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업무 생산성 개선을 위한 AI 활용
학교 예산 업무 경감 및 협업을 위한 웹앱 [예감데이] 구축
학교 예산 업무 경감 및 자동화를 위한 웹앱[예감데이: 예산의 감을 잡는 기분 좋은날] 구축
🤖 활용 AI 도구
챗지피티(코덱스)
① 어떤 상황에서 AI를 활용했나요?
학교예산 업무는 성립전예산 요구서 작성, 본예산·추경예산 편성, 결산설명서 작성 등 반복적인 엑셀 가공과 문서작성 업무가 많고, 신규 담당자는 복잡한 예산편성 절차와 지침을 익히는 데 어려움이 있습니다.
이러한 행정업무의 비효율을 개선하고 예산담당자의 업무부담을 줄이기 위해 AI(챗지피티)를 활용하였습니다. 특히 개인의 업무 효율화에 그치지 않고, 학교 구성원 누구나 설치 없이 쉽게 활용할 수 있는 학교예산 업무지원 웹앱 「예감(YEGAM)데이」을 직접 구축하여 업무 자동화와 예산학습을 함께 지원하고자 하였습니다.
② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?
생성형 AI를 개발 보조도구로 활용하여 학교예산 업무의 처리 절차를 분석하고, 업무별 자동화 기능을 설계·구현하였습니다.
• 예산업무 자동화:AI를 활용한 코드 작성 및 기능 개선을 통해 성립전예산 요구서와 기안문 자동 생성, 본예산·추경예산 기초자료 작성, 결산·예산안건설명서 자동 생성, 업무추진비 편성비율 확인 기능 등을 구현하였습니다.
• 예산학습 지원:NotebookLM을 활용하여 예산편성 지침과 관련 자료에 근거한 질의응답 서비스를 제공하고, 생성형 AI로 예산 웹툰 및 홍보영상을 제작하여 어려운 예산업무를 쉽게 이해하도록 구성하였습니다.
• 재정데이터 분석:학교별 공개 재정자료를 수집·가공·분석하여 예산편성 및 재정현황 파악에 활용할 수 있는 기능을 개발하였습니다.
이러한 기능을 하나의 웹앱으로 통합하여 예산업무 처리부터 학습, 자료 검색까지 한곳에서 이용할 수 있도록 하였습니다.
③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?
반복적인 예산업무를 자동화하고, 신규 담당자도 쉽게 활용할 수 있는 업무지원 환경을 마련하였습니다.
대표적으로 학교운영위원회 예산·결산 안건설명서 작성시간을 기존 약 20분에서 2분으로 단축하여 약 90%의 시간을 절감할 수 있도록 하였습니다. 또한 성립전예산 기안문과 본예산·추경예산 기초자료를 자동 생성하여 반복적인 문서작성 및 엑셀 편집 부담을 줄이고, 예산편성 과정에서 발생할 수 있는 누락과 오류를 예방하도록 지원하였습니다.
아울러 NotebookLM 기반 질의응답, AI 웹툰, 동영상 등 다양한 학습콘텐츠를 제공하여 신규 담당자가 예산업무를 스스로 학습할 수 있는 기반을 마련하였습니다.
특히 개인이 활용하던 AI의 효율성을 여러 학교의 담당자가 함께 활용할 수 있는 웹서비스로 확장했습니다.
④ 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?
가장 큰 특징은 AI를 단순한 질문·답변이나 문서작성 도구로 사용하는 데 그치지 않고, 실제 학교예산 업무를 처리하는 디지털 플랫폼으로 구현했습니다.
실무 경험을 바탕으로 예산업무의 반복 작업과 신규 담당자의 어려움을 직접 분석하고, AI를 활용해 필요한 기능을 하나씩 개발하였습니다.
특히 다음과 같은 방식으로 실용성을 높였습니다.
• 현장 중심 설계:실제 예산업무 절차와 에듀파인 자료 형식을 반영하여 별도의 복잡한 자료 변환 없이 활용하도록 구성
• 업무·학습 통합:예산 자동화 기능과 AI 질의응답, 웹툰, 동영상 등을 결합하여 업무처리와 자기주도 학습을 동시에 지원
• 접근성 강화:별도의 프로그램 설치 없이 웹브라우저에서 누구나 사용할 수 있도록 구축
• 보안 고려:로그인 및 서버 자료저장 없이 운영하고, 브라우저 임시저장 기능 등을 활용하여 자료 관리 부담을 최소화
즉, 실무자가 직접 업무의 문제를 찾고, AI를 개발 파트너로 활용하여 해결책을 구현한 것이 차별화된 활용 방식입니다.
⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?
별도의 프로그램 설치나 전문적인 개발 지식이 없어도 구축된 웹앱을 통해 누구나 주요 기능을 활용할 수 있습니다.
학교예산 업무지원 플랫폼 「예감(YEGAM)데이」 https://yegamday.vercel.app/ 사용자는 웹앱에 접속하여 성립전예산 요구서를 작성하거나 에듀파인에서 내려받은 예산·결산 엑셀파일을 업로드하는 것만으로 기초자료와 설명서 등을 자동 생성할 수 있습니다. 또한 예산 관련 지침 검색, AI 질의응답, 웹툰 등 학습콘텐츠도 자유롭게 이용할 수 있습니다.
다른 학교에서도 동일한 방식으로 활용할 수 있으며, 생성형 AI를 활용한 업무 자동화 개발 방식은 지출·급여·세입 등 다른 학교회계 업무로도 확대 적용할 수 있습니다.
