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업무 생산성 개선을 위한 AI 활용
AI 기반 교직원·공무원 업무 처리 및 학생 학습 지원 통합 앱 개발
AI 활용 교직원과 공무원의 행정업무 및 수업 준비를 효율화 및 학생의 학습과 성장을 지원하는 교육·행정 통합 지원 앱 개발 사례
🤖 활용 AI 도구
Claude, Gemini
1. 어떤 상황에서 AI를 활용했는가
학교와 공공기관에서는 공문 확인, 계획서와 보고서 작성, 회의록 정리, 가정통신문과 안내문 제작, 예산 편성, 물품 구매, 자료 조사 등 다양한 업무가 동시에 이루어진다. 학교에서는 여기에 수업자료 준비, 학생 상담, 학급경영 기록, 생활기록부 초안 작성과 같은 교육활동이 더해진다.
각 업무는 목적과 형식이 다르지만, 관련 자료를 찾고 핵심 내용을 정리한 뒤 문장을 작성하고 다시 수정하는 과정이 반복된다는 공통점이 있다. 특히 교직원은 수업과 학생 지도를 마친 뒤에도 공문 처리와 각종 문서 작성 업무를 수행해야 하므로, 수업 준비와 학생 상담 등 본질적인 교육활동에 집중할 수 있는 시간이 줄어드는 문제가 있었다.
교육행정기관과 공공기관의 공무원 역시 계획서, 보고서, 회의자료, 공고문, 홍보자료, 예산안 등을 반복적으로 작성한다. 기존 문서를 참고해 비슷한 형식으로 다시 작성하거나, 긴 공문과 자료에서 필요한 내용만 찾아 정리하는 데 많은 시간이 소요된다.
생성형 AI를 개별적으로 활용할 수도 있지만, 업무를 수행할 때마다 새로운 프롬프트를 작성해야 하고 사용자의 프롬프트 작성 능력에 따라 결과물의 형식과 품질이 달라지는 한계가 있었다. 생성된 결과를 다시 문서 양식에 맞게 편집하고 저장해야 하는 불편도 있었다.
이에 따라 복잡한 프롬프트를 직접 작성하지 않아도 필요한 기능을 선택하고 핵심 내용만 입력하면 업무에 적합한 결과물을 생성할 수 있도록 에듀노트를 개발하였다.
에듀노트는 교직원과 공무원의 행정업무를 지원하는 데서 그치지 않고, 교사가 제작한 학습지, 퀴즈, 수업 슬라이드, 교육용 게임과 QR 채팅방 등을 학생들이 수업에서 활용할 수 있도록 구성하였다. 이를 통해 교직원과 공무원에게는 업무 지원 도구로, 학생에게는 학습과 참여를 돕는 교육 도구로 활용하고자 하였다.
2. 어떤 AI를 어떻게 활용했는가
에듀노트는 Google Gemini API를 기반으로 교무행정, 공공행정, 수업자료 제작, 학생 기록, 맞춤형 AI 도구 제작 기능을 하나의 Windows 데스크톱 앱으로 통합하였다.
단순히 AI 채팅창에 질문하는 방식이 아니라, 실제 학교와 공공기관의 업무 절차에 맞게 입력 항목, AI의 역할, 결과물 형식과 검토 기준을 미리 구조화하였다. 사용자는 필요한 메뉴를 선택하고 핵심 내용만 입력하면 초안을 생성하고, 앱 안에서 결과를 수정·저장할 수 있다.
첫째, 교무행정 및 공공행정 업무 지원
공문 파일이나 공문 내용을 입력하면 AI가 주요 내용을 요약하고 대상자, 제출 기한, 준비 사항, 담당 업무와 후속 조치 등을 구분하여 추출하도록 하였다. 추출된 일정은 Google Calendar에 등록할 수 있도록 연결하였다.
공문서 작성 기능에서는 다음과 같은 문서를 작성할 수 있도록 구성하였다.
공문서
계획서
보고서
품의서
회의록
가정통신문
공고문
홍보자료
문자와 소통메시지
사용자는 문서의 목적, 대상, 일정, 주요 내용 등을 입력하고 필요한 문서 유형을 선택한다. AI는 해당 문서의 일반적인 구조와 공적 문서에 적합한 문체를 반영해 초안을 생성한다.
이 기능은 학교 교직원뿐 아니라 교육행정기관과 일반 공공기관의 공무원도 활용할 수 있다. 계획서, 보고서, 회의록, 공고문, 홍보자료, 안내문, 업무 메시지 등은 기관의 종류와 관계없이 반복적으로 작성되는 문서이기 때문이다.
