① 어떤 상황에서 AI를 활용했나요?

저는 작은 회사를 운영하며 상담·영업·강의를 병행하는 50대 대표입니다. 챙겨야 할 일은 많았지만, 컴퓨터와 엑셀을 능숙하게 다루지 못해 업무와 자료를 정리하는 데 어려움을 겪었습니다. 계획에 맞춰 체계적으로 정리하기보다 그때그때 일을 처리하는 성향이었고, 나이가 들면서 하려던 일을 깜빡하는 불편도 느꼈습니다.

메일, 일정, 할 일, 대화와 파일이 각각 다른 곳에 있어 인터넷 창을 5~6개씩 열어 놓고 일했습니다. 그러다 다른 업무를 처리하면 원래 무엇을 하려 했는지 놓치거나, 자료가 어디 있는지 다시 찾아야 했습니다. 노션과 엑셀도 제 업무 방식에는 불편했고, 필요한 기능을 외주로 개발하기에는 비용이 부담스러웠습니다.

직접 만들어 보려고 노코드 도구인 AppSheet도 시도했지만, 영어 메뉴와 설정이 어려워 막막했습니다. 저에게 필요했던 것은 복잡한 시스템이 아니라, 우리 회사에서 자주 쓰는 기능을 한곳에 모아 업무 흐름을 잡아 주는 공간이었습니다. AI와 대화하며 이 불편을 직접 해결해 보기 시작했습니다.

② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?

ChatGPT·Claude·Gemini를 활용해 필요한 기능을 정리하고, 업무앱을 제작·수정했습니다. 프로그램이나 코딩을 잘 몰랐기 때문에 전문 용어 대신 제가 평소 쓰는 말로 상황을 설명했습니다. 무엇이 필요한지, 어디가 불편한지, 어떤 설명이 이해되지 않는지를 계속 물었습니다.

답변이 어려우면 쉽게 풀어 달라고 요청했고, 여러 작업을 한꺼번에 안내받기보다 단계별로 하나씩 처리하자고 했습니다. 만든 화면을 직접 사용해 보고, 막히거나 불편한 부분을 다시 설명하면서 메뉴와 배치를 고쳐 나갔습니다.

이 과정을 통해 Gmail 메일, Google Calendar 일정, Google Tasks 할 일을 한 페이지에서 확인하고, 완료한 일도 살펴볼 수 있도록 구성했습니다. 업무앱 오른쪽 아래에는 동료와 메시지와 자료를 주고받는 TALK를 두었습니다. 업무센터에는 업무지시, Google Drive 공유자료, 업무일지와 관련 메뉴를 모아 전달받은 일과 필요한 자료, 진행 기록을 이어서 볼 수 있게 했습니다.

앱에는 구매한 도메인을 적용해 사용하고 있으며, 하나의 공용 계정을 함께 쓰는 대신 각자 로그인하도록 구성했습니다. 로그인에는 Supabase 인증과 Google 계정 로그인을 활용했습니다. AI는 기능 정리와 제작·수정을 도왔고, Google 등 기존 서비스는 인증과 업무정보 연결에 활용했습니다. 필요한 기능을 결정하고 실제 사용에서 수정 방향을 판단하는 역할은 제가 맡았습니다.

③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?

가장 크게 달라진 점은 업무를 시작하고 다시 돌아올 곳이 생겼다는 것입니다. 이전에는 여러 창에서 메일과 일정, 할 일을 따로 확인했지만, 지금은 업무앱을 열어 오늘 확인할 내용을 먼저 살펴봅니다. 일하다 흐름을 놓쳐도 할 일과 완료 항목을 보며 무엇을 이어서 해야 하는지 다시 확인하기 쉬워졌습니다.

동료와 이야기할 때도 업무 화면 안에서 TALK를 열고, 업무센터에서 지시와 공유자료를 확인한 뒤 한 일과 남은 일을 기록하는 흐름을 만들었습니다. 상세 작업은 연결된 Google 서비스로 이어가면서, 확인을 위해 여러 화면을 찾아다니는 번거로움을 줄였습니다.

처음 앱을 만들고 익히는 데에는 많은 시간이 들었습니다. 그러나 질문하고 직접 확인하는 과정을 반복하면서 점차 익숙해졌고, 사용할수록 걸리는 시간도 줄었다고 느꼈습니다. 이는 실제 사용에서 체감한 변화이며, 별도로 측정하지 않은 시간 절감률이나 생산성 수치는 제시하지 않았습니다.

④ 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?

저만의 방법은 ‘모르는 것을 꾸미지 않고 계속 질문하는 것’입니다. 잘 만들어진 프롬프트나 템플릿이라도 그대로 가져오면 제 업무와 성향에 꼭 맞지는 않았습니다. 그래서 제가 겪는 불편과 원하는 모습을 제 말로 설명하고, 이해되지 않으면 다시 물었습니다.

“쉽게 설명해 주세요”, “한 단계씩 해 봐요”라고 요청하며 하나씩 해결했고, 실제로 사용한 뒤에는 불편한 점을 다시 이야기했습니다. 질문하고, 확인하고, 수정하는 과정이 쌓이면서 저에게 맞는 구성이 만들어졌습니다.

특히 여러 화면을 오가면 집중이 흐트러지는 제 성향을 고려해 메일·일정·할 일을 한 화면에 모으고, 대화와 업무기록도 같은 업무공간에서 이어지도록 했습니다. 기능을 많이 넣는 것보다 ‘내가 계속 사용할 수 있는가’를 기준으로 여러 배치를 시도했습니다. 기술 지식은 부족했지만, 오랫동안 일하며 쌓은 경험과 제 업무를 가장 잘 안다는 점이 중요한 재료가 되었습니다.

⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?

같은 앱을 그대로 만드는 것보다, 자신의 업무에서 반복되는 불편 하나를 고르는 것부터 시작할 수 있습니다. 자주 잊는 할 일을 한곳에서 확인하거나, 매번 찾는 자료를 모아 보는 작은 화면부터 시도하면 됩니다.

처음부터 질문을 완벽하게 정리할 필요는 없습니다. 자신의 상황과 모르는 것을 솔직하게 말하고, 이해할 수 있도록 설명해 달라고 요청한 뒤, 한 단계씩 직접 해 보는 과정이 필요합니다. 써 보니 불편한 점이 생기면 다시 설명하고 바꾸면 됩니다. 기본 기능에 익숙해진 뒤 필요한 연동과 동료 사용 기능을 차근차근 더할 수 있습니다.

다만 AI의 답변이나 만든 기능을 그대로 믿기보다 실제로 작동하는지 확인해야 합니다. 고객정보와 비공개 업무자료는 AI 입력에서 제외하고, 동료와 공유할 때에는 접근 권한과 정보 노출 범위를 확인하는 것을 활용 원칙으로 삼고자 합니다. 첨부 문서에서는 동료 이름 등 식별정보를 가리고, 실제 앱 화면과 설명용 AI 이미지를 구분했습니다.

컴퓨터가 서툴렀던 저도 끊임없이 질문하며 여기까지 왔습니다. 다른 사람의 사례는 가능성을 발견하는 참고가 되고, 나에게 맞는 변화의 출발점은 나 자신의 경험에 있습니다. 모른다는 이유로 가능성을 먼저 제한하기보다, AI와 대화를 이어 가며 자신의 일에 맞는 도구를 만들어 보셨으면 합니다.