도 줄일 수 있었습니다.
④ 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?
제가 AI를 활용하면서 가장 중요하게 생각한 것은 AI가 만들어 준 결과를 그대로 사용하지 않는 것이었습니다.
연차수당은 실제 지급금액과 연결되는 업무이기 때문에 계산이 정확해야 합니다. 그래서 AI가 만든 수식이나 계산 결과를 실제 업무 기준과 비교해 보고, 맞지 않는 부분이 있으면 다시 알려주면서 수정했습니다.
저는 주로
업무내용 설명 → AI 구현 → 결과 확인 → 수정 → 재확인
순서로 작업했습니다.
또 단순히 연차일수만 나오게 하지 않고 왜 이런 결과가 나왔는지 연차 산정근거까지 함께 확인할 수 있도록 만든 것도 중요하게 생각했습니다.
AI는 계산과 엑셀 작업을 도와주는 도구로 활용하되 최종 결과는 담당자가 확인한다는 원칙을 두었습니다. 실제 직원의 불필요한 개인정보를 AI에 입력하지 않고 계산조건과 서식 위주로 작업한 것도 신경 쓴 부분입니다.
⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?
충분히 가능하다고 생각합니다.
저도 개발자가 아니고 어려운 코딩을 할 줄 아는 것도 아닙니다. 제가 실제로 하는 업무를 AI에게 하나씩 설명하고, 결과를 보면서 필요한 부분을 단계별로 수정했습니다.
한 번에 “완벽한 연차계산서를 만들어줘”라고 하기보다는
“먼저 근무형태를 선택할 수 있게 해줘.”
“다음으로 근무기간에 따라 연차를 계산해줘.”
“마지막으로 산정근거까지 표시해줘.”
처럼 실제 업무 순서대로 하나씩 만들어 가는 것이 더 효과적이었습니다.
이 방법은 연차수당뿐만 아니라 급여, 근무일수, 각종 수당, 여비 등 반복적으로 계산하거나 확인해야 하는 다른 행정업무에도 활용할 수 있다고 생각합니다.
이번 작업을 하면서 AI를 잘 다루는 기술보다 내가 하는 업무를 정확하게 알고, 필요한 내용을 AI에게 구체적으로 설명하는 것이 더 중요하다는 것을 알게 되었습니다.
학교에서 교육공무직원 연차수당을 계산하다 보면 생각보다 확인해야 할 사항이 많습니다. 근로계약 조건에 따라 상시근로자인지 방학 중 비근로자인지, 주 소정근로시간은 몇 시간인지, 입사일과 퇴직일은 언제인지 등에 따라 연차일수가 달라집니다.
특히 중간에 입사하거나 퇴직하는 경우에는 연차일수와 추가 정산일수까지 다시 계산해야 해서 직원 한 명을 계산하고도 제대로 산정됐는지 재확인하는 일이 많았습니다.
기존 엑셀 자료도 있었지만 직원마다 조건이 달라 매번 수식을 확인하고 계산해야 했습니다. 그래서 “필요한 정보만 입력하면 알아서 계산되는 엑셀을 만들 수 없을까?”라는 생각으로 ChatGPT와 CLAUDE를 활용하기 시작했습니다.
② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?
주로 ChatGPT를 활용했고 추가 보완할 사항은 CLAUDE를 사용했습니다.
처음부터 완성된 프로그램을 만들어 달라고 한 것은 아닙니다. 제가 실제 업무를 하면서 필요한 기능을 하나씩 설명했습니다.
예를 들면
“입사일과 퇴직일을 입력하면 해당 연도의 연차 산정근거만 나오게 해줘.”
“방중근로자와 방중비근로자를 선택할 수 있게 해줘.”
“365일 기준과 275일 기준을 구분해서 자동 계산되게 해줘.”
처럼 평소 업무에서 사용하는 말로 요청했습니다.
