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업무 생산성 개선을 위한 AI 활용
AI와 함께 만든 청소년사업 스타터킷과 업무도우미로 시행착오 줄이기
청소년지도사의 현장 경험 바탕으로 AI와 계획·검토·보고 도구를 만들고, 반복 행정업무를 덜어 청소년과의 관계와 성장 기록에 집중할 수 있도록 개선했습니다.
🤖 활용 AI 도구
그록봇, ChatGPT
1. AI를 활용하게 된 상황
저는 청소년 현장에서 일하며 사업계획을 세우고, 예산과 준비사항을 확인하고, 운영 결과를 보고하는 일을 해 왔습니다. 이 과정에서는 문서 한 장을 잘 쓰는 것만큼이나 목적과 활동이 맞는지, 예산과 인력으로 실제 운영할 수 있는지, 빠진 준비가 없는지 살피는 일이 중요합니다. 앞에서 확인하지 못한 조건이 뒤늦게 드러나면 계획과 문서를 다시 고쳐야 합니다.
무엇보다 관리해야 하는 시설이 파주시 전역의 7개의 청소년자유공간(쉼표)으로 늘어나면서 AI를 꼭 활용해야 겠다는 생각이 들었습니다.
제가 스타터킷을 만든 핵심은 두 가지입니다. 최대한 시행착오를 줄이는 것, 그리고 지도사가 생각하면서 주도해 나가는 것입니다.
현장에서 필요하다고 느낀 도구를 만들고 다듬었습니다. 행정업무를 수월하게 하는 것이 출발점이지만, 그 여유가 청소년을 만나고 대화하며 성장해 나가는 변화를 발견하는 시간으로 이어지기를 바랐습니다.
2. 어떤 AI를 어떻게 활용했는지
그록봇과 ChatGPT를 활용해 현장의 요구를 정리하고, 문서와 화면의 구조를 설계하고, 코드와 사용 안내를 만들고 검토했습니다. 제가 필요한 업무와 판단 기준을 설명하면 AI가 구현안이나 검토 의견을 제시하고, 저는 실제 업무에 맞는지 확인하며 수정 방향을 정했습니다. 제 경험을 AI에게 구체적으로 설명하고, 나온 결과를 다시 현장에 맞추는 과정이었습니다.
대표적인 작업은 사업계획에서 준비와 보고까지 이어지는 흐름을 정리한 것입니다. 우선 지도사가 사업의 목적과 청소년에게 기대하는 변화를 생각하고, 청소년의 의견이나 이전 활동 기록 등 근거를 확인하도록 했습니다.
다음으로 예산·인력·일정·장소와 기관 규정에 비추어 실행 가능성을 살피고, 핵심 계획과 역할을 합의한 뒤 세부 운영을 준비하는 순서로 안내를 다듬었습니다. 확인되지 않은 가격이나 조건은 확정된 사실과 구분하도록 했습니다.
이 생각을 계획서·결과보고서 서식, 사업 준비 도우미, 예산과 문서 내용 점검, 업무분장표, 회의·보고용 한 쪽 요약 등으로 구체화했습니다. AI가 제시한 문장을 그대로 채우기보다, 무엇을 왜 하는지와 어떤 선택이 필요한지를 지도사가 판단하고 동료와 공유할 수 있는 형태로 만드는 데 집중했습니다.
한 번 만든 뒤 끝내지 않고, 빠진 조건과 과도한 요구를 찾아 다시 고치는 과정을 반복했습니다.
이 기준은 실제 서류 피드백에도 적용했습니다. 마을알리기, 청소년국제교류, 11월 이벤트 등 사업계획을 검토하고, 각각 ‘중대 수정사항’과 ‘권고 보완사항’을 나눈 검토의견서 파일을 만들었습니다. 검토 절차에는 지적하기 전 원문 재확인과 숫자 재계산을 넣었습니다. 예산 산식과 일정, 안전계획, 개인정보·동의 절차에서 담당자가 다시 확인할 부분을 정리했습니다. 검토 화면에는 이전에 지적한 식비 항목의 수정 여부를 다시 살피고, SNS 게시 동의 등 남은 보완사항을 구분한 기록도 남아 있습니다. AI의 지적은 담당자가 원문과 실제 조건을 확인할 출발점으로 삼았습니다.