생성된 결과는 앱 안에서 직접 수정하고 미리보기한 뒤 PDF나 지원되는 문서 형식으로 저장할 수 있도록 하였다.
둘째, 수업자료 제작과 학생 학습 지원
수업자료 AI에서는 학교급, 학년, 교과, 성취기준, 수업 주제, 학생 수준과 수업 시간을 입력하면 다음과 같은 자료를 생성할 수 있도록 하였다.
수업 슬라이드
워크시트와 학습지
평가지
퀴즈 앱
수업 계획서
교육용 게임
수업관찰 기록
교사는 생성된 자료를 그대로 사용하는 것이 아니라 학급 상황, 학생 수준, 수업 시간과 교육과정에 맞게 수정하고 재구성할 수 있다.
동일한 수업 주제라도 학생의 수준에 따라 질문의 난이도, 활동 방법, 평가 문항을 다르게 생성할 수 있어 맞춤형 수업자료를 준비하는 데 활용할 수 있다.
학생들은 교사가 에듀노트로 제작한 퀴즈, 교육용 게임, 학습지, 수업 슬라이드에 참여할 수 있다. QR 메이커와 QR 채팅방을 활용하면 별도의 회원가입 없이 수업자료에 접근하거나 의견을 공유하는 활동도 가능하다.
따라서 에듀노트는 교사의 수업 준비 시간을 줄이는 도구이면서, 학생의 참여와 상호작용을 높이는 학습 지원 도구로도 활용할 수 있다.
셋째, 학생 기록과 학급 운영 지원
학생기록 AI에서는 교사가 입력한 상담 내용, 관찰 내용, 활동 결과와 학생 메모를 바탕으로 다음과 같은 기록의 초안을 생성하도록 하였다.
행동특성 및 종합의견
교과 세부능력 및 특기사항
창의적 체험활동 기록
스포츠클럽 활동 기록
상담일지
학급경영일지
생활기록부 기재 관련 상담
교사가 기록한 핵심 사실을 바탕으로 문장을 정리하므로 표현의 반복을 줄이고 기록의 일관성을 높일 수 있다.
AI가 생성한 문장은 최종 기록이 아니라 교사가 확인하고 수정하는 초안으로 활용하도록 하였다. 학생의 성장 과정과 맥락을 가장 잘 알고 있는 사람은 교사이므로, 최종 판단과 기록 책임은 반드시 교사에게 있도록 설계하였다.
넷째, 예산안 작성과 물품 구매 지원
예산 편성과 물품 구매처럼 정확한 계산이 필요한 업무에는 생성형 AI의 문장 생성 기능과 계산 알고리즘을 함께 활용하였다.
총예산, 구입 품목, 단가, 필요 수량과 조건을 입력하면 예산 범위 안에서 품목별 수량을 조정하고 잔액을 줄일 수 있도록 구성하였다. 인터넷 가격조회와 나라장터 관련 정보를 활용할 수 있는 기능도 마련하였다.
이 기능은 학교의 교구 및 물품 구매뿐 아니라 공공기관의 행사 물품, 사무용품, 사업 운영 물품 등의 예산안을 작성할 때도 활용할 수 있다.
다섯째, 나만의 AI 스킬 제작
사용자가 자신의 업무와 목적에 맞는 AI 기능을 직접 만들 수 있도록 ‘내 스킬’ 기능을 구성하였다.
사용자는 위저드 방식이나 대화형 방식으로 필요한 업무를 설명하고, 입력 항목과 결과물 형식을 정해 자신만의 AI 스킬을 만들 수 있다. 작성한 스킬은 저장 전 테스트하고, 실행·수정·공유할 수 있다.
예를 들어 학교에서는 학부모 상담 정리, 현장체험학습 계획서, 교과별 평가자료 작성 스킬을 만들 수 있다. 공공기관에서는 사업계획서 검토, 보도자료 초안, 민원 답변, 행사 운영안 작성과 같은 기관별 스킬을 제작할 수 있다.
또한 HTML 기반의 간단한 앱이나 교육용 도구를 생성할 수 있어 학생 활동용 퀴즈와 게임도 제작할 수 있도록 하였다.
3. 활용 결과 어떤 변화가 있었는가
에듀노트를 활용한 이후 가장 큰 변화는 업무를 빈 문서에서 처음 시작하는 부담이 줄어들었다는 점이다.
기존에는 공문을 처음부터 읽고 주요 일정과 담당 업무를 별도로 정리해야 했지만, 공문 업무추출 기능이 제출 기한, 대상자, 준비 사항과 후속 업무를 먼저 분류해 주면서 사용자는 결과를 검토하고 판단하는 데 집중할 수 있게 되었다.
