1. 어떤 상황에서 AI를 활용했나요?
"일보다 일을 위한 일이 더 많았습니다." 우리 기관은 체육시설·주차장·공원 등 성격이 다른 여러 사업장을 운영하는 공공기관입니다. 사업장마다 규정·요금·운영시간이 달라, 직원들은 매일 같은 질문에 답하려고 규정집과 엑셀 파일을 뒤져야 했습니다.
현장에서 반복되던 문제는 세 가지였습니다.
• 규정 찾기: "경조사 휴가는 며칠이지?", "이 주차장 요금은?" 같은 질문 하나에 여러 규정과 별표를 확인해야 했습니다.
• 문서 작성 부담: 공문·계획서·안내문·민원 답변을 매번 빈 화면에서 시작하고, 기관 서식에 맞추는 데만 한참이 걸렸습니다.
• 신입·전보자의 적응: 업무가 낯선 직원일수록 문서 형식과 규정을 물어볼 곳이 마땅치 않았습니다.
상용 AI 서비스는 우리 기관 규정을 모르고, 도입 비용과 보안이 부담이었습니다. 그래서 "우리 규정을 아는 AI를 우리가 직접 만들자"는 직원 아이디어에서 이 사례가 시작됐습니다.


2. 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?
생성형 AI(Claude)를 기관 규정·서식·현장 데이터와 연결해, 직원 PC 바탕화면에서 돌아가는 업무 챗봇을 직접 개발했습니다. 바탕화면의 초록색 캐릭터를 클릭하면 채팅창이 열리고, 말로 물어보면 됩니다.
생성형 AI인 Claude를 엔진으로, 직원이 JavaScript(Node.js)로 외부 용역 없이 직접 개발했습니다. 기관 규정·지침·사업장별 이용료·시설 자료를 학습 자료로 쓰고, 법제처 국가법령정보센터·기상청·에어코리아와 연계했습니다. 규정과 대화 기록은 기관 내부에 보관하고, AI에는 개인정보를 가린 질문만 보냅니다.
핵심 기능은 여섯 가지입니다.
• 근거 있는 규정 답변: 답 아래 규정 이름과 조항을 붙이고, 누르면 원문이 열립니다. 시설마다 답이 다른 질문은 "어느 시설인가요?" 하고 버튼으로 되물습니다.
• 인터뷰형 문서 초안: "수영장 휴관 공문 써줘"라고 하면 필요한 내용을 하나씩 물어보고 공문·계획서·안내문·민원 답변·업무메일을 씁니다. 모르는 항목은 "몰라"라고 답하면 추천값을 제안합니다.
• 법제처 법령 연계: 문서에 들어간 법령 이름·조문을 자동으로 찾아 주황색 밑줄로 표시하고, 버튼 하나로 법제처 국가법령정보센터의 원문을 열어 바로 확인합니다.
• 기관 서식 한글 파일: 버튼 하나로 기관 계획서 서식의 한글(hwpx) 파일을 만들어 바로 엽니다.
• 자료 분석과 그래프: 한글·PDF·엑셀·워드 파일을 올리면 요약하고, 엑셀 수치로 그래프를 그려 계획서에 넣습니다. 그래프를 누르면 작은 표에서 숫자·모양·축 범위를 바로 고칩니다.
• 현장 알림: 폭염·호우 등 기상특보가 나오면 전 직원 화면에 즉시 알림을 띄웁니다.