앞으로도 사용자 의견과 실제 업무 사례를 반영하여 기능을 지속적으로 개선하고, AI를 활용한 업무 혁신 성과가 개인을 넘어 학교 현장 전체로 확산될 수 있도록발전시켜 나갈 계획입니다.
학교예산 업무는 성립전예산 요구서 작성, 본예산·추경예산 편성, 결산설명서 작성 등 반복적인 엑셀 가공과 문서작성 업무가 많고, 신규 담당자는 복잡한 예산편성 절차와 지침을 익히는 데 어려움이 있습니다.
이러한 행정업무의 비효율을 개선하고 예산담당자의 업무부담을 줄이기 위해 AI(챗지피티)를 활용하였습니다. 특히 개인의 업무 효율화에 그치지 않고, 학교 구성원 누구나 설치 없이 쉽게 활용할 수 있는 학교예산 업무지원 웹앱 「예감(YEGAM)데이」을 직접 구축하여 업무 자동화와 예산학습을 함께 지원하고자 하였습니다.
② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?
생성형 AI를 개발 보조도구로 활용하여 학교예산 업무의 처리 절차를 분석하고, 업무별 자동화 기능을 설계·구현하였습니다.
• 예산업무 자동화:AI를 활용한 코드 작성 및 기능 개선을 통해 성립전예산 요구서와 기안문 자동 생성, 본예산·추경예산 기초자료 작성, 결산·예산안건설명서 자동 생성, 업무추진비 편성비율 확인 기능 등을 구현하였습니다.
• 예산학습 지원:NotebookLM을 활용하여 예산편성 지침과 관련 자료에 근거한 질의응답 서비스를 제공하고, 생성형 AI로 예산 웹툰 및 홍보영상을 제작하여 어려운 예산업무를 쉽게 이해하도록 구성하였습니다.
• 재정데이터 분석:학교별 공개 재정자료를 수집·가공·분석하여 예산편성 및 재정현황 파악에 활용할 수 있는 기능을 개발하였습니다.
이러한 기능을 하나의 웹앱으로 통합하여 예산업무 처리부터 학습, 자료 검색까지 한곳에서 이용할 수 있도록 하였습니다.
③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?
반복적인 예산업무를 자동화하고, 신규 담당자도 쉽게 활용할 수 있는 업무지원 환경을 마련하였습니다.
대표적으로 학교운영위원회 예산·결산 안건설명서 작성시간을 기존 약 20분에서 2분으로 단축하여 약 90%의 시간을 절감할 수 있도록 하였습니다. 또한 성립전예산 기안문과 본예산·추경예산 기초자료를 자동 생성하여 반복적인 문서작성 및 엑셀 편집 부담을 줄이고, 예산편성 과정에서 발생할 수 있는 누락과 오류를 예방하도록 지원하였습니다.
아울러 NotebookLM 기반 질의응답, AI 웹툰, 동영상 등 다양한 학습콘텐츠를 제공하여 신규 담당자가 예산업무를 스스로 학습할 수 있는 기반을 마련하였습니다.
특히 개인이 활용하던 AI의 효율성을 여러 학교의 담당자가 함께 활용할 수 있는 웹서비스로 확장했습니다.
④ 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?
가장 큰 특징은 AI를 단순한 질문·답변이나 문서작성 도구로 사용하는 데 그치지 않고, 실제 학교예산 업무를 처리하는 디지털 플랫폼으로 구현했습니다.
실무 경험을 바탕으로 예산업무의 반복 작업과 신규 담당자의 어려움을 직접 분석하고, AI를 활용해 필요한 기능을 하나씩 개발하였습니다.
특히 다음과 같은 방식으로 실용성을 높였습니다.
• 현장 중심 설계:실제 예산업무 절차와 에듀파인 자료 형식을 반영하여 별도의 복잡한 자료 변환 없이 활용하도록 구성
• 업무·학습 통합:예산 자동화 기능과 AI 질의응답, 웹툰, 동영상 등을 결합하여 업무처리와 자기주도 학습을 동시에 지원
• 접근성 강화:별도의 프로그램 설치 없이 웹브라우저에서 누구나 사용할 수 있도록 구축
• 보안 고려:로그인 및 서버 자료저장 없이 운영하고, 브라우저 임시저장 기능 등을 활용하여 자료 관리 부담을 최소화
즉, 실무자가 직접 업무의 문제를 찾고, AI를 개발 파트너로 활용하여 해결책을 구현한 것이 차별화된 활용 방식입니다.
⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?
별도의 프로그램 설치나 전문적인 개발 지식이 없어도 구축된 웹앱을 통해 누구나 주요 기능을 활용할 수 있습니다.
학교예산 업무지원 플랫폼 「예감(YEGAM)데이」 https://yegamday.vercel.app/ 사용자는 웹앱에 접속하여 성립전예산 요구서를 작성하거나 에듀파인에서 내려받은 예산·결산 엑셀파일을 업로드하는 것만으로 기초자료와 설명서 등을 자동 생성할 수 있습니다. 또한 예산 관련 지침 검색, AI 질의응답, 웹툰 등 학습콘텐츠도 자유롭게 이용할 수 있습니다.
다른 학교에서도 동일한 방식으로 활용할 수 있으며, 생성형 AI를 활용한 업무 자동화 개발 방식은 지출·급여·세입 등 다른 학교회계 업무로도 확대 적용할 수 있습니다.
앞으로도 사용자 의견과 실제 업무 사례를 반영하여 기능을 지속적으로 개선하고, AI를 활용한 업무 혁신 성과가 개인을 넘어 학교 현장 전체로 확산될 수 있도록발전시켜 나갈 계획입니다.
📎 첨부파일 (1)
📄 홍보영상(yegamday.vercel.app).mp4
