[왜 시작했나]
저는 클래식 피아노를 전공하고 레슨을 하는 1인 사업자입니다. 레슨 말고도 창작 공모, 아이디어 공모, 소상공인 지원사업처럼 도전해 볼 만한 공고가 매주 쏟아지는데, 공고를 찾고 자격을 읽고 서식을 채우는 데만 하루가 갔습니다. 마감을 놓치거나, 낸 줄 알았는데 안 낸 일도 있었습니다. 그래서 2026년 9월 말부터 AI에게 이 '사무실 일'을 나눠 맡기는 비서를 직접 만들어 쓰고 있습니다.

[무엇을 AI에게 맡겼나 — 다섯 단계]
1) 공고 모으기: 공모 집계 사이트와 기관 공지를 매일 읽어 장부에 쌓습니다. 한 달 남짓 동안 모인 공고가 3,300건이 넘습니다.
2) 걸러내기: 자격(나이·지역·업종), 상금, 마감, 그리고 'AI 사용 허용 여부'를 AI가 공고 원문에서 뽑아 표로 정리합니다. AI 사용을 금지한 공모는 따로 표시해, 그런 곳에는 AI로 만든 결과물을 내지 않습니다.
3) 초안 쓰기: 제 인적사항은 '사실표' 한 곳에만 적어 두고, AI는 거기 있는 값만 서식에 옮깁니다. 제안서·신청서 초안은 AI가 쓰되, 사실표에 없는 경력이나 수치는 만들지 않도록 규칙으로 막았습니다.
4) 제출 전 점검: 서명·날짜·동의 체크·빈칸·첨부 누락을 점검 명령 하나로 확인하고, 통과해야만 다음 단계로 갑니다.
5) 보내기와 알림: 이메일 접수는 정해진 시각에 자동 발송 대기열로 보내고, 웹 접수는 AI 브라우저 도우미가 입력까지 돕습니다. 하루 현황과 '오늘 마감·오늘 할 일'은 휴대폰 메신저(카카오톡·텔레그램)로 받고, 마감일은 구글 캘린더에 자동으로 들어갑니다.

[어떻게 나눠 맡겼나 — 'AI 팀' 구성]
AI 대화창 하나에 모든 걸 시키니 앞의 지시를 잊거나 서로 겹쳤습니다. 그래서 대화창을 역할별 '탭'으로 나눴습니다. 공고를 찾는 탭, 서류를 쓰는 탭, 디자인·영상 탭, 웹 접수 탭, 그리고 전체 현황을 보는 총괄 탭입니다. 각 탭은 일이 끝나면 보고서를 파일로 남기고, 장부에 '누가·언제·무엇을' 했는지 한 줄씩 기록합니다. 다음 날 새 대화창을 열어도 인수인계 파일만 읽으면 이어서 일할 수 있습니다.

[결과]
- 장부 기준으로 한 달 남짓 동안 제 몫으로 접수한 공모·지원사업이 190건을 넘었습니다. 혼자 손으로 하던 때는 상상하기 어려운 양입니다.
- 무엇보다 '냈는지 안 냈는지'가 장부에 남으니 마감 직전에 허둥대는 일이 줄었습니다.
- 줄어든 시간은 레슨 준비와 곡 쓰기에 씁니다. (곡 작업에는 2025년 가을부터 Suno를 쓰고 있고, 이 이야기는 생활 분야에 따로 응모했습니다.)

[실패에서 배운 점 — 그대로 공개합니다]
- AI는 '했다'고 말해도 실제로 안 된 경우가 있었습니다. 장부에는 '제출 완료'인데 보낸 메일이 없던 일도 있었습니다. 그래서 지금은 접수 화면·보낸 메일 같은 증빙이 있어야만 '완료'로 칩니다.
- 같은 공모가 장부에 두 번 들어가 이미 낸 것을 또 내려 한 적도 있습니다. 이제는 보내기 전에 제목으로 한 번 더 찾아봅니다.
- 외국 공모 메일을 AI가 한국어로 '친절하게' 바꿔 버린 일도 있었습니다. 원문을 고정하는 잠금 표시를 만들었습니다.

[사람이 끝까지 지키는 선 — 윤리·책임]
- 서명은 제가 미리 만들어 둔 서명 이미지만 쓰고, 휴대폰 본인인증·결제·신분증 제출은 AI가 하지 않습니다. 비밀번호·주민번호·계좌번호는 파일이나 대화에 적지 않습니다.
- 공모마다 AI 사용 규정을 먼저 확인하고, 허용된 곳에서도 AI를 썼다고 사실대로 적습니다. 이 글도 AI(Claude)가 제 시스템 기록을 바탕으로 초안을 쓰고, 제가 사실 여부를 확인한 글입니다.
- 인적사항 같은 개인정보는 제 컴퓨터 안의 파일에만 두고, 공개 게시물에는 넣지 않습니다.

[따라 해 보실 분께]
처음부터 큰 시스템을 만들 필요는 없습니다. ① 내 정보를 한 문서에 정리하고 ② AI에게 "이 문서에 없는 내용은 쓰지 마"라는 규칙을 주고 ③ '냈다'의 기준을 증빙으로 정하는 것, 이 세 가지만으로도 1인 사업자의 서류 시간이 크게 줄어듭니다. 결정과 책임은 사람에게, 반복과 확인은 AI에게 — 이것이 한 달 동안 제가 얻은 결론입니다.