계획서, 보고서, 회의록, 가정통신문과 공고문 작성에서도 AI가 기본 구조에 맞는 초안을 제시하므로 사용자는 기관과 학교의 상황, 대상, 일정과 세부 내용만 수정하여 문서를 완성할 수 있었다.
이에 따라 반복적인 문장 작성과 형식 정리에 사용하는 시간은 줄고, 문서의 내용 검토와 업무 판단에 더 많은 시간을 사용할 수 있었다. 이러한 변화는 교직원뿐 아니라 계획서와 보고서 작성이 많은 공무원의 행정업무에도 동일하게 적용할 수 있다.
수업 준비 과정에서는 하나의 주제에 대해 다양한 활동 아이디어와 평가 방법을 빠르게 비교할 수 있었다. 학생 수준에 따라 질문과 활동 난이도를 조정하고, 수업 슬라이드·학습지·퀴즈·교육용 게임을 연계하여 제작할 수 있어 수업자료 준비 과정이 단순해졌다.
학생들은 교사가 제작한 퀴즈와 교육용 게임에 참여하고, QR 채팅방을 통해 질문이나 의견을 공유할 수 있었다. 교사는 학생의 반응을 확인하면서 수업을 조정할 수 있어 학생 참여 중심의 수업을 운영하는 데 도움이 되었다.
학생 기록 업무에서는 교사가 입력한 핵심 사실을 바탕으로 문장을 정리해 주어 반복되는 표현을 줄이고 기록의 일관성을 높일 수 있었다. 상담일지, 학급경영일지와 생활기록부 관련 문장을 각각 따로 작성해야 하는 부담도 줄어들었다.
결과적으로 에듀노트의 AI는 교직원이나 공무원의 판단을 대신하는 도구가 아니라, 반복적인 자료 정리, 문서 초안 작성과 계산을 지원하는 보조 도구로 기능하였다.
교직원은 행정 처리 시간을 줄여 수업 준비, 학생 상담과 교육활동에 더 집중할 수 있었고, 공무원은 반복적인 문서 작성 시간을 줄여 사업 검토와 정책 판단에 집중할 수 있었다. 학생들은 교사가 제작한 다양한 디지털 학습자료를 활용하여 수업에 보다 능동적으로 참여할 수 있었다.
4. 나만의 활용 방식과 개선 포인트는 무엇인가
에듀노트의 가장 중요한 특징은 범용 생성형 AI를 그대로 사용하는 것이 아니라, 실제 학교와 공공기관의 업무 흐름에 맞게 기능을 구조화했다는 점이다.
사용자가 매번 긴 프롬프트를 작성하지 않아도 되도록 문서 유형별로 다음 요소를 미리 설정하였다.
사용자의 역할
입력해야 할 핵심 정보
결과물의 구성과 형식
문서에 적합한 문체
개인정보와 정확성 관련 주의 사항
사용자가 확인해야 할 검토 항목
또한 하나의 기능에서 생성된 결과가 다음 업무로 연결되도록 하였다.
예를 들어 공문을 요약하는 데서 끝나는 것이 아니라, 공문에서 제출 기한과 준비 사항을 추출하고, 일정을 Google Calendar에 등록한 뒤 필요한 경우 계획서, 안내문이나 업무 메시지 작성으로 이어갈 수 있도록 하였다.
수업자료 제작에서도 수업 계획서만 생성하는 것이 아니라, 같은 주제를 수업 슬라이드, 학습지, 평가지, 퀴즈와 교육용 게임으로 확장할 수 있도록 하였다.
이와 같은 연결 구조를 통해 개별 AI 기능을 단순하게 모아 놓는 수준을 넘어 실제 업무 처리와 수업 준비 과정 전체를 지원하도록 하였다.
사용자가 자주 사용하는 메뉴의 순서를 직접 변경할 수 있고, 생성 결과를 나만의 자료실에 저장하거나 전체 데이터를 백업·불러오기 할 수 있도록 구성한 것도 실제 사용성을 고려한 부분이다. Windows에서 별도의 설치 과정 없이 실행할 수 있는 포터블 방식으로 배포하여 학교와 기관의 업무용 PC에서도 쉽게 사용할 수 있도록 하였다.
개인정보 보호와 보안도 주요 개선 요소로 설정하였다.
학생 이름이 포함될 수 있는 학생기록, 상담일지, 수업관찰기록과 학급경영일지에서는 개인정보 보호 모드를 적용하였다. AI 요청 전 학생 이름을 임시 기호로 변환하고, 결과를 받은 뒤 원래 이름으로 복원하여 학생 실명이 불필요하게 전달되는 것을 줄였다.
