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업무 생산성 개선을 위한 AI 활용
하루 10번 올리던 엑셀이 0번으로, AI와 만든 서버가 매일 오전 11시 7개 지점 회원 알림을 보냅니다
광주 7개 지점 헬스장이 AI 코딩 도구로 회원 관리 프로그램과 알림톡 발송을 직접 연결해, 지점마다 매일 하던 엑셀 내려받기·올리기를 없애고 매일 오전 11시 자동 발송으로 바꾼 사례
🤖 활용 AI 도구
Claude Code(Anthropic)
① 어떤 상황에서 AI를 활용했나요?
저는 광주에서 7개 지점을 운영하는 헬스장 달려라휘트니스에서 일하고 있습니다. 우리는 회원에게 카카오 알림톡으로 네 가지 안내를 보냅니다. 등록 당일·다음 날의 신규 등록 안내, 일일권 이용 직후 만족도 조사, 이용 시작 14일째 만족도 조사, 만료 14일 전 안내입니다.
문제는 회원 관리 프로그램(BROJ)과 알림톡 발송 서비스(솔라피)가 따로라는 점이었습니다. 지점마다 매일 회원 목록 엑셀을 내려받아 발송 화면에 올리고, 미리보기를 확인한 뒤 보냈습니다. 10월 8일부터 15일까지 8일 동안 7개 지점이 엑셀을 올린 횟수는 83번, 하루 평균 약 10번이었습니다. 올리는 시간도 아침 6시부터 오후까지 지점마다 제각각이었습니다.
② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?
1) 먼저 Claude Code와 함께 알림톡 발송 서버를 만들었습니다. "누구에게, 언제, 어떤 알림을 보낼지"를 규칙 설계도로 적고, 엑셀을 올리면 규칙대로 골라 보내게 했습니다.
- PT 회원은 모든 발송에서 뺍니다.
- 한 회원이 여러 조건에 걸리면 우선순위가 높은 1건만 보냅니다.
- 같은 번호에는 하루 1건만 보냅니다.
- 같은 안내를 다시 보내지 않는 기간을 둡니다(신규 안내·14일 만족도 365일, 일일권·만기 안내 30일).
2) 10월 15일, 남은 수작업인 "엑셀 내려받기·올리기"를 없애기로 했습니다. 서버가 회원 관리 프로그램에서 회원 데이터를 직접 조회하도록 Claude Code에 맡겼습니다.
3) 바로 붙이지 않고 대조부터 했습니다. 같은 날 내려받은 엑셀과 직접 조회한 결과를 전화번호로 짝지어 항목별 일치율을 비교했습니다.
- 2호점(633명): 날짜 항목은 100%였지만 상품명 77.1%, 락커번호 0%였습니다.
- 원인을 찾아 변환 방식을 고쳤습니다. 상품명은 회원권 목록의 첫 번째 이름을 그대로 써야 했고, 락커번호는 0부터 세는 값이라 1을 더해야 했습니다.
- 6호점(736명)으로 다시 대조하니 16개 항목이 모두 100% 일치했습니다.
4) 발송 기능이 없는 미리보기 도구로 7개 지점 회원 4만 5천여 명을 조회해, 그날 보낼 대상 37건을 먼저 눈으로 확인했습니다. 만료된 일일권 회원에게도 만족도 조사를 보낼지 같은 판단은 제가 정했습니다.
5) 10월 16일 오전에 "버튼 한 번으로 전 지점 발송"을 열고, 12분 뒤 "매일 11시 자동 발송"까지 올렸습니다. 발송 직전에 오늘 같은 번호로 보낸 적이 있는지 다시 확인하고, 서버가 재시작돼 11시를 놓치면 19시까지 따라잡아 보냅니다.
③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?
- 지점의 엑셀 업로드가 하루 평균 약 10번에서 0번이 됐습니다(10월 19일부터).
- 10월 16일부터 21일까지 이 방식으로 249건을 보냈습니다. 10월 21일에는 오전 11시 0분에 시작해 2분 30초 만에 7개 지점 회원 4만 5천여 명을 조회하고, 48건을 보냈습니다. 실패는 0건이었습니다.