3. 만들어진 결과와 현재의 변화
산출물은 청소년사업 운영 문서작성 스타터킷입니다. 제가 일하는 청소년자유공간의 맥락을 담은 ‘쉼표판’과 다른 기관이 자체 상황에 맞춰 사용할 수 있도록 한 ‘보편판’을 나누었습니다. 기관마다 규정과 서식, 업무 방식이 다르므로 한 기관의 내용을 모든 곳의 정답처럼 적용하지 않기 위해서입니다. 한글 중심의 현장 사용을 고려한 문서 서식과 Word 보조 출력, 사용 안내와 사례별 검토 자료도 함께 정리했습니다.
관련 업무인 청소년 체험 활동 참가 신청 과정에서도 AI와 함께 불편한 절차를 바꿨습니다. 보호자가 아이마다 한 번씩 모든 정보를 입력하여 신청하던 방식을 한 번에 여러 자녀를 입력할 수 있는 신청폼으로 개선했습니다. 또 신청폼의 내용을 AI로 분석해 담당자가 편하게 확인할 수 있도록 정리했습니다.
특히, 경험이 없으면 진행하기 어려운 계약 업무를 어려워하는 신입직원을 위해 계약 안내 도우미도 만들었습니다. 계약 종류·금액·일정 등의 질문에 답하면 필요한 서류와 할 일의 순서를 살펴보고, 단계별 설명과 체크리스트, 작성 예시를 참고해 준비하도록 구성했습니다. 기관 규정과 지침의 근거를 함께 표시하고 계약담당 부서에 확인할 항목도 구분해, 처음 맡은 업무에서 무엇을 왜 확인해야 하는지 알 수 있도록 했습니다. 업무가 달라도 담당자가 막히는 지점을 찾아, 반복해서 쓸 수 있는 안내와 도구로 정리한다는 방식은 같았습니다.
현장에서는 문서 작성 시간이 확연히 줄었다고 체감하고 있습니다. 30분~1시간 걸릴 업무가5분에서 10분으로 줄어들었습니다.(현장체감기준) 실제 업무에서 편리해진 부분이 나타나고 있습니다. 적용을 이어 가면서 어떤 작업이 줄었는지, 어느 부분은 여전히 번거로운지 기록하고 개선하려고 합니다.
4. 현장의 노하우와 경험으로 고친 부분과 책임 있는 활용
첫째, AI의 제안에 근거와 적용 범위를 따졌습니다. 검토 기준을 만들면서 법령·편람·기관 규정과 도구가 권하는 사항을 구분하고, 확인된 근거가 없는 내용을 일률적인 필수 조건으로 만들지 않도록 했습니다. 원문이나 실제 상황으로 확인하지 못한 값은 ‘확인 필요’로 남기도록 했습니다. 최종 확인과 책임은 담당자에게 있습니다. 실제로 쉼표가 청소년수련시설이 아니라는 현장 맥락을 제가 바로잡으면서, 쉼표판에는 청소년수련시설 종합평가 편람 지표를 연결하지 않도록 수정했습니다. 다른 기관에 필요한 기준은 그 기관의 시설 유형과 원문, 적용 시점을 확인해야 합니다. AI가 그럴듯한 기준을 제시하더라도 적용 대상을 사람이 확인하는 과정이 중요하다는 경험이었습니다.
둘째, 편리한 기능이 새 업무를 만들지 않도록 조정했습니다. 성장 기록은 지도사가 청소년과 대화하거나 곁에서 지켜보며 발견한 모습을 짧게 남길 수 있도록 하고, 서사 기능은 선택해서 쓰도록 했습니다. 성장을 정해진 점수나 순위로 평가하지 않고, 기존 틀에 담기지 않는 변화도 기록할 수 있게 했습니다. 기록을 많이 남기게 하는 경쟁이나 의무 사용을 원하지 않았습니다.