Gemini API 키, 나라장터 인증키와 인터넷 가격조회에 사용하는 비밀값은 운영체제의 안전 저장소에 암호화하여 보관한다. 이러한 인증정보는 백업 파일에 포함하지 않고, 앱 화면에서도 저장 여부만 확인할 수 있도록 구성하였다.
학생 명단, 학생 메모와 나만의 자료실 등 주요 데이터는 사용자의 컴퓨터에 로컬로 저장하도록 하였다. 백업 파일에는 학생 관련 자료가 포함될 수 있으므로 외부에 공유하지 않고 안전한 장소에 보관하도록 안내하였다.
AI가 잘못된 내용을 생성할 가능성을 줄이기 위해 결과물을 바로 제출하거나 공식 시스템에 입력하지 않고 초안으로 활용하는 원칙을 적용하였다.
특히 다음 내용은 반드시 사용자가 원문과 비교하여 확인하도록 하였다.
날짜와 제출 기한
금액과 계산 결과
법령과 행정 기준
교육과정 성취기준
학생 상담 및 생활기록부 내용
인명과 기관명
공문과 보고서의 사실관계
앞으로는 단순히 기능의 수를 늘리는 것보다 실제 사용 빈도가 높은 기능의 정확성과 편의성을 높이는 것이 중요하다. 학교와 공공기관의 다양한 문서 양식을 추가하고, 사용자 피드백을 반영해 입력 과정을 더욱 단순화할 필요가 있다.
또한 학생이 직접 참여할 수 있는 퀴즈, 교육용 게임, 협업 도구를 확대하여 교직원과 공무원의 업무 지원뿐 아니라 학생의 학습과 성장까지 연결되는 통합 앱으로 발전시키고자 한다.
5. 다른 사람도 따라 할 수 있는가
에듀노트는 별도의 개발 경험이 없는 교직원과 공무원도 사용할 수 있도록 제작하였다.
사용자는 Windows용 포터블 실행파일을 내려받아 실행한 뒤 Gemini API 키와 기본 정보를 설정하면 된다. 이후 필요한 메뉴를 선택하고 핵심 내용을 입력하면 문서나 자료의 초안을 생성할 수 있다.
예를 들어 가정통신문을 작성할 때는 행사명, 대상, 날짜, 장소, 준비물과 안내 사항을 입력하면 된다. 앱은 제목, 인사말, 행사 내용, 협조 사항과 문의 내용이 포함된 초안을 생성한다.
공무원이 사업계획서나 보고서를 작성할 때는 사업명, 추진 배경, 대상, 기간, 주요 내용, 예산과 기대 효과를 입력할 수 있다. 생성된 초안을 기관의 상황과 기존 양식에 맞게 수정하여 활용할 수 있다.
학생 기록을 작성할 때는 교사가 직접 관찰한 사실과 활동 내용을 입력한다. AI가 문장 초안을 생성하면 교사가 사실관계, 표현과 학생의 성장 맥락을 확인한 뒤 수정하여 사용한다.
수업에서는 교사가 학년, 교과, 성취기준과 수업 주제를 입력해 학습지, 퀴즈와 교육용 게임을 제작하고 학생에게 공유할 수 있다. 학생은 교사가 제공한 자료에 접속하여 학습활동에 참여한다.
학교나 기관 단위로 활용하려면 구성원들이 자주 수행하는 업무를 조사하고, 공통으로 사용할 수 있는 AI 스킬과 문서 양식을 함께 제작하는 방식이 효과적이다.
예를 들어 학교에서는 현장체험학습, 학부모 안내, 학생 상담, 수업자료 제작 스킬을 공유할 수 있다. 공공기관에서는 사업계획, 회의자료, 보도자료, 민원 답변과 행사 운영안 작성 스킬을 제작하여 공동으로 사용할 수 있다.
이후 실제 활용 결과를 바탕으로 불필요한 입력 항목을 줄이고, 기관별 문체와 양식, 개인정보 보호 절차와 검토 기준을 추가하면 보다 안정적으로 활용할 수 있다.
따라서 에듀노트는 특정 학교나 교사만 사용할 수 있는 프로그램이 아니다. 교직원은 교무행정, 수업 준비와 학생 기록에 활용할 수 있고, 공무원은 계획서, 보고서, 회의록, 예산안과 각종 행정문서 작성에 활용할 수 있다. 학생은 에듀노트로 제작된 학습지, 퀴즈, 교육용 게임과 참여형 도구를 통해 학습활동에 참여할 수 있다.