3. 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?
"찾고, 쓰고, 고치는" 일이 "묻고, 확인하는" 일로 바뀌었습니다. 2026년 10월부터 직원 약 20명이 시범운영에 참여하고 있으며, 다음과 같은 변화가 나타났습니다.
• 규정 확인: 규정집·별표를 직접 찾아 해석하던 일이, 질문 한 줄로 답과 근거 조항을 함께 확인하는 일로 바뀌었습니다.
• 공문·계획서 작성: 빈 화면에서 시작해 서식까지 손으로 맞추던 일이, 대화로 초안을 받아 기관 서식 한글 파일로 바로 저장하는 일로 바뀌었습니다.
• 법령 확인: 법령명과 조문을 따로 검색하던 일이, 문서 안에서 버튼 하나로 법제처 원문을 여는 일로 바뀌었습니다.
• 그래프·표 작업: 엑셀에서 따로 만들어 붙여 넣던 그래프가, 엑셀을 올리면 문서에 바로 들어갑니다.
• 문서 점검: 작성자가 직접 하던 합계·빈칸 확인을, 챗봇이 예산 합계·빈칸 수·빠뜨린 절차까지 자동으로 점검합니다.
• 기상 대응: 담당자가 특보를 확인해 전하던 일이, 특보 발표 즉시 전 직원 화면에 알림으로 뜨는 것으로 바뀌었습니다.
• 신입·전보자가 가장 크게 체감합니다. "뭐부터 써야 하지?"가 "어디를 고칠까?"로 바뀌었습니다.
• 답의 품질이 사람마다 달라지지 않습니다. 같은 규정에 같은 근거로 답하니 민원 응대도 일관돼졌습니다.
• 비용은 최소입니다. 구축비 0원, 운영비는 AI 사용료만 관리합니다.


4. 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?
"AI를 사서 쓴 게 아니라, 우리 일에 맞게 만들었습니다." 현장 업무를 가장 잘 아는 직원이 직접 설계했기에 가능한 다섯 가지 차별점이 있습니다.
• 구축비 0원, 직원 자체 개발: 외부 용역 없이 직원 아이디어로 설계부터 개발까지 마쳤습니다. 필요한 기능을 현장에서 바로 고칠 수 있습니다.
• 보안을 챙긴 구조: 기관 규정과 대화 기록은 기관 내부에 보관하고, AI에는 개인정보를 가린 질문만 보냅니다. 휴대전화·주민번호·계좌번호 같은 개인정보는 질문이나 올린 자료에 들어 있어도 자동으로 가린 뒤 AI에 보냅니다.
• AI의 실수까지 대비: 법령 이름·조문 번호에는 주황색 밑줄과 경고를 띄우고, 버튼 하나로 법제처 국가법령정보센터 원문을 열어 확인하게 했습니다. "고분이 점검"이 예산 합계와 빈칸을 스스로 다시 검사합니다.
• 한글 파일까지 한 번에: 채팅 답변에서 끝내지 않고, 기관 실제 계획서 서식의 한글 파일로 내려받아 바로 결재에 쓸 수 있게 했습니다.
• 누구나 쓰는 친근한 화면: 바탕화면 캐릭터를 클릭하면 바로 열리고, 빠른 질문 버튼·인터뷰형 작성으로 AI가 처음인 직원도 바로 씁니다. 날씨·점심 추천 같은 소소한 기능으로 매일 여는 습관을 만들었습니다.
또한 PC 한 대당 하루 질문 수를 제한하고 AI 사용료에 월 상한을 두어, 예산이 예측 가능한 AI 운영 모델을 만들었습니다.


5. 다른 사람도 따라 할 수 있나요?
네. 큰 예산도, 전문 개발팀도 필요 없습니다. 이 사례는 "우리 기관 자료 + 생성형 AI + 직원의 현장 감각"만으로 만들었고, 같은 방식을 다른 공공기관에도 그대로 적용할 수 있습니다.
따라 하는 방법은 네 단계입니다.
• 자료 모으기: 기관 규정·지침·서식·자주 묻는 질문을 한 곳에 모읍니다.
• AI 연결하기: 생성형 AI API에 기관 자료를 연결해 "근거와 함께 답하라"는 규칙을 줍니다.
• 안전장치 만들기: 개인정보 자동 가림, 법령 원문 확인 버튼, 사용량 상한을 넣습니다.
• 작게 시작하기: 소수 직원 시범운영으로 피드백을 받고, 보안성 검토를 거쳐 전 직원으로 넓힙니다.