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업무 생산성 개선을 위한 AI 활용
AI 기반 공무원, 교직원 업무처리 및 학생 성장 지원 통합 지원 앱
에듀노트는 AI를 활용해 교직원의 업무와 수업 준비를 효율화하고, 학생의 학습과 성장을 지원하는 교육 통합 지원 앱입니다.
🤖 활용 AI 도구
Gemini API
AI 기반 교직원 업무처리 및 수업 준비 통합 지원 시스템
1. 어떤 상황에서 AI를 활용했는가
학교 현장에서는 공문 확인, 계획서와 보고서 작성, 가정통신문 제작, 수업자료 준비, 학생 상담 기록과 생활기록부 초안 작성 등 다양한 업무가 동시에 이루어진다. 각각의 업무는 내용과 형식이 다르지만, 자료를 찾아 정리하고 문장을 작성한 뒤 다시 수정하는 과정이 반복된다는 공통점이 있다.
특히 수업과 학생 지도를 마친 이후에도 공문 처리와 각종 문서 작성이 이어지면서, 교직원이 교육활동에 집중할 수 있는 시간이 줄어드는 문제가 있었다. 생성형 AI를 개별적으로 활용할 수도 있었지만, 업무마다 프롬프트를 다시 작성해야 하고 결과물의 형식과 품질이 일정하지 않아 실제 업무에 지속적으로 활용하기에는 한계가 있었다.
이에 따라 교직원이 복잡한 명령어를 입력하지 않아도 필요한 정보를 선택하거나 간단한 내용을 입력하면, 학교 업무에 적합한 결과물을 생성할 수 있도록 AI 기반 통합 업무 지원 환경을 구성하여 활용하였다.
2. 어떤 AI를 어떻게 활용했는가
생성형 AI를 활용하여 교무행정, 수업 준비, 학생 기록 업무를 지원하도록 하였다. 단순히 AI 채팅창에 질문하는 방식이 아니라, 학교 업무 절차에 맞게 입력 항목과 결과물 형식을 미리 구조화하였다.
첫째, 교무행정 업무에서는 공문 파일을 입력하면 주요 내용을 요약하고, 대상자, 제출 기한, 준비 사항, 담당 업무 등을 구분하여 추출하도록 하였다. 추출한 일정은 구글 캘린더에 등록할 수 있도록 구성하였다. 또한 계획서, 보고서, 회의록, 품의서, 가정통신문, 공고문, 홍보자료 등 문서 유형별 작성 기능을 마련하여 사용 목적과 핵심 내용만 입력하면 초안을 생성하도록 하였다.
둘째, 수업 준비에서는 학교급, 학년, 교과, 성취기준, 수업 주제, 학생 수준 등을 선택하면 수업 아이디어, 활동 방법, 질문, 평가 문항, 학습지 초안을 생성하도록 하였다. 교사가 생성된 자료를 그대로 사용하는 것이 아니라, 학급 상황과 학생 수준에 맞게 수정하고 재구성할 수 있도록 하였다.
셋째, 학생 기록 업무에서는 상담 내용, 관찰 내용, 활동 결과 등을 입력하면 상담일지, 학급경영 기록, 생활기록부 문장 초안을 생성하도록 하였다. 학생의 개인정보가 외부로 직접 노출되지 않도록 이름과 민감정보를 가명이나 기호로 변환하는 개인정보 보호 기능도 함께 적용하였다.
넷째, 예산 편성이나 물품 구매처럼 계산이 필요한 업무에는 생성형 AI의 문장 생성 기능과 계산 알고리즘을 함께 활용하였다. 총예산, 품목, 단가, 수량 등의 조건을 입력하면 예산 범위 안에서 수량을 조정하고 잔액을 최소화하도록 구성하였다.
3. 활용 결과 어떤 변화가 있었는가
AI를 활용한 이후 가장 큰 변화는 업무를 처음부터 작성하는 시간이 줄어들었다는 점이다. 기존에는 공문을 처음부터 읽고 핵심 내용을 별도로 정리해야 했지만, AI가 주요 일정과 업무를 우선 분류해 주면서 교직원은 결과를 확인하고 판단하는 데 집중할 수 있게 되었다.
각종 문서 작성에서도 빈 문서에서 처음 시작하는 부담이 줄었다. AI가 학교 문서의 기본 구조에 맞는 초안을 제시하면 사용자는 학교 상황, 대상, 일정, 세부 내용을 수정하여 완성할 수 있었다. 이에 따라 반복적인 문장 작성 시간은 줄고, 내용 검토와 의사결정에 더 많은 시간을 사용할 수 있게 되었다.