업무와 교육활동에서 반복되는 과정을 구조화하고, AI가 초안을 지원하며, 사용자가 최종적으로 검토하고 판단하는 원칙을 지킨다면 다른 학교와 공공기관에서도 충분히 적용할 수 있다.
학교와 공공기관에서는 공문 확인, 계획서와 보고서 작성, 회의록 정리, 가정통신문과 안내문 제작, 예산 편성, 물품 구매, 자료 조사 등 다양한 업무가 동시에 이루어진다. 학교에서는 여기에 수업자료 준비, 학생 상담, 학급경영 기록, 생활기록부 초안 작성과 같은 교육활동이 더해진다.
각 업무는 목적과 형식이 다르지만, 관련 자료를 찾고 핵심 내용을 정리한 뒤 문장을 작성하고 다시 수정하는 과정이 반복된다는 공통점이 있다. 특히 교직원은 수업과 학생 지도를 마친 뒤에도 공문 처리와 각종 문서 작성 업무를 수행해야 하므로, 수업 준비와 학생 상담 등 본질적인 교육활동에 집중할 수 있는 시간이 줄어드는 문제가 있었다.
교육행정기관과 공공기관의 공무원 역시 계획서, 보고서, 회의자료, 공고문, 홍보자료, 예산안 등을 반복적으로 작성한다. 기존 문서를 참고해 비슷한 형식으로 다시 작성하거나, 긴 공문과 자료에서 필요한 내용만 찾아 정리하는 데 많은 시간이 소요된다.
생성형 AI를 개별적으로 활용할 수도 있지만, 업무를 수행할 때마다 새로운 프롬프트를 작성해야 하고 사용자의 프롬프트 작성 능력에 따라 결과물의 형식과 품질이 달라지는 한계가 있었다. 생성된 결과를 다시 문서 양식에 맞게 편집하고 저장해야 하는 불편도 있었다.
이에 따라 복잡한 프롬프트를 직접 작성하지 않아도 필요한 기능을 선택하고 핵심 내용만 입력하면 업무에 적합한 결과물을 생성할 수 있도록 에듀노트를 개발하였다.
에듀노트는 교직원과 공무원의 행정업무를 지원하는 데서 그치지 않고, 교사가 제작한 학습지, 퀴즈, 수업 슬라이드, 교육용 게임과 QR 채팅방 등을 학생들이 수업에서 활용할 수 있도록 구성하였다. 이를 통해 교직원과 공무원에게는 업무 지원 도구로, 학생에게는 학습과 참여를 돕는 교육 도구로 활용하고자 하였다.
2. 어떤 AI를 어떻게 활용했는가
에듀노트는 Google Gemini API를 기반으로 교무행정, 공공행정, 수업자료 제작, 학생 기록, 맞춤형 AI 도구 제작 기능을 하나의 Windows 데스크톱 앱으로 통합하였다.
단순히 AI 채팅창에 질문하는 방식이 아니라, 실제 학교와 공공기관의 업무 절차에 맞게 입력 항목, AI의 역할, 결과물 형식과 검토 기준을 미리 구조화하였다. 사용자는 필요한 메뉴를 선택하고 핵심 내용만 입력하면 초안을 생성하고, 앱 안에서 결과를 수정·저장할 수 있다.
첫째, 교무행정 및 공공행정 업무 지원
공문 파일이나 공문 내용을 입력하면 AI가 주요 내용을 요약하고 대상자, 제출 기한, 준비 사항, 담당 업무와 후속 조치 등을 구분하여 추출하도록 하였다. 추출된 일정은 Google Calendar에 등록할 수 있도록 연결하였다.
공문서 작성 기능에서는 다음과 같은 문서를 작성할 수 있도록 구성하였다.
공문서
계획서
보고서
품의서
회의록
가정통신문
공고문
홍보자료
문자와 소통메시지
사용자는 문서의 목적, 대상, 일정, 주요 내용 등을 입력하고 필요한 문서 유형을 선택한다. AI는 해당 문서의 일반적인 구조와 공적 문서에 적합한 문체를 반영해 초안을 생성한다.
이 기능은 학교 교직원뿐 아니라 교육행정기관과 일반 공공기관의 공무원도 활용할 수 있다. 계획서, 보고서, 회의록, 공고문, 홍보자료, 안내문, 업무 메시지 등은 기관의 종류와 관계없이 반복적으로 작성되는 문서이기 때문이다.
생성된 결과는 앱 안에서 직접 수정하고 미리보기한 뒤 PDF나 지원되는 문서 형식으로 저장할 수 있도록 하였다.