- 사무실 PC를 켜지 않아도, 담당자가 쉬는 날에도 발송됩니다.
- 실패도 있었습니다. 10월 17~18일에는 조회 계정의 권한 문제로 1호점만 자동 발송에서 빠졌습니다. 그날은 1호점이 예전처럼 엑셀로 보냈고, 19일에 계정을 바꿔 복구했습니다. 19일 오전에도 1호점이 빠져, 오후에 버튼으로 다시 돌렸습니다.
- 이 일로 "자동화는 실패하면 바로 알려 줘야 한다"는 다음 과제가 생겼습니다.
④ 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?
- AI가 만든 코드를 믿기 전에 "엑셀과 똑같이 나오는가"를 숫자로 확인했습니다. 락커번호 0%를 찾은 것도 이 대조 덕분입니다. 그대로 자동화했다면 틀린 락커번호가 신규 등록 안내 문자에 들어갈 뻔했습니다.
- 미리보기 → 버튼 → 자동, 세 단계로 일을 조금씩 넘겼습니다. 단계마다 사람이 결과를 확인했습니다.
- 엑셀 업로드는 비상용으로 남겨 두었습니다. 1호점이 빠진 날에도 그 덕분에 그날 안에 보낼 수 있었습니다.
- 누구에게 보낼지는 사람이 정하고, 매일 반복하는 실행은 AI와 만든 서버가 합니다.
- 회원 이름은 내부 미리보기에만 보이고, 대조·미리보기 요약에는 건수만 남겼습니다. 조회 계정 비밀번호는 서버 비밀 설정에만 둡니다.
⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?
네. "프로그램 A에서 엑셀을 받아 프로그램 B에 올리는" 일을 매일 하는 매장이라면 할 수 있습니다. 순서는 네 단계입니다.
1) 지금 손으로 하는 일을 규칙 문장으로 적어 AI에게 설명합니다.
2) 쓰는 프로그램에 데이터를 직접 조회하는 방법이 있는지 AI와 함께 확인합니다.
3) 같은 날 엑셀과 직접 조회 결과를 항목별로 대조합니다. 일치율이 100%가 아니면 원인부터 찾습니다.
4) 미리보기 → 수동 버튼 → 자동 실행 순서로 넘기고, 예전 방식은 비상용으로 남겨 둡니다.
저는 광주에서 7개 지점을 운영하는 헬스장 달려라휘트니스에서 일하고 있습니다. 우리는 회원에게 카카오 알림톡으로 네 가지 안내를 보냅니다. 등록 당일·다음 날의 신규 등록 안내, 일일권 이용 직후 만족도 조사, 이용 시작 14일째 만족도 조사, 만료 14일 전 안내입니다.
문제는 회원 관리 프로그램(BROJ)과 알림톡 발송 서비스(솔라피)가 따로라는 점이었습니다. 지점마다 매일 회원 목록 엑셀을 내려받아 발송 화면에 올리고, 미리보기를 확인한 뒤 보냈습니다. 10월 8일부터 15일까지 8일 동안 7개 지점이 엑셀을 올린 횟수는 83번, 하루 평균 약 10번이었습니다. 올리는 시간도 아침 6시부터 오후까지 지점마다 제각각이었습니다.
② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?
1) 먼저 Claude Code와 함께 알림톡 발송 서버를 만들었습니다. "누구에게, 언제, 어떤 알림을 보낼지"를 규칙 설계도로 적고, 엑셀을 올리면 규칙대로 골라 보내게 했습니다.
- PT 회원은 모든 발송에서 뺍니다.
- 한 회원이 여러 조건에 걸리면 우선순위가 높은 1건만 보냅니다.
- 같은 번호에는 하루 1건만 보냅니다.
- 같은 안내를 다시 보내지 않는 기간을 둡니다(신규 안내·14일 만족도 365일, 일일권·만기 안내 30일).
2) 10월 15일, 남은 수작업인 "엑셀 내려받기·올리기"를 없애기로 했습니다. 서버가 회원 관리 프로그램에서 회원 데이터를 직접 조회하도록 Claude Code에 맡겼습니다.