수업 준비 과정에서는 성취기준과 학생 수준을 바탕으로 다양한 활동 아이디어와 평가 방법을 빠르게 비교할 수 있었다. 특히 동일한 주제라도 학생 수준에 따라 활동의 난이도와 질문을 다르게 생성할 수 있어 맞춤형 수업을 준비하는 데 도움이 되었다.
학생 기록 업무에서는 교사가 기록한 핵심 사실을 바탕으로 문장을 정리해 주어 표현의 반복을 줄이고 기록의 일관성을 높일 수 있었다. 다만 AI가 생성한 결과는 최종 결과물이 아니라 교사가 검토하고 수정하는 초안으로 활용하였다.
결과적으로 AI는 교사의 판단을 대신하는 도구가 아니라, 반복적인 정리와 초안 작성을 지원하는 보조 도구로 기능하였다. 이를 통해 교직원은 행정 처리 시간을 줄이고 수업 준비, 학생 상담, 교육활동에 더 집중할 수 있었다.
4. 나만의 활용 방식과 개선 포인트는 무엇인가
가장 중요한 특징은 범용 AI를 그대로 사용하는 것이 아니라, 실제 학교 업무 흐름에 맞게 기능을 구조화했다는 점이다. 사용자가 매번 긴 프롬프트를 작성하지 않아도 되도록 문서 유형별 입력 항목, 역할, 결과물 형식, 검토 기준을 미리 설정하였다.
또한 하나의 기능에서 생성된 결과가 다음 업무로 이어지도록 구성하였다. 예를 들어 공문을 요약하는 데서 끝나는 것이 아니라, 공문에서 추출한 제출 기한을 일정으로 등록하고, 필요한 경우 계획서나 안내문 작성으로 연결하도록 하였다. 이와 같은 연결 구조를 통해 개별 AI 기능을 단순히 모아 놓는 수준을 넘어 실제 업무 처리 과정 전체를 지원하도록 하였다.
개인정보 보호도 주요 개선 요소로 설정하였다. 학생 이름, 연락처, 상담 내용 등 민감정보가 포함될 가능성이 있는 업무에서는 개인정보를 자동으로 탐지하거나 가명 처리한 뒤 AI에 전달하도록 하였다. 사용자가 직접 개인정보 포함 여부를 확인할 수 있도록 안내 기능도 추가하였다.
AI가 잘못된 내용을 생성할 가능성을 줄이기 위해 결과물에는 검토 항목을 함께 제시하였다. 날짜, 금액, 법령, 성취기준, 학생 기록 등 정확성이 중요한 내용은 반드시 사용자가 원문과 비교하도록 하였으며, 결과물을 바로 제출하거나 입력하지 않고 초안으로 활용하는 원칙을 적용하였다.
앞으로는 학교에서 자주 사용하는 문서 양식과 성취기준 자료를 지속적으로 보완하고, 사용자 피드백을 반영하여 입력 과정을 단순화할 필요가 있다. 또한 기능의 수를 늘리는 것보다 실제 사용 빈도가 높은 기능을 중심으로 정확성과 편의성을 높이는 것이 중요하다.
5. 다른 사람도 따라 할 수 있는가
이 활용 방식은 특별한 개발 경험이 없는 교직원도 단계적으로 따라 할 수 있다. 처음부터 통합 시스템을 만들기보다 자주 반복되는 업무 한 가지를 선택하여 시작하면 된다.
먼저 공문 요약, 가정통신문 작성, 수업안 구성 등 시간이 많이 소요되는 업무를 선정한다. 다음으로 해당 업무를 수행할 때 반복해서 입력하는 정보와 결과물의 형식을 정리한다. 이후 생성형 AI에게 역할, 입력 내용, 결과물 형식, 주의 사항을 포함한 기본 프롬프트를 작성하여 활용한다.
예를 들어 가정통신문 작성의 경우 행사명, 대상, 날짜, 장소, 준비물, 안내 사항을 입력 항목으로 정하고, 제목, 인사말, 행사 내용, 협조 사항, 문의처 순서로 결과가 나오도록 설정할 수 있다. 이렇게 만든 프롬프트를 저장하여 반복적으로 활용하면 업무 시간을 줄이고 결과물의 형식을 일정하게 유지할 수 있다.
학교나 기관 단위로 활용하려면 구성원들이 자주 사용하는 업무를 조사하고, 공통으로 사용할 수 있는 프롬프트와 양식을 함께 제작하는 방식이 효과적이다. 이후 실제 활용 결과를 바탕으로 불필요한 입력 항목을 줄이고, 검토 기준과 개인정보 보호 절차를 추가하면 보다 안정적으로 활용할 수 있다.
따라서 이 사례는 특정 프로그램에 의존하는 방식이라기보다, 학교 업무를 분석하고 반복 과정을 구조화한 뒤 생성형 AI를 연결하는 방식이다. 업무 한 가지부터 시작하여 점차 수업 준비와 학생 기록 영역으로 확대한다면 다른 학교와 교직원도 충분히 적용할 수 있다.