둘째, 수업자료 제작과 학생 학습 지원
수업자료 AI에서는 학교급, 학년, 교과, 성취기준, 수업 주제, 학생 수준과 수업 시간을 입력하면 다음과 같은 자료를 생성할 수 있도록 하였다.
수업 슬라이드
워크시트와 학습지
평가지
퀴즈 앱
수업 계획서
교육용 게임
수업관찰 기록
교사는 생성된 자료를 그대로 사용하는 것이 아니라 학급 상황, 학생 수준, 수업 시간과 교육과정에 맞게 수정하고 재구성할 수 있다.
동일한 수업 주제라도 학생의 수준에 따라 질문의 난이도, 활동 방법, 평가 문항을 다르게 생성할 수 있어 맞춤형 수업자료를 준비하는 데 활용할 수 있다.
학생들은 교사가 에듀노트로 제작한 퀴즈, 교육용 게임, 학습지, 수업 슬라이드에 참여할 수 있다. QR 메이커와 QR 채팅방을 활용하면 별도의 회원가입 없이 수업자료에 접근하거나 의견을 공유하는 활동도 가능하다.
따라서 에듀노트는 교사의 수업 준비 시간을 줄이는 도구이면서, 학생의 참여와 상호작용을 높이는 학습 지원 도구로도 활용할 수 있다.
셋째, 학생 기록과 학급 운영 지원
학생기록 AI에서는 교사가 입력한 상담 내용, 관찰 내용, 활동 결과와 학생 메모를 바탕으로 다음과 같은 기록의 초안을 생성하도록 하였다.
행동특성 및 종합의견
교과 세부능력 및 특기사항
창의적 체험활동 기록
스포츠클럽 활동 기록
상담일지
학급경영일지
생활기록부 기재 관련 상담
교사가 기록한 핵심 사실을 바탕으로 문장을 정리하므로 표현의 반복을 줄이고 기록의 일관성을 높일 수 있다.
AI가 생성한 문장은 최종 기록이 아니라 교사가 확인하고 수정하는 초안으로 활용하도록 하였다. 학생의 성장 과정과 맥락을 가장 잘 알고 있는 사람은 교사이므로, 최종 판단과 기록 책임은 반드시 교사에게 있도록 설계하였다.
넷째, 예산안 작성과 물품 구매 지원
예산 편성과 물품 구매처럼 정확한 계산이 필요한 업무에는 생성형 AI의 문장 생성 기능과 계산 알고리즘을 함께 활용하였다.
총예산, 구입 품목, 단가, 필요 수량과 조건을 입력하면 예산 범위 안에서 품목별 수량을 조정하고 잔액을 줄일 수 있도록 구성하였다. 인터넷 가격조회와 나라장터 관련 정보를 활용할 수 있는 기능도 마련하였다.
이 기능은 학교의 교구 및 물품 구매뿐 아니라 공공기관의 행사 물품, 사무용품, 사업 운영 물품 등의 예산안을 작성할 때도 활용할 수 있다.
다섯째, 나만의 AI 스킬 제작
사용자가 자신의 업무와 목적에 맞는 AI 기능을 직접 만들 수 있도록 ‘내 스킬’ 기능을 구성하였다.
사용자는 위저드 방식이나 대화형 방식으로 필요한 업무를 설명하고, 입력 항목과 결과물 형식을 정해 자신만의 AI 스킬을 만들 수 있다. 작성한 스킬은 저장 전 테스트하고, 실행·수정·공유할 수 있다.
예를 들어 학교에서는 학부모 상담 정리, 현장체험학습 계획서, 교과별 평가자료 작성 스킬을 만들 수 있다. 공공기관에서는 사업계획서 검토, 보도자료 초안, 민원 답변, 행사 운영안 작성과 같은 기관별 스킬을 제작할 수 있다.
또한 HTML 기반의 간단한 앱이나 교육용 도구를 생성할 수 있어 학생 활동용 퀴즈와 게임도 제작할 수 있도록 하였다.
3. 활용 결과 어떤 변화가 있었는가
에듀노트를 활용한 이후 가장 큰 변화는 업무를 빈 문서에서 처음 시작하는 부담이 줄어들었다는 점이다.
기존에는 공문을 처음부터 읽고 주요 일정과 담당 업무를 별도로 정리해야 했지만, 공문 업무추출 기능이 제출 기한, 대상자, 준비 사항과 후속 업무를 먼저 분류해 주면서 사용자는 결과를 검토하고 판단하는 데 집중할 수 있게 되었다.
계획서, 보고서, 회의록, 가정통신문과 공고문 작성에서도 AI가 기본 구조에 맞는 초안을 제시하므로 사용자는 기관과 학교의 상황, 대상, 일정과 세부 내용만 수정하여 문서를 완성할 수 있었다.