셋째, 청소년의 정보를 다루는 만큼 개인정보와 공개 범위를 별도로 살폈습니다. 별칭 중심의 기록, 공개용 자료의 추가 비식별 처리, 동의가 확인된 이야기만 활용하는 방향으로 설계했습니다. 다만 별칭만 쓴다고 모든 식별 위험이 없어지는 것은 아닙니다. 실제 운영에서는 기관의 개인정보 지침, 보관과 전달 방식, 공개 동의 범위를 확인해야 합니다. 첨부되는 설명과 증빙에도 실제 청소년의 이름·사진·연락처나 개인별 기록은 넣지 않고, 기능을 보여 주는 예시와 제작·수정 과정 중심으로 제시하려고 합니다.
5. 다른 현장에서도 따라 할 수 있는 방법
다른 지도사도 자신의 반복 업무 하나에서 시작할 수 있습니다. 먼저 그 업무의 목적, 현재 사용하는 서식, 자주 빠뜨리는 조건을 적습니다. 개인정보를 제외한 예시로 AI에게 초안을 요청하고, 기관의 실제 규정과 현장 조건을 대조해 수정합니다. 그 다음 담당자가 선택해야 할 부분을 남긴 채 반복해서 쓸 수 있는 양식과 안내로 정리하고, 실제 사용에서 막히는 부분을 다시 고칩니다.
이를테면 사업계획서 하나를 대상으로 목적과 활동이 맞는지, 필요한 자원은 확보할 수 있는지, 동료에게 무엇을 부탁해야 하는지 점검하는 것부터 따라 할 수 있습니다. 제 도구의 기능을 모두 가져가는 것보다 자기 기관에 필요한 부분을 골라 적용하는 편이 중요합니다. 사용하지 않는 이유나 오히려 번거로워진 부분도 개선의 근거로 삼아야 합니다.
저는 이용 인원 같은 실적과 함께, 지도사와 청소년이 만나며 만들어 간 이야기도 남기고 싶습니다. AI와 함께 만든 스타터킷이 반복 행정업무의 부담을 덜고, 지도사가 자신의 생각으로 일을 이끌며 청소년의 변화를 놓치지 않도록 돕는 도구가 되기를 바랍니다. 그 가능성을 실제 사용과 기록으로 차근차근 확인해 나가겠습니다.
저는 청소년 현장에서 일하며 사업계획을 세우고, 예산과 준비사항을 확인하고, 운영 결과를 보고하는 일을 해 왔습니다. 이 과정에서는 문서 한 장을 잘 쓰는 것만큼이나 목적과 활동이 맞는지, 예산과 인력으로 실제 운영할 수 있는지, 빠진 준비가 없는지 살피는 일이 중요합니다. 앞에서 확인하지 못한 조건이 뒤늦게 드러나면 계획과 문서를 다시 고쳐야 합니다.
무엇보다 관리해야 하는 시설이 파주시 전역의 7개의 청소년자유공간(쉼표)으로 늘어나면서 AI를 꼭 활용해야 겠다는 생각이 들었습니다.
제가 스타터킷을 만든 핵심은 두 가지입니다. 최대한 시행착오를 줄이는 것, 그리고 지도사가 생각하면서 주도해 나가는 것입니다.
현장에서 필요하다고 느낀 도구를 만들고 다듬었습니다. 행정업무를 수월하게 하는 것이 출발점이지만, 그 여유가 청소년을 만나고 대화하며 성장해 나가는 변화를 발견하는 시간으로 이어지기를 바랐습니다.
2. 어떤 AI를 어떻게 활용했는지
그록봇과 ChatGPT를 활용해 현장의 요구를 정리하고, 문서와 화면의 구조를 설계하고, 코드와 사용 안내를 만들고 검토했습니다. 제가 필요한 업무와 판단 기준을 설명하면 AI가 구현안이나 검토 의견을 제시하고, 저는 실제 업무에 맞는지 확인하며 수정 방향을 정했습니다. 제 경험을 AI에게 구체적으로 설명하고, 나온 결과를 다시 현장에 맞추는 과정이었습니다.
