① 어떤 상황에서 AI를 활용했나요?

학교법인에서 회의 관련 업무를 담당하던 시절에는 과거 회의자료와 진행 시나리오를 참고해 내용을 일일이 수정하고, 회의가 끝나면 다시 회의록을 작성했다. 기존 양식을 활용하더라도 대부분의 작업을 직접 해야 했고, 회의록 역시 필수적인 진행 사항을 정리하는 데 집중할 수밖에 없었다.

이후 고등학교 학교운영위원회 업무를 새롭게 맡으면서 같은 고민을 마주했다. 회의자료와 진행 시나리오를 준비하는 것은 물론, 회의 중 위원들이 실제로 어떤 의견을 제시했고 어떤 과정을 거쳐 의결했는지까지 정확하게 기록해야 했다.

단순히 문서 작성 시간을 줄이는 것을 넘어, 실제 논의 내용을 충실하게 담은 회의록을 만들고 싶었다. 그래서 ChatGPT와 삼성 갤럭시 스마트폰의 음성 녹음·텍스트 변환 기능을 함께 활용하기 시작했다.

② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?

내가 활용하는 방식은 '회의 준비 → 실제 발언 기록 → AI 회의록 작성 → 검토 및 수정'으로 이어진다.

첫째, 회의 전에는 과거 학교운영위원회 회의자료와 새로운 안건의 내용을 ChatGPT에 참고자료로 제공한다. 기존 문서의 형식과 구성에 맞춰 회의자료와 진행 시나리오의 초안을 작성하도록 요청하고, 실제 회의에 맞게 내용을 수정한다.

둘째, 회의 당일에는 삼성 갤럭시 스마트폰으로 업무상 공식 녹음을 진행한다. 녹음하면서 누가 어떤 안건에서 발언했는지 별도의 노트에 간략하게 기록한다.

셋째, 회의가 끝나면 갤럭시의 음성 텍스트 변환 기능으로 녹음 내용을 글자로 변환한다. 변환된 텍스트와 회의자료를 활용해 ChatGPT에 안건별 발언과 질의응답, 심의 과정을 정리하도록 요청한다.

넷째, AI가 만든 회의록을 그대로 사용하지 않는다. 내가 직접 수정한 문단을 기준으로 나머지 안건도 같은 형식과 표현 수준으로 정리하도록 요청한다. 실제로 '내가 수정한 부분의 문단 구성과 작성 방식을 검토하고, 나머지 안건도 동일한 방식으로 바로 복사해 사용할 수 있도록 작성해 달라'는 취지의 프롬프트를 활용했다.

마지막으로 완성된 회의록을 다시 ChatGPT에 검토받고, 회의자료와 전사 내용, 직접 작성한 메모를 대조해 사실관계와 의결 표현을 확인한다.

③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?

가장 크게 체감한 변화는 업무의 부담이 줄어들면서 회의록의 내용은 오히려 더 풍부해졌다는 점이다.

과거에는 기존 문서의 내용을 일일이 옮기고 수정하는 데 많은 노력이 필요했다. 이제는 기존 자료를 바탕으로 초안을 만들고, 그 시간과 노력을 실제 논의 내용을 검토하고 보완하는 데 활용할 수 있다.

특히 녹음 내용을 텍스트로 변환해 활용하면서 회의 당시의 질문과 답변, 의견을 더 충실하게 반영할 수 있게 됐다. 예전에는 필수적인 사항을 빠뜨리지 않는 데 집중했다면, 지금은 실제로 어떤 논의가 이루어졌는지까지 담을 수 있다는 점에서 결과물의 완성도가 높아졌다고 느낀다.

처음 맡은 학교운영위원회 업무에 대한 부담도 크게 줄었다. 작성한 자료를 AI에 다시 검토받고 수정하면서 문서의 구성을 더욱 탄탄하게 다듬을 수 있었고, 새로운 업무에도 자신감을 갖게 됐다.

정확한 시간 단축률을 측정한 것은 아니지만, 반복적인 문서 작성의 부담이 줄고 실제 발언 내용을 확인하는 데 더 집중할 수 있게 된 것은 분명한 변화다.

④ 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?

나만의 핵심은 'AI에게 기록을 맡기되, 누가 무엇을 말했는지는 사람이 책임진다'는 것이다.

갤럭시의 텍스트 변환 기능은 발언 내용을 정리하는 데 유용하지만, 변환된 텍스트만으로 실제 발언자를 정확히 구분하기는 어렵다. 그래서 녹음과 동시에 발언자의 이름과 안건, 주요 발언 순서를 간략하게 메모한다.

이 메모는 AI가 정리한 내용을 실제 회의 상황과 연결하는 중요한 기준이 된다. AI가 문장을 자연스럽게 만들었다고 해서 실제 발언과 일치한다고 단정하지도 않는다.

또한 회의자료와 실제 발언을 구분하고, 의결 결과와 발언자 정보는 사람이 최종 확인한다. AI가 만든 초안을 다시 AI로 검토받더라도 그 결과만으로 정확성이 보장되는 것은 아니기 때문이다.

학교 회의자료에는 개인정보와 내부정보가 포함될 수 있다는 점도 중요하다. 따라서 외부 AI 서비스에 제공하는 자료의 범위와 학교의 정보보호 기준을 확인해야 하며, 공모전 증빙자료에는 공개 가능한 부분만 사용하고 식별정보를 제거하는 방식으로 준비한다.

결국 내 방식은 AI의 빠른 문서 정리 능력과 사람의 현장 판단을 결합하는 것이다.

⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?

특별한 프로그램을 개발하거나 복잡한 자동화 시스템을 구축할 필요는 없다. 기존 회의자료, 녹음과 텍스트 변환이 가능한 스마트폰, ChatGPT만으로도 비슷한 방식의 업무 개선을 시도할 수 있다.

먼저 과거 회의자료와 현재 안건으로 회의 진행자료의 초안을 만든다. 회의에서는 허용된 범위에서 녹음하고 발언자와 핵심 내용을 간단히 메모한다. 이후 음성을 텍스트로 변환한 다음, 공개·처리가 허용된 자료를 AI에 제공해 회의록 초안을 작성한다. 마지막으로 실제 자료와 대조하고 반복 검토해 최종본을 완성한다.

이 방법은 학교운영위원회뿐 아니라 기관의 회의, 직장 내 업무협의, 각종 회의록 작성에도 응용할 수 있다. 다만 각 기관의 녹음·정보보호 규정을 준수하고, 실제 발언과 의결 내용의 정확성을 사람이 최종 확인해야 한다.

AI를 사용하면서 깨달은 것은 좋은 회의록을 만드는 일이 단순히 문서를 빠르게 작성하는 일이 아니라는 사실이다.

사람이 회의를 진행하고, 스마트폰이 발언을 기록하며, AI가 내용을 정리하고, 사람이 그 기록의 정확성을 책임진다.

과거에는 기존 문서의 틀을 채우는 데 많은 시간을 썼다면, 지금은 그 안에 담긴 사람들의 실제 이야기를 더 충실하게 기록하는 데 집중하고 있다.