이에 따라 반복적인 문장 작성과 형식 정리에 사용하는 시간은 줄고, 문서의 내용 검토와 업무 판단에 더 많은 시간을 사용할 수 있었다. 이러한 변화는 교직원뿐 아니라 계획서와 보고서 작성이 많은 공무원의 행정업무에도 동일하게 적용할 수 있다.
수업 준비 과정에서는 하나의 주제에 대해 다양한 활동 아이디어와 평가 방법을 빠르게 비교할 수 있었다. 학생 수준에 따라 질문과 활동 난이도를 조정하고, 수업 슬라이드·학습지·퀴즈·교육용 게임을 연계하여 제작할 수 있어 수업자료 준비 과정이 단순해졌다.
학생들은 교사가 제작한 퀴즈와 교육용 게임에 참여하고, QR 채팅방을 통해 질문이나 의견을 공유할 수 있었다. 교사는 학생의 반응을 확인하면서 수업을 조정할 수 있어 학생 참여 중심의 수업을 운영하는 데 도움이 되었다.
학생 기록 업무에서는 교사가 입력한 핵심 사실을 바탕으로 문장을 정리해 주어 반복되는 표현을 줄이고 기록의 일관성을 높일 수 있었다. 상담일지, 학급경영일지와 생활기록부 관련 문장을 각각 따로 작성해야 하는 부담도 줄어들었다.
결과적으로 에듀노트의 AI는 교직원이나 공무원의 판단을 대신하는 도구가 아니라, 반복적인 자료 정리, 문서 초안 작성과 계산을 지원하는 보조 도구로 기능하였다.
교직원은 행정 처리 시간을 줄여 수업 준비, 학생 상담과 교육활동에 더 집중할 수 있었고, 공무원은 반복적인 문서 작성 시간을 줄여 사업 검토와 정책 판단에 집중할 수 있었다. 학생들은 교사가 제작한 다양한 디지털 학습자료를 활용하여 수업에 보다 능동적으로 참여할 수 있었다.
4. 나만의 활용 방식과 개선 포인트는 무엇인가
에듀노트의 가장 중요한 특징은 범용 생성형 AI를 그대로 사용하는 것이 아니라, 실제 학교와 공공기관의 업무 흐름에 맞게 기능을 구조화했다는 점이다.
사용자가 매번 긴 프롬프트를 작성하지 않아도 되도록 문서 유형별로 다음 요소를 미리 설정하였다.
사용자의 역할
입력해야 할 핵심 정보
결과물의 구성과 형식
문서에 적합한 문체
개인정보와 정확성 관련 주의 사항
사용자가 확인해야 할 검토 항목
또한 하나의 기능에서 생성된 결과가 다음 업무로 연결되도록 하였다.
예를 들어 공문을 요약하는 데서 끝나는 것이 아니라, 공문에서 제출 기한과 준비 사항을 추출하고, 일정을 Google Calendar에 등록한 뒤 필요한 경우 계획서, 안내문이나 업무 메시지 작성으로 이어갈 수 있도록 하였다.
수업자료 제작에서도 수업 계획서만 생성하는 것이 아니라, 같은 주제를 수업 슬라이드, 학습지, 평가지, 퀴즈와 교육용 게임으로 확장할 수 있도록 하였다.
이와 같은 연결 구조를 통해 개별 AI 기능을 단순하게 모아 놓는 수준을 넘어 실제 업무 처리와 수업 준비 과정 전체를 지원하도록 하였다.
사용자가 자주 사용하는 메뉴의 순서를 직접 변경할 수 있고, 생성 결과를 나만의 자료실에 저장하거나 전체 데이터를 백업·불러오기 할 수 있도록 구성한 것도 실제 사용성을 고려한 부분이다. Windows에서 별도의 설치 과정 없이 실행할 수 있는 포터블 방식으로 배포하여 학교와 기관의 업무용 PC에서도 쉽게 사용할 수 있도록 하였다.
개인정보 보호와 보안도 주요 개선 요소로 설정하였다.
학생 이름이 포함될 수 있는 학생기록, 상담일지, 수업관찰기록과 학급경영일지에서는 개인정보 보호 모드를 적용하였다. AI 요청 전 학생 이름을 임시 기호로 변환하고, 결과를 받은 뒤 원래 이름으로 복원하여 학생 실명이 불필요하게 전달되는 것을 줄였다.
