① 어떤 상황에서 AI를 활용했나요?

처음 맡는 업무에서 지켜야 할 법령, 지침, 가이드라인이 여러 기관에 흩어져 있는 경우가 많습니다. 예를 들어 소프트웨어 직접구매 업무를 처음 맡았을 때, 관련 내용이 법률과 시행령, 정부 부처 지침, 조달청 규정, 공공기관 가이드에 나뉘어 있어 무엇부터 봐야 할지 알기 어려웠습니다. 어렵게 정리해도 규정이 자주 바뀌어서, 내가 알고 있는 내용이 지금도 맞는지 매번 다시 확인해야 했습니다.

② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?

클로드에서 대화를 통해 저만의 에이전트로 만들었습니다. 상세내용은 아래와 같습니다.

1. 업무 말하기
"소프트웨어 직접구매 업무를 맡았다"처럼 내 업무를 한두 줄로 알려 줍니다.

2. 규정 지도 받기
AI가 관련 법, 시행령, 지침, 가이드를 찾아 지도 형태로 보여 줍니다. 어떤 규정이 어떤 규정의 근거인지(법 → 시행령 → 지침 → 기관 규정), 업무 단계마다 무엇을 봐야 하는지 연결 관계까지 정리해줍니다.

3. 지도 안에서 묻기
"이 금액이면 경쟁 절차를 거쳐야 하나?", "구매 후 어디에 등록해야 하나?"처럼 실무 질문을 하면, AI가 지도에 있는 규정을 근거로 조문과 함께 답합니다. 확인되지 않은 내용은 "확인 필요"로 따로 표시해줍니다.

4. 바뀌면 먼저 알림 받기
AI가 지도에 있는 규정을 정기적으로 확인합니다. 개정, 새 지침 발간, 행정예고가 있으면 바뀐 내용을 3줄로 요약합니다. 내 업무에 미치는 영향과 해야 할 일을 담은 보고서는 메일로 먼저 보내 줍니다.

③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?

1) 처음 맡은 업무도 규정 지도 한 장으로 전체 그림을 먼저 잡고 시작할 수 있었습니다.
2) 규정을 찾아 읽는 시간이 줄었습니다. 조문 근거가 붙으니 할루시네이션 체크도 수월 했습니다.
3) 규정이 바뀌면 기관 홈페이지를 일일이 확인하기 전에 알림으로 먼저 알게 되었습니다. 바뀐 내용이 내 업무에 해당하는지도 보고서에서 바로 확인할 수 있습니다.

④ 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?

1) 규정을 목록이 아니라 '지도'로 봤다는 점입니다.
법과 지침 사이의 연결 관계가 보여, 하나가 바뀌었을 때 함께 확인해야 할 규정도 바로 인지가 가능합니다.
2) 관련 자료를 내가 찾아가는 방식에서 AI가 먼저 알려 주는 방식으로 바꿨습니다. 한 번 만든 지도가 그대로 감시 목록이 되어 규정 변경을 계속 따라가게했습니다.
3) 법령뿐 아니라 공공기관의 지침과 가이드라인까지 검토하도록 했습니다. 이런 자료는 공포 절차 없이 게시판에 올라와서 놓치기 쉽기 때문입니다.

⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?

코딩없이, 대화로만 설정했기 때문에 누구나 같은 방식으로 쓸 수 있습니다. AI에게 대략적으로 아래와 같이 안내하면 됩니다.

"○○ 업무를 맡았어. 관련 법, 지침, 가이드를 연결 관계가 보이게 지도로 정리하고, 규정마다 시행일과 원문 링크를 붙여 줘."
"이 지도를 근거로 답해 줘. 근거 조문과 출처를 붙이고, 확인되지 않은 내용은 따로 표시해 줘."
"지도에 있는 규정을 매주 확인해서, 바뀐 게 있으면 3줄 요약과 내 업무 영향을 보고서로 메일 보내 줘."

<마무리>
순환보직에 따른 업무파악의 어려움, 내가 어디까지 봐야하는 것인지 놓치고 있는것은 없을지 막연한 두려움등이 있었으나 AI가 함께 확인해주어 든든한 업무 동반자가 생겼고, 다른 본연의 업무를 더 집중해서 잘 할 수 있게 되었습니다.