대표적인 작업은 사업계획에서 준비와 보고까지 이어지는 흐름을 정리한 것입니다. 우선 지도사가 사업의 목적과 청소년에게 기대하는 변화를 생각하고, 청소년의 의견이나 이전 활동 기록 등 근거를 확인하도록 했습니다.
다음으로 예산·인력·일정·장소와 기관 규정에 비추어 실행 가능성을 살피고, 핵심 계획과 역할을 합의한 뒤 세부 운영을 준비하는 순서로 안내를 다듬었습니다. 확인되지 않은 가격이나 조건은 확정된 사실과 구분하도록 했습니다.
이 생각을 계획서·결과보고서 서식, 사업 준비 도우미, 예산과 문서 내용 점검, 업무분장표, 회의·보고용 한 쪽 요약 등으로 구체화했습니다. AI가 제시한 문장을 그대로 채우기보다, 무엇을 왜 하는지와 어떤 선택이 필요한지를 지도사가 판단하고 동료와 공유할 수 있는 형태로 만드는 데 집중했습니다.
한 번 만든 뒤 끝내지 않고, 빠진 조건과 과도한 요구를 찾아 다시 고치는 과정을 반복했습니다.
이 기준은 실제 서류 피드백에도 적용했습니다. 마을알리기, 청소년국제교류, 11월 이벤트 등 사업계획을 검토하고, 각각 ‘중대 수정사항’과 ‘권고 보완사항’을 나눈 검토의견서 파일을 만들었습니다. 검토 절차에는 지적하기 전 원문 재확인과 숫자 재계산을 넣었습니다. 예산 산식과 일정, 안전계획, 개인정보·동의 절차에서 담당자가 다시 확인할 부분을 정리했습니다. 검토 화면에는 이전에 지적한 식비 항목의 수정 여부를 다시 살피고, SNS 게시 동의 등 남은 보완사항을 구분한 기록도 남아 있습니다. AI의 지적은 담당자가 원문과 실제 조건을 확인할 출발점으로 삼았습니다.
3. 만들어진 결과와 현재의 변화
산출물은 청소년사업 운영 문서작성 스타터킷입니다. 제가 일하는 청소년자유공간의 맥락을 담은 ‘쉼표판’과 다른 기관이 자체 상황에 맞춰 사용할 수 있도록 한 ‘보편판’을 나누었습니다. 기관마다 규정과 서식, 업무 방식이 다르므로 한 기관의 내용을 모든 곳의 정답처럼 적용하지 않기 위해서입니다. 한글 중심의 현장 사용을 고려한 문서 서식과 Word 보조 출력, 사용 안내와 사례별 검토 자료도 함께 정리했습니다.
관련 업무인 청소년 체험 활동 참가 신청 과정에서도 AI와 함께 불편한 절차를 바꿨습니다. 보호자가 아이마다 한 번씩 모든 정보를 입력하여 신청하던 방식을 한 번에 여러 자녀를 입력할 수 있는 신청폼으로 개선했습니다. 또 신청폼의 내용을 AI로 분석해 담당자가 편하게 확인할 수 있도록 정리했습니다.
특히, 경험이 없으면 진행하기 어려운 계약 업무를 어려워하는 신입직원을 위해 계약 안내 도우미도 만들었습니다. 계약 종류·금액·일정 등의 질문에 답하면 필요한 서류와 할 일의 순서를 살펴보고, 단계별 설명과 체크리스트, 작성 예시를 참고해 준비하도록 구성했습니다. 기관 규정과 지침의 근거를 함께 표시하고 계약담당 부서에 확인할 항목도 구분해, 처음 맡은 업무에서 무엇을 왜 확인해야 하는지 알 수 있도록 했습니다. 업무가 달라도 담당자가 막히는 지점을 찾아, 반복해서 쓸 수 있는 안내와 도구로 정리한다는 방식은 같았습니다.
현장에서는 문서 작성 시간이 확연히 줄었다고 체감하고 있습니다. 30분~1시간 걸릴 업무가5분에서 10분으로 줄어들었습니다.(현장체감기준) 실제 업무에서 편리해진 부분이 나타나고 있습니다. 적용을 이어 가면서 어떤 작업이 줄었는지, 어느 부분은 여전히 번거로운지 기록하고 개선하려고 합니다.
