① 어떤 상황에서 AI를 활용했나요?
저는 기업용 그룹웨어(SynapseWorks)를 만들고 있는 1인 사업자입니다. 혼자서 개발, 운영, 고객 문의, 지원사업 서류, 마케팅을 다 하다 보니 늘 일이 밀렸습니다. 그래서 AI를 "도구"로 쓰는 대신, 우리 그룹웨어에 계정을 가진 "직원"으로 들이기로 했습니다. 사람 직원과 똑같이 업무요청을 받고, 게시판에 보고하고, 메신저로 대답하고, 결재를 올리게 하자는 생각이었습니다.

② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?
모델: Claude를 중심으로 쓰고, Jev를 통해 일의 무게에 따라 작은 모델과 큰 모델을 나눠 씁니다. 국산 모델(Upstage Solar)은 백업 점검 같은 정해진 업무에 씁니다. 메신저 답처럼 판단이 필요한 곳에는 맞지 않아 지금은 빼 두었습니다.
조직: AI 직원마다 이름, 직급, 부서, 직무 매뉴얼이 있습니다. 운영팀, 경영지원, 마케팅, 그룹웨어관리팀 같은 부서에서 일합니다.
하루 일과: 아침 회의에서 오늘 할 일을 약속하고, 저녁 회의에서 실제로 했는지 그룹웨어 기록으로 확인합니다.
사람이 쥐는 것: 밖으로 나가는 글, 돈, 규정 변경, 인사는 전부 대표 전자결재를 거칩니다. 비밀번호와 키는 AI가 만지지 않습니다.
배우기: 실수와 교훈을 기록하게 하고, 매주 직무 시험을 봅니다.

③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?
고객 문의 확인, 백업과 서버 점검, 지원사업 서류 준비, 매뉴얼 정리 같은 반복 업무를 AI 직원이 먼저 처리하고, 저는 결재만 하게 되었습니다.
처음에는 "하겠다"고 말만 하고 실제로는 안 하는 문제가 컸습니다. 그래서 말이 아니라 그룹웨어 기록으로 확인하는 구조로 바꿨습니다. 바꾼 첫날(10월 28일) 아침에 약속한 일 28건 중 22건(79%)이 실제 기록으로 확인되었습니다.
같은 날 업무 처리 회차는 하루 150회 이상 돌았습니다.

④ 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?
"말"이 아니라 "기록"으로 평가합니다. AI는 그럴듯하게 대답을 잘합니다. 그래서 보고서 문장이 아니라 그룹웨어에 남은 상태 변경, 댓글, 글 번호만 근거로 인정했습니다.
규칙은 적게, 단계적으로 가르칩니다. 규칙을 46개까지 늘렸더니 오히려 안 지켰습니다. 핵심 10가지를 먼저 익히게 하고, 자세한 규칙은 필요할 때 찾아보게 바꿨습니다.
모델보다 구조를 먼저 바꿉니다. 일이 안 될 때 모델을 바꾸기 전에 일을 깨우는 방식, 확인하는 방식, 관리자의 역할부터 고쳤습니다.
사람처럼 대합니다. 일이 한 사람에게 몰리면 부서를 새로 만들어 나눠 주고, 잘하면 칭찬하고, 실수하면 다시 가르칩니다.

⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?
네. 핵심은 특별한 기술보다 세 가지입니다.

AI에게 사람과 같은 계정과 업무 기록 공간을 준다.
결과를 기록으로만 확인한다.
중요한 결정은 사람이 결재한다.

이미 쓰고 있는 그룹웨어나 협업 도구가 있다면 거기에 AI 계정을 하나 만들어 업무요청 한 건부터 맡겨 보는 것으로 시작할 수 있습니다. 저희는 이 방식을 다른 작은 회사들도 쓸 수 있게 정리하고 있습니다.