① 어떤 상황에서 AI를 활용했나요?

청소년 축제를 준비하고 운영하는 지도자에게는 청소년과 함께하는 시간만큼이나 많은 행정 업무가 주어집니다. 방문자를 집계하고, 부스 대기 현황을 확인하고, 스태프 역할을 안내하며, 행사가 끝나면 예산과 실적을 정리해야 합니다.

과거에는 동아리 축제 방문자 집계를 위해 예산을 들여 외부 QR 시스템을 대여했습니다. 축제 종료 후 엑셀 파일을 전달받기 전까지는 집계 자료를 활용하기 어려웠고, 현장의 혼잡도를 실시간으로 파악하는 데에도 한계가 있었습니다.

일상적인 행정 업무도 마찬가지였습니다. 청소년기관에서 중요한 팀 예산과 사업 실적 관리를 복잡한 엑셀 수식과 수작업 취합에 의존했습니다. 지출 현황과 사업별 참여 인원, 청소년 비율, 목표 대비 달성률을 확인하려면 자료를 모으고 계산하는 과정을 반복해야 했습니다. 이 과정에서 계산 오류가 발생했고, 최신 현황을 파악하는 데에도 시간이 걸렸습니다.

저는 이러한 반복 업무를 줄여 청소년의 안전을 살피고 소통하는 시간을 확보하고 싶었습니다. 프로그래밍 경험은 없었지만, 현장에서 무엇이 불편하고 어떤 기능이 필요한지는 알고 있었습니다. 그 업무 경험을 바탕으로 AI와 함께 직접 해결 도구를 만들기 시작했습니다.

② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?

유료 ChatGPT와 Gemini를 활용해 자연어로 요구사항을 설명하고 코드를 생성·수정하는 ‘바이브 코딩’ 방식을 적용했습니다.

축제 운영 순서와 행정 업무 흐름을 단계별로 설명하고, 사용자에게 필요한 화면과 기능을 구체화했습니다. AI가 만든 결과에서 오류나 업무에 맞지 않는 부분을 발견하면 수정 요청을 반복했습니다. 저는 업무 흐름과 필요한 기능을 정하고 결과를 확인했으며, AI는 이를 웹앱으로 구현하는 코드 작성을 도왔습니다.

제작한 도구는 크게 세 가지입니다.

첫째, 축제 운영을 돕는 웹앱입니다.
부스 10개와 플리마켓을 운영한 소규모 축제에 QR 체크인 및 부스 대기열 관리 앱을 적용했습니다. 여기에 플리마켓의 물품과 코인을 관리하는 기능을 추가했습니다. 이 밖에도 100여 명의 스태프가 자신의 역할을 확인할 수 있는 축제 업무지원 웹앱과, 500개 동아리를 대상으로 하는 안전교육 온라인 제출 시스템을 제작했습니다.

둘째, 청소년 참여 콘텐츠입니다.
진로문화축제 등에서 활용할 수 있는 네컷 사진 웹앱과 아이스브레이킹용 밸런스 게임 앱을 제작했습니다. 운영 업무를 지원하는 도구에서 청소년이 직접 참여할 수 있는 콘텐츠로 제작 범위를 넓혔습니다.

셋째, 일상적인 행정 업무를 돕는 웹앱입니다.
팀 지출 현황을 확인하는 예산 관리 사이트, 사업별 청소년 비율과 달성률을 시각화한 실적 관리 대시보드, 상시 운영 공간의 방문자 이용 실적을 정리하는 웹앱을 제작했습니다.

출석과 교육 수료 자료를 다루는 기능에는 데이터베이스 보안과 접근 권한 설정을 개발 요구사항으로 포함했습니다. 개인정보 보호를 화면상의 편의와 함께 고려해야 할 중요한 조건으로 두었습니다.

③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?

가장 큰 변화는 외부 시스템 대여를 대체하고, 반복적인 집계·계산 업무를 줄였다는 점입니다.

축제에서는 직접 제작한 QR 시스템을 사용해 해당 시스템의 외부 대여 비용을 절감했습니다. 체크인과 부스 대기열을 관리하면서 현장 대기 부담이 줄었고, 청소년들도 스마트폰을 활용해 더 편리하게 행사에 참여할 수 있었습니다. 플리마켓에서는 물품과 코인을 관리하는 기능이 운영 현황을 확인하는 데 도움이 되었습니다.

일상 업무에서는 엑셀 자료를 취합하고 수식을 확인하던 방식이 달라졌습니다. 예산 관리 사이트와 실적 대시보드를 통해 입력된 자료를 기준으로 팀 지출 현황과 참여 인원 통계, 청소년 비율, 달성률을 자동 산출하고 확인할 수 있게 되었습니다. 필요한 현황을 확인하기 위해 반복 계산하는 부담이 줄었습니다.

