① 어떤 상황에서 AI를 활용했나요?

저는 인테리어 회사를 운영하며 사무실과 여러 공사 현장의 업무를 함께 관리하고 있습니다. 한 건의 고객 문의가 들어오면 상담, 현장 확인, 공간 제안, 견적 작성, 계약, 공사 진행으로 이어집니다. 이 과정에서 고객 요구, 담당자, 견적 개정본, 계약 자료, 현장 기록을 서로 연결해 확인할 필요가 있었습니다. 직원이 사무실과 현장을 오가는 근무 특성도 시스템에 반영해야 했습니다.
그래서 우리 회사의 실제 업무 절차를 설명하고, ChatGPT와 Codex를 활용해 사내 업무 시스템인 BESPACE OS와 별도의 AI 렌더링·제안서 도구를 개발·개선했습니다. 여기서 OS는 회사의 업무를 통합해 관리하는 웹 시스템을 뜻합니다. 저는 필요한 업무 흐름과 판단 기준을 정하고, AI와 함께 화면과 기능을 구현한 뒤 실제 사용 과정에서 발견한 문제를 다시 수정하는 방식으로 진행했습니다.

② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?

[개발과 개선]
실무자가 쓰는 말로 기능을 설명하고 ChatGPT·Codex와 화면 구성, 코드 작성, 오류 진단, 검수 과정을 반복했습니다. 예를 들어 ‘영업건에서 견적과 계약으로 이어지게 해 달라’, ‘회의 초대와 실제 답변을 구분해 달라’, ‘고객 발송본은 수정 중인 초안과 구분해 보존해 달라’는 요구를 기능으로 구체화했습니다. 모든 기능이 생성형 AI로 판단하는 것은 아닙니다. 출퇴근 기록, 권한 검사, 견적 합계, 문서 이력 등은 시스템 규칙으로 처리하고, AI는 개발·초안·이미지 생성·자료 정리와 업무 보조에 활용했습니다.

[출퇴근과 현장 이동]
GPS 출퇴근 기능으로 등록된 사무실 또는 현장을 기준으로 출근과 퇴근을 기록할 수 있습니다. 첫 출근 때는 가까운 근무지를 찾고, 근무 중 현장을 옮길 때는 이동 시작과 도착지 인증을 구분합니다. 버튼을 놓치거나 잘못된 근무지로 기록된 경우에는 정정 요청과 승인 이력을 남깁니다. 원래 기록과 승인 이력을 구분하고, 월간 기록을 조회하거나 엑셀·PDF로 내려받을 수 있도록 구성했습니다. 근무 기록이 없다는 사실만으로 결근을 확정하는 방식은 피했습니다.

[고객 문의와 영업 관리]
고객 문의마다 유입 경로, 공간 용도, 영업·상담 담당자, 다음 행동과 기한을 관리합니다. 진행 중, 계약 예정, 계약 완료, 완공, 실패·보류 등의 상태를 구분해 다음에 해야 할 일을 찾을 수 있습니다. 영업건과 견적·프로젝트를 연결해 상담에서 현장 운영까지의 자료를 이어서 확인하도록 했습니다. 월간 신규 영업 목표도 담당자 기준으로 확인할 수 있도록 구성했습니다.

[견적서 작성과 개정 이력]
영업건에서 연결된 견적서를 작성하며, 공종별 세부 품명과 규격, 수량·단위, 재료비·노무비·경비를 구분해 입력합니다. 필요한 비용 항목과 부가세, 조정금액, 결제 조건, 별도 공사·제외사항을 검토하고 고객용 문서로 정리할 수 있습니다. 저장 중인 초안과 고객 발송용 PDF 발행본은 구분되며, 발행본은 R1·R2처럼 개정 이력으로 보존합니다. 견적 저장을 계약 확정으로 취급하지 않습니다. 단가·수량·비용 적용 조건은 사람이 확인하며 회사의 내부 단가와 산출 근거는 공개 자료에서 제외했습니다.

[계약서 작성과 검토]
견적·영업 정보에서 계약서 작성으로 이어집니다. 고객과 공사 정보, 계약명·현장명, 착공·준공 예정일, 계약금액과 VAT 기준, 계약금·중도금·잔금 등의 지급 회차를 작성할 수 있습니다. 계약서 작성·저장과 검토·발송 요청은 구분하고, 최종 서명본은 현장의 계약·자료에 보관하는 흐름입니다. 계약 조건의 최종 확인, 서명, 실제 외부 발송은 책임자가 수행합니다.

[AI 렌더링과 제안서]
BESPACE AI Render는 공간 기준 이미지와 공간·가구 레퍼런스, 원하는 분위기 설명을 입력해 디자인 시안을 만드는 도구입니다. 입력의 구도와 주요 구조를 참고하도록 지시하고, 생성된 결과를 원본과 나란히 비교합니다. 첨부 자료에는 개발 검증에 사용한 거실 기준 이미지와 실제 로컬 생성 결과를 넣었습니다. 이는 AI 디자인 시안이며 실제 준공 사진이나 시공 확정 도면이 아닙니다.