Gemini API 키, 나라장터 인증키와 인터넷 가격조회에 사용하는 비밀값은 운영체제의 안전 저장소에 암호화하여 보관한다. 이러한 인증정보는 백업 파일에 포함하지 않고, 앱 화면에서도 저장 여부만 확인할 수 있도록 구성하였다.
학생 명단, 학생 메모와 나만의 자료실 등 주요 데이터는 사용자의 컴퓨터에 로컬로 저장하도록 하였다. 백업 파일에는 학생 관련 자료가 포함될 수 있으므로 외부에 공유하지 않고 안전한 장소에 보관하도록 안내하였다.
AI가 잘못된 내용을 생성할 가능성을 줄이기 위해 결과물을 바로 제출하거나 공식 시스템에 입력하지 않고 초안으로 활용하는 원칙을 적용하였다.
특히 다음 내용은 반드시 사용자가 원문과 비교하여 확인하도록 하였다.
날짜와 제출 기한
금액과 계산 결과
법령과 행정 기준
교육과정 성취기준
학생 상담 및 생활기록부 내용
인명과 기관명
공문과 보고서의 사실관계
앞으로는 단순히 기능의 수를 늘리는 것보다 실제 사용 빈도가 높은 기능의 정확성과 편의성을 높이는 것이 중요하다. 학교와 공공기관의 다양한 문서 양식을 추가하고, 사용자 피드백을 반영해 입력 과정을 더욱 단순화할 필요가 있다.
또한 학생이 직접 참여할 수 있는 퀴즈, 교육용 게임, 협업 도구를 확대하여 교직원과 공무원의 업무 지원뿐 아니라 학생의 학습과 성장까지 연결되는 통합 앱으로 발전시키고자 한다.
5. 다른 사람도 따라 할 수 있는가
에듀노트는 별도의 개발 경험이 없는 교직원과 공무원도 사용할 수 있도록 제작하였다.
사용자는 Windows용 포터블 실행파일을 내려받아 실행한 뒤 Gemini API 키와 기본 정보를 설정하면 된다. 이후 필요한 메뉴를 선택하고 핵심 내용을 입력하면 문서나 자료의 초안을 생성할 수 있다.
예를 들어 가정통신문을 작성할 때는 행사명, 대상, 날짜, 장소, 준비물과 안내 사항을 입력하면 된다. 앱은 제목, 인사말, 행사 내용, 협조 사항과 문의 내용이 포함된 초안을 생성한다.
공무원이 사업계획서나 보고서를 작성할 때는 사업명, 추진 배경, 대상, 기간, 주요 내용, 예산과 기대 효과를 입력할 수 있다. 생성된 초안을 기관의 상황과 기존 양식에 맞게 수정하여 활용할 수 있다.
학생 기록을 작성할 때는 교사가 직접 관찰한 사실과 활동 내용을 입력한다. AI가 문장 초안을 생성하면 교사가 사실관계, 표현과 학생의 성장 맥락을 확인한 뒤 수정하여 사용한다.
수업에서는 교사가 학년, 교과, 성취기준과 수업 주제를 입력해 학습지, 퀴즈와 교육용 게임을 제작하고 학생에게 공유할 수 있다. 학생은 교사가 제공한 자료에 접속하여 학습활동에 참여한다.
학교나 기관 단위로 활용하려면 구성원들이 자주 수행하는 업무를 조사하고, 공통으로 사용할 수 있는 AI 스킬과 문서 양식을 함께 제작하는 방식이 효과적이다.
예를 들어 학교에서는 현장체험학습, 학부모 안내, 학생 상담, 수업자료 제작 스킬을 공유할 수 있다. 공공기관에서는 사업계획, 회의자료, 보도자료, 민원 답변과 행사 운영안 작성 스킬을 제작하여 공동으로 사용할 수 있다.
이후 실제 활용 결과를 바탕으로 불필요한 입력 항목을 줄이고, 기관별 문체와 양식, 개인정보 보호 절차와 검토 기준을 추가하면 보다 안정적으로 활용할 수 있다.
따라서 에듀노트는 특정 학교나 교사만 사용할 수 있는 프로그램이 아니다. 교직원은 교무행정, 수업 준비와 학생 기록에 활용할 수 있고, 공무원은 계획서, 보고서, 회의록, 예산안과 각종 행정문서 작성에 활용할 수 있다. 학생은 에듀노트로 제작된 학습지, 퀴즈, 교육용 게임과 참여형 도구를 통해 학습활동에 참여할 수 있다.
업무와 교육활동에서 반복되는 과정을 구조화하고, AI가 초안을 지원하며, 사용자가 최종적으로 검토하고 판단하는 원칙을 지킨다면 다른 학교와 공공기관에서도 충분히 적용할 수 있다.