앱 설명 및 다운로드 링크
https://drive.google.com/drive/folders/176bkcPXEumadHk5sSrGGEvdtNIQJxC-3
1. 어떤 상황에서 AI를 활용했는가
학교 현장에서는 공문 확인, 계획서와 보고서 작성, 가정통신문 제작, 수업자료 준비, 학생 상담 기록과 생활기록부 초안 작성 등 다양한 업무가 동시에 이루어진다. 각각의 업무는 내용과 형식이 다르지만, 자료를 찾아 정리하고 문장을 작성한 뒤 다시 수정하는 과정이 반복된다는 공통점이 있다.
특히 수업과 학생 지도를 마친 이후에도 공문 처리와 각종 문서 작성이 이어지면서, 교직원이 교육활동에 집중할 수 있는 시간이 줄어드는 문제가 있었다. 생성형 AI를 개별적으로 활용할 수도 있었지만, 업무마다 프롬프트를 다시 작성해야 하고 결과물의 형식과 품질이 일정하지 않아 실제 업무에 지속적으로 활용하기에는 한계가 있었다.
이에 따라 교직원이 복잡한 명령어를 입력하지 않아도 필요한 정보를 선택하거나 간단한 내용을 입력하면, 학교 업무에 적합한 결과물을 생성할 수 있도록 AI 기반 통합 업무 지원 환경을 구성하여 활용하였다.
2. 어떤 AI를 어떻게 활용했는가
생성형 AI를 활용하여 교무행정, 수업 준비, 학생 기록 업무를 지원하도록 하였다. 단순히 AI 채팅창에 질문하는 방식이 아니라, 학교 업무 절차에 맞게 입력 항목과 결과물 형식을 미리 구조화하였다.
첫째, 교무행정 업무에서는 공문 파일을 입력하면 주요 내용을 요약하고, 대상자, 제출 기한, 준비 사항, 담당 업무 등을 구분하여 추출하도록 하였다. 추출한 일정은 구글 캘린더에 등록할 수 있도록 구성하였다. 또한 계획서, 보고서, 회의록, 품의서, 가정통신문, 공고문, 홍보자료 등 문서 유형별 작성 기능을 마련하여 사용 목적과 핵심 내용만 입력하면 초안을 생성하도록 하였다.
둘째, 수업 준비에서는 학교급, 학년, 교과, 성취기준, 수업 주제, 학생 수준 등을 선택하면 수업 아이디어, 활동 방법, 질문, 평가 문항, 학습지 초안을 생성하도록 하였다. 교사가 생성된 자료를 그대로 사용하는 것이 아니라, 학급 상황과 학생 수준에 맞게 수정하고 재구성할 수 있도록 하였다.
셋째, 학생 기록 업무에서는 상담 내용, 관찰 내용, 활동 결과 등을 입력하면 상담일지, 학급경영 기록, 생활기록부 문장 초안을 생성하도록 하였다. 학생의 개인정보가 외부로 직접 노출되지 않도록 이름과 민감정보를 가명이나 기호로 변환하는 개인정보 보호 기능도 함께 적용하였다.
넷째, 예산 편성이나 물품 구매처럼 계산이 필요한 업무에는 생성형 AI의 문장 생성 기능과 계산 알고리즘을 함께 활용하였다. 총예산, 품목, 단가, 수량 등의 조건을 입력하면 예산 범위 안에서 수량을 조정하고 잔액을 최소화하도록 구성하였다.
3. 활용 결과 어떤 변화가 있었는가
AI를 활용한 이후 가장 큰 변화는 업무를 처음부터 작성하는 시간이 줄어들었다는 점이다. 기존에는 공문을 처음부터 읽고 핵심 내용을 별도로 정리해야 했지만, AI가 주요 일정과 업무를 우선 분류해 주면서 교직원은 결과를 확인하고 판단하는 데 집중할 수 있게 되었다.
각종 문서 작성에서도 빈 문서에서 처음 시작하는 부담이 줄었다. AI가 학교 문서의 기본 구조에 맞는 초안을 제시하면 사용자는 학교 상황, 대상, 일정, 세부 내용을 수정하여 완성할 수 있었다. 이에 따라 반복적인 문장 작성 시간은 줄고, 내용 검토와 의사결정에 더 많은 시간을 사용할 수 있게 되었다.
수업 준비 과정에서는 성취기준과 학생 수준을 바탕으로 다양한 활동 아이디어와 평가 방법을 빠르게 비교할 수 있었다. 특히 동일한 주제라도 학생 수준에 따라 활동의 난이도와 질문을 다르게 생성할 수 있어 맞춤형 수업을 준비하는 데 도움이 되었다.