행사 및 사업 종료 후에는 시스템에 집계된 통계 자료를 추출해 재단과 지자체에 제출하는 결과보고서 작성에 활용했습니다. 자료를 처음부터 다시 모으고 정리하는 일이 줄어 보고서 작성도 수월해졌습니다.

이 경험에서 중요한 성과는 한 번의 편리하게 운영한 데서 끝나지 않았다는 것입니다. 예산과 실적 관리에 계속 활용할 수 있는 도구가 남았습니다. 반복 행정의 부담을 줄이고, 청소년의 안전과 소통에 더 집중할 수 있는 여건을 마련했습니다.

④ 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?

첫째, 실무자의 현장 경험을 실제로 작동하는 도구로 바꾸었습니다.
AI를 아이디어 정리나 문서 작성에 활용하는 데서 나아가, 데이터베이스와 연동되는 업무용 웹앱 제작에 활용했습니다. 청소년기관의 업무 순서와 확인 항목을 알고 있었기에 필요한 기능을 구체적으로 설명하고 수정할 수 있었습니다.

둘째, 현장에서 발견한 필요를 기능에 반영했습니다.
축제의 방문자 집계와 대기열 관리뿐 아니라 플리마켓의 물품·코인 관리까지 기능을 확장했습니다. 일상 업무에서도 단순한 인원 합계에 머물지 않고 청소년 비율과 사업 목표 대비 달성률처럼 실제 보고에 필요한 지표를 반영했습니다. 현장의 업무 조건이 개발 방향을 결정했습니다.

셋째, 일회성 행사 운영과 상시 행정 업무를 함께 개선했습니다.
축제 당일에만 사용하는 앱에서 출발해 스태프 업무지원, 안전교육 제출, 예산 관리, 사업 실적과 공간 이용 실적 정리까지 적용 범위를 넓혔습니다. 여러 도구를 각 업무에 맞게 활용하면서 축제 준비부터 결과 정리, 일상적인 기관 운영까지 이어지는 개선을 시도했습니다.

넷째, AI의 결과를 실무자가 확인하고 책임지는 역할을 중요하게 보았습니다.
기능이 만들어졌다는 사실만으로 계산의 정확성이나 개인정보 보호가 보장되는 것은 아닙니다. 예산·실적 산출값은 원자료와 대조하고, 개인정보를 다루는 기능은 실제 접근 권한과 작동 여부를 확인해야 합니다. AI가 구현을 돕더라도 업무 적용과 최종 확인은 실무자의 역할이라는 점을 중요하게 생각합니다.

⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?

다른 청소년기관의 지도자나 지역 행사 담당자도 자신의 업무에 맞게 이 방식을 응용할 수 있습니다. 출발점은 자신이 반복해서 겪는 불편을 구체적으로 설명하는 것입니다.

처음부터 여러 기능을 갖춘 시스템을 만들기보다, 다음과 같이 작은 업무 하나부터 시작하는 방법을 권하고 싶습니다.

반복 업무를 고릅니다. 방문자 집계, 스태프 역할 확인, 예산 현황 정리 등 개선이 필요한 업무 하나를 선택합니다.
업무 흐름을 정리합니다. 누가 사용하고, 어떤 자료를 입력하며, 어떤 결과를 확인해야 하는지 적습니다.
AI와 함께 기능을 만듭니다. 필요한 화면과 계산 기준을 우리말로 설명하고, 작은 기능부터 구현합니다.
시험하고 수정합니다. 가상 자료로 기능을 확인하고, 계산 결과와 접근 권한을 점검하며 오류를 수정합니다.
실제 업무에 적용하고 확장합니다. 제한된 범위에서 사용한 뒤 불편한 점을 개선하고, 필요한 기능을 추가합니다.

제가 활용한 단계별 질문 방식 및 유의해야하는 사항 등을 공유한다면 다른 기관도 처음부터 모든 것을 설계해야 하는 부담을 줄일 수 있을 것입니다. 다만 각 기관의 업무 기준과 운영 환경에 맞는 수정, 도구 이용료와 유지관리 검토는 필요합니다.

이번 경험을 통해 프로그래밍 경험이 없는 실무자도 AI의 도움으로 자신에게 필요한 업무 도구를 만들 수 있다는 가능성을 확인했습니다. 제가 AI로 확보하고 싶었던 것은 청소년의 이야기를 듣고 현장을 살필 시간이었습니다. 앞으로도 그 목적에 맞춰 도구를 개선하고 활용하겠습니다.