급여 메뉴얼과 연차산정 방법 메뉴얼을 첨부해서 서식을 만들었고, 결과가 나오면 실제 계산방법과 맞는지 확인하고, 다른 부분이 있으면 다시 수정했습니다. 추가 정산일수만 소수점으로 표시하거나, 회계연도 기준 산정값을 쉽게 알아볼 수 있도록 표시하는 등 실제 업무에 필요한 부분도 계속 보완했습니다.
이렇게 제가 업무 기준을 설명하고 AI가 엑셀 수식과 기능으로 구현하고 제가 확인해서 다시 수정하는 과정을 반복하면서 실제 사용할 수 있는 자동계산서를 만들었습니다.
③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?
가장 크게 달라진 점은 연차수당은 1년에 몇 번 하는 업무라 기억이 나지 않는 경우가 많고 메뉴얼을 보며 오랜시간이 걸렸지만, 자동서식을 통해 시간 단축이 크게 되었다는 것입니다.
근무기간, 근무형태, 주 소정근로시간 등 필요한 정보를 입력하면 연차일수와 산정근거가 자동으로 나오도록 만들었습니다.
기존에는 계산한 뒤에도 ‘중간 입사자의 연차일수가 맞나?’, ‘추가 정산일수를 빠뜨리지는 않았나?’ 하고 다시 확인해야 했습니다. 이제는 기본 계산은 자동으로 이루어지고 담당자는 산정근거와 최종 결과를 확인하는 데 더 집중할 수 있게 되었습니다.
또한 한 번 만든 서식을 다음 직원이나 다음 연도에도 다시 활용할 수 있어 반복업무도 줄일 수 있었습니다.
④ 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?
제가 AI를 활용하면서 가장 중요하게 생각한 것은 AI가 만들어 준 결과를 그대로 사용하지 않는 것이었습니다.
연차수당은 실제 지급금액과 연결되는 업무이기 때문에 계산이 정확해야 합니다. 그래서 AI가 만든 수식이나 계산 결과를 실제 업무 기준과 비교해 보고, 맞지 않는 부분이 있으면 다시 알려주면서 수정했습니다.
저는 주로
업무내용 설명 → AI 구현 → 결과 확인 → 수정 → 재확인
순서로 작업했습니다.
또 단순히 연차일수만 나오게 하지 않고 왜 이런 결과가 나왔는지 연차 산정근거까지 함께 확인할 수 있도록 만든 것도 중요하게 생각했습니다.
AI는 계산과 엑셀 작업을 도와주는 도구로 활용하되 최종 결과는 담당자가 확인한다는 원칙을 두었습니다. 실제 직원의 불필요한 개인정보를 AI에 입력하지 않고 계산조건과 서식 위주로 작업한 것도 신경 쓴 부분입니다.
⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?
충분히 가능하다고 생각합니다.
저도 개발자가 아니고 어려운 코딩을 할 줄 아는 것도 아닙니다. 제가 실제로 하는 업무를 AI에게 하나씩 설명하고, 결과를 보면서 필요한 부분을 단계별로 수정했습니다.
한 번에 “완벽한 연차계산서를 만들어줘”라고 하기보다는
“먼저 근무형태를 선택할 수 있게 해줘.”
“다음으로 근무기간에 따라 연차를 계산해줘.”
“마지막으로 산정근거까지 표시해줘.”
처럼 실제 업무 순서대로 하나씩 만들어 가는 것이 더 효과적이었습니다.
이 방법은 연차수당뿐만 아니라 급여, 근무일수, 각종 수당, 여비 등 반복적으로 계산하거나 확인해야 하는 다른 행정업무에도 활용할 수 있다고 생각합니다.
이번 작업을 하면서 AI를 잘 다루는 기술보다 내가 하는 업무를 정확하게 알고, 필요한 내용을 AI에게 구체적으로 설명하는 것이 더 중요하다는 것을 알게 되었습니다.
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