3) 바로 붙이지 않고 대조부터 했습니다. 같은 날 내려받은 엑셀과 직접 조회한 결과를 전화번호로 짝지어 항목별 일치율을 비교했습니다.
- 2호점(633명): 날짜 항목은 100%였지만 상품명 77.1%, 락커번호 0%였습니다.
- 원인을 찾아 변환 방식을 고쳤습니다. 상품명은 회원권 목록의 첫 번째 이름을 그대로 써야 했고, 락커번호는 0부터 세는 값이라 1을 더해야 했습니다.
- 6호점(736명)으로 다시 대조하니 16개 항목이 모두 100% 일치했습니다.
4) 발송 기능이 없는 미리보기 도구로 7개 지점 회원 4만 5천여 명을 조회해, 그날 보낼 대상 37건을 먼저 눈으로 확인했습니다. 만료된 일일권 회원에게도 만족도 조사를 보낼지 같은 판단은 제가 정했습니다.
5) 10월 16일 오전에 "버튼 한 번으로 전 지점 발송"을 열고, 12분 뒤 "매일 11시 자동 발송"까지 올렸습니다. 발송 직전에 오늘 같은 번호로 보낸 적이 있는지 다시 확인하고, 서버가 재시작돼 11시를 놓치면 19시까지 따라잡아 보냅니다.
③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?
- 지점의 엑셀 업로드가 하루 평균 약 10번에서 0번이 됐습니다(10월 19일부터).
- 10월 16일부터 21일까지 이 방식으로 249건을 보냈습니다. 10월 21일에는 오전 11시 0분에 시작해 2분 30초 만에 7개 지점 회원 4만 5천여 명을 조회하고, 48건을 보냈습니다. 실패는 0건이었습니다.
- 사무실 PC를 켜지 않아도, 담당자가 쉬는 날에도 발송됩니다.
- 실패도 있었습니다. 10월 17~18일에는 조회 계정의 권한 문제로 1호점만 자동 발송에서 빠졌습니다. 그날은 1호점이 예전처럼 엑셀로 보냈고, 19일에 계정을 바꿔 복구했습니다. 19일 오전에도 1호점이 빠져, 오후에 버튼으로 다시 돌렸습니다.
- 이 일로 "자동화는 실패하면 바로 알려 줘야 한다"는 다음 과제가 생겼습니다.
④ 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?
- AI가 만든 코드를 믿기 전에 "엑셀과 똑같이 나오는가"를 숫자로 확인했습니다. 락커번호 0%를 찾은 것도 이 대조 덕분입니다. 그대로 자동화했다면 틀린 락커번호가 신규 등록 안내 문자에 들어갈 뻔했습니다.
- 미리보기 → 버튼 → 자동, 세 단계로 일을 조금씩 넘겼습니다. 단계마다 사람이 결과를 확인했습니다.
- 엑셀 업로드는 비상용으로 남겨 두었습니다. 1호점이 빠진 날에도 그 덕분에 그날 안에 보낼 수 있었습니다.
- 누구에게 보낼지는 사람이 정하고, 매일 반복하는 실행은 AI와 만든 서버가 합니다.
- 회원 이름은 내부 미리보기에만 보이고, 대조·미리보기 요약에는 건수만 남겼습니다. 조회 계정 비밀번호는 서버 비밀 설정에만 둡니다.
⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?
네. "프로그램 A에서 엑셀을 받아 프로그램 B에 올리는" 일을 매일 하는 매장이라면 할 수 있습니다. 순서는 네 단계입니다.
1) 지금 손으로 하는 일을 규칙 문장으로 적어 AI에게 설명합니다.
2) 쓰는 프로그램에 데이터를 직접 조회하는 방법이 있는지 AI와 함께 확인합니다.
3) 같은 날 엑셀과 직접 조회 결과를 항목별로 대조합니다. 일치율이 100%가 아니면 원인부터 찾습니다.
4) 미리보기 → 수동 버튼 → 자동 실행 순서로 넘기고, 예전 방식은 비상용으로 남겨 둡니다.