제안서 기능은 제목, 작성일과 개정번호, SPACE·CONCEPT 설명, 평면도, 무드보드, 레퍼런스와 회사 소개를 A3 가로형 문서로 구성하고 PDF로 저장합니다. 문구는 직접 쓰거나 AI 초안 기능으로 보조받는 구조이며, 적용 전에 직원이 확인하도록 했습니다. 자재 이름과 색상, 사진 배치 등도 검토·수정할 수 있습니다. 첨부한 제안서 출력 화면은 가상 자료로 만든 기능 검수용 샘플입니다.

[직원별 AI 비서와 회의]
직원별 비서를 본인 OS 권한과 연결하고, 업무 요청·실제 접수·진행·결과 반환을 구분해 기록하도록 했습니다. 워크타운에서는 책상·컴퓨터·회의 테이블·공용 서류함 같은 공간 요소를 업무의 진입점으로 사용합니다. 회의 안에서 주관 비서가 다른 비서에게 추가 질문을 보내고, 답변을 받아 검토한 내용이 같은 회의 기록에 반영되는 흐름도 구현했습니다.

2026년 10월 22일 마케팅 재회의에서는 다섯 비서의 실제 기여와 두 건의 후속 검토를 취합했습니다. 채널 운영 현황, 문의와 견적의 연결, 사진 원본과 공개권리, 담당 역할과 일정 등을 논의했습니다. 직원의 가용 시간이나 실행 동의가 확인되지 않은 사항은 ‘미확인’ 또는 ‘제안’으로 남기고, 실제 논의된 내용으로 회의록을 정리했습니다. 최종 회의록과 PDF는 Google Drive의 ‘AI 워크스페이스/비서회의록/날짜·시간/회의 주제’ 구조로 저장했습니다. 결과 안내와 직원의 실제 읽음·동의도 구분했습니다.

③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?

기능마다 필요한 정보를 따로 찾는 대신 영업건·프로젝트·문서·업무 요청을 연결해 확인할 수 있는 기반을 만들었습니다. 출퇴근과 이동·정정 기록, 견적 초안과 발행본, 계약 작성과 확정 단계를 구분해 관리하게 됐습니다. 공간 제안에서는 기준 이미지와 여러 AI 시안을 비교하고, 설명과 도면·레퍼런스를 제안서로 정리할 수 있게 됐습니다.

확인 가능한 결과는 실제 운영 화면, 저장된 렌더링 이미지, 마케팅 회의의 추가 지시·답변 기록과 최종 회의록·PDF입니다. 해당 회의는 2026년 10월 22일 18:22:51에 정리 완료됐으며, 같은 완료본의 회의록과 PDF 저장을 확인했습니다. 이 기록은 직원 전원이 실행안에 동의했다는 뜻은 아닙니다.

아직 동일 조건의 도입 전후 시간·매출·비용을 측정하지 않았으므로 생산성 향상률이나 비용 절감액을 수치로 주장하지 않습니다. 일부 비서의 자동 업무 접수 경로는 추가 검증 중이며, 모든 비서가 항상 무인으로 작동한다고 설명하지 않습니다.

④ 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?

인테리어 실무의 순서와 책임을 먼저 정의하고 그에 맞춰 AI와 시스템을 만들었다는 점입니다. 상담과 견적, 견적 발행과 계약 확정, AI의 알림 수신과 실제 업무 접수, 회의 초대 수락과 직원의 실행 동의는 서로 다른 상태로 관리했습니다.

실제 운영 중 비서가 개별 자료 제출과 전체 회의 취합을 혼동하거나, 직원 확인을 기다리면서 회의 정리가 멈추는 문제도 발견했습니다. 이를 해결하기 위해 실제 근거가 있는 내용은 정리하고, 추가 확인이 필요한 사실은 별도 질문표로 남기도록 개선했습니다. 완성됐다는 AI 답변만 믿지 않고 접수·결과 보고·파일 저장·PDF 열람까지 확인하는 것을 기준으로 삼았습니다.

⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?

처음부터 모든 업무를 자동화하기보다, 반복되는 업무 한 가지의 입력·담당자·검토 기준·결과물을 먼저 정리하면 다른 소규모 회사도 비슷한 접근을 시도할 수 있습니다. 예를 들어 ‘문의 한 건을 담당자와 다음 행동에 연결하기’, ‘견적 개정 이력을 남기기’, ‘회의의 결정·제안·미확인을 구분하기’부터 시작하고 실제 사용 결과에 따라 범위를 넓히는 방식입니다.

다만 회사별 업무 절차와 권한에 맞춘 설정, 자료 공개 범위 확인, 오류 검수는 필요합니다. AI 이미지의 치수·구조·제품 정보는 별도로 검토하고, 견적과 계약의 최종 판단은 책임자가 해야 합니다. 이번 공개용 자료에서는 직원·고객 개인정보, 상세 위치, 회사 내부 단가·원가·금액, 내부 식별자를 가렸으며, 실제 운영 증빙과 기능 검수용 샘플을 구분해 표시했습니다.