학생 기록 업무에서는 교사가 기록한 핵심 사실을 바탕으로 문장을 정리해 주어 표현의 반복을 줄이고 기록의 일관성을 높일 수 있었다. 다만 AI가 생성한 결과는 최종 결과물이 아니라 교사가 검토하고 수정하는 초안으로 활용하였다.
결과적으로 AI는 교사의 판단을 대신하는 도구가 아니라, 반복적인 정리와 초안 작성을 지원하는 보조 도구로 기능하였다. 이를 통해 교직원은 행정 처리 시간을 줄이고 수업 준비, 학생 상담, 교육활동에 더 집중할 수 있었다.
4. 나만의 활용 방식과 개선 포인트는 무엇인가
가장 중요한 특징은 범용 AI를 그대로 사용하는 것이 아니라, 실제 학교 업무 흐름에 맞게 기능을 구조화했다는 점이다. 사용자가 매번 긴 프롬프트를 작성하지 않아도 되도록 문서 유형별 입력 항목, 역할, 결과물 형식, 검토 기준을 미리 설정하였다.
또한 하나의 기능에서 생성된 결과가 다음 업무로 이어지도록 구성하였다. 예를 들어 공문을 요약하는 데서 끝나는 것이 아니라, 공문에서 추출한 제출 기한을 일정으로 등록하고, 필요한 경우 계획서나 안내문 작성으로 연결하도록 하였다. 이와 같은 연결 구조를 통해 개별 AI 기능을 단순히 모아 놓는 수준을 넘어 실제 업무 처리 과정 전체를 지원하도록 하였다.
개인정보 보호도 주요 개선 요소로 설정하였다. 학생 이름, 연락처, 상담 내용 등 민감정보가 포함될 가능성이 있는 업무에서는 개인정보를 자동으로 탐지하거나 가명 처리한 뒤 AI에 전달하도록 하였다. 사용자가 직접 개인정보 포함 여부를 확인할 수 있도록 안내 기능도 추가하였다.
AI가 잘못된 내용을 생성할 가능성을 줄이기 위해 결과물에는 검토 항목을 함께 제시하였다. 날짜, 금액, 법령, 성취기준, 학생 기록 등 정확성이 중요한 내용은 반드시 사용자가 원문과 비교하도록 하였으며, 결과물을 바로 제출하거나 입력하지 않고 초안으로 활용하는 원칙을 적용하였다.
앞으로는 학교에서 자주 사용하는 문서 양식과 성취기준 자료를 지속적으로 보완하고, 사용자 피드백을 반영하여 입력 과정을 단순화할 필요가 있다. 또한 기능의 수를 늘리는 것보다 실제 사용 빈도가 높은 기능을 중심으로 정확성과 편의성을 높이는 것이 중요하다.
5. 다른 사람도 따라 할 수 있는가
이 활용 방식은 특별한 개발 경험이 없는 교직원도 단계적으로 따라 할 수 있다. 처음부터 통합 시스템을 만들기보다 자주 반복되는 업무 한 가지를 선택하여 시작하면 된다.
먼저 공문 요약, 가정통신문 작성, 수업안 구성 등 시간이 많이 소요되는 업무를 선정한다. 다음으로 해당 업무를 수행할 때 반복해서 입력하는 정보와 결과물의 형식을 정리한다. 이후 생성형 AI에게 역할, 입력 내용, 결과물 형식, 주의 사항을 포함한 기본 프롬프트를 작성하여 활용한다.
예를 들어 가정통신문 작성의 경우 행사명, 대상, 날짜, 장소, 준비물, 안내 사항을 입력 항목으로 정하고, 제목, 인사말, 행사 내용, 협조 사항, 문의처 순서로 결과가 나오도록 설정할 수 있다. 이렇게 만든 프롬프트를 저장하여 반복적으로 활용하면 업무 시간을 줄이고 결과물의 형식을 일정하게 유지할 수 있다.
학교나 기관 단위로 활용하려면 구성원들이 자주 사용하는 업무를 조사하고, 공통으로 사용할 수 있는 프롬프트와 양식을 함께 제작하는 방식이 효과적이다. 이후 실제 활용 결과를 바탕으로 불필요한 입력 항목을 줄이고, 검토 기준과 개인정보 보호 절차를 추가하면 보다 안정적으로 활용할 수 있다.
따라서 이 사례는 특정 프로그램에 의존하는 방식이라기보다, 학교 업무를 분석하고 반복 과정을 구조화한 뒤 생성형 AI를 연결하는 방식이다. 업무 한 가지부터 시작하여 점차 수업 준비와 학생 기록 영역으로 확대한다면 다른 학교와 교직원도 충분히 적용할 수 있다.
앱 설명 및 다운로드 링크
https://drive.google.com/drive/folders/176bkcPXEumadHk5sSrGGEvdtNIQJxC-3