4. 현장의 노하우와 경험으로 고친 부분과 책임 있는 활용
첫째, AI의 제안에 근거와 적용 범위를 따졌습니다. 검토 기준을 만들면서 법령·편람·기관 규정과 도구가 권하는 사항을 구분하고, 확인된 근거가 없는 내용을 일률적인 필수 조건으로 만들지 않도록 했습니다. 원문이나 실제 상황으로 확인하지 못한 값은 ‘확인 필요’로 남기도록 했습니다. 최종 확인과 책임은 담당자에게 있습니다. 실제로 쉼표가 청소년수련시설이 아니라는 현장 맥락을 제가 바로잡으면서, 쉼표판에는 청소년수련시설 종합평가 편람 지표를 연결하지 않도록 수정했습니다. 다른 기관에 필요한 기준은 그 기관의 시설 유형과 원문, 적용 시점을 확인해야 합니다. AI가 그럴듯한 기준을 제시하더라도 적용 대상을 사람이 확인하는 과정이 중요하다는 경험이었습니다.
둘째, 편리한 기능이 새 업무를 만들지 않도록 조정했습니다. 성장 기록은 지도사가 청소년과 대화하거나 곁에서 지켜보며 발견한 모습을 짧게 남길 수 있도록 하고, 서사 기능은 선택해서 쓰도록 했습니다. 성장을 정해진 점수나 순위로 평가하지 않고, 기존 틀에 담기지 않는 변화도 기록할 수 있게 했습니다. 기록을 많이 남기게 하는 경쟁이나 의무 사용을 원하지 않았습니다.
셋째, 청소년의 정보를 다루는 만큼 개인정보와 공개 범위를 별도로 살폈습니다. 별칭 중심의 기록, 공개용 자료의 추가 비식별 처리, 동의가 확인된 이야기만 활용하는 방향으로 설계했습니다. 다만 별칭만 쓴다고 모든 식별 위험이 없어지는 것은 아닙니다. 실제 운영에서는 기관의 개인정보 지침, 보관과 전달 방식, 공개 동의 범위를 확인해야 합니다. 첨부되는 설명과 증빙에도 실제 청소년의 이름·사진·연락처나 개인별 기록은 넣지 않고, 기능을 보여 주는 예시와 제작·수정 과정 중심으로 제시하려고 합니다.
5. 다른 현장에서도 따라 할 수 있는 방법
다른 지도사도 자신의 반복 업무 하나에서 시작할 수 있습니다. 먼저 그 업무의 목적, 현재 사용하는 서식, 자주 빠뜨리는 조건을 적습니다. 개인정보를 제외한 예시로 AI에게 초안을 요청하고, 기관의 실제 규정과 현장 조건을 대조해 수정합니다. 그 다음 담당자가 선택해야 할 부분을 남긴 채 반복해서 쓸 수 있는 양식과 안내로 정리하고, 실제 사용에서 막히는 부분을 다시 고칩니다.
이를테면 사업계획서 하나를 대상으로 목적과 활동이 맞는지, 필요한 자원은 확보할 수 있는지, 동료에게 무엇을 부탁해야 하는지 점검하는 것부터 따라 할 수 있습니다. 제 도구의 기능을 모두 가져가는 것보다 자기 기관에 필요한 부분을 골라 적용하는 편이 중요합니다. 사용하지 않는 이유나 오히려 번거로워진 부분도 개선의 근거로 삼아야 합니다.
저는 이용 인원 같은 실적과 함께, 지도사와 청소년이 만나며 만들어 간 이야기도 남기고 싶습니다. AI와 함께 만든 스타터킷이 반복 행정업무의 부담을 덜고, 지도사가 자신의 생각으로 일을 이끌며 청소년의 변화를 놓치지 않도록 돕는 도구가 되기를 바랍니다. 그 가능성을 실제 사용과 기록으로 차근차근 확인해 나가겠습니다.
