① 어떤 상황에서 AI를 활용했나요?
저는 A법인(태양광)과 B법인(사회적경제)을 운영하고, C~K법인의 행정까지 혼자 함께 봅니다. 법원에 매달 내는 보고서와 허가 신청서, 자금일보·지출결의서, 직원 급여와 4대보험, 기관 공문, 태양광 사업제안서와 수익 계산표, 캐드 도면까지 — 어려운 일보다 반복이 많은 일이었고, 사람을 더 뽑기엔 작은 회사였습니다.
8월에 클로드 코드를 깔아 두고 가끔 묻기만 하던 저에게, IT 업계에서 일하는 형이 말했습니다. "넌 금덩이를 버리고 있는 중이야. 굴려, 막 굴려." 그날부터 AI를 '가끔 묻는 도구'가 아니라 '매일 일을 맡기는 직원'으로 쓰기로 했습니다. (첨부 1)

② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?
도구: 클로드 코드(내 컴퓨터 폴더 안의 한글·엑셀 파일을 직접 읽고 만들어, 파일을 밖으로 옮기지 않아도 됨), 제미나이(긴 공고문·PDF 여러 개 요약만 따로 맡김).
- 첫날(9/30) 밤: AI가 스캔 서류 39개를 읽고 16개를 법인별 폴더로 옮겼고, 애매한 23개는 손대지 않고 아침에 저에게 질문으로 남겼습니다. 먼저 드라이브 전체(파일 17만여 개)를 백업하고 "원본은 지우지 않고 복사만"을 첫 규칙으로 정했습니다.
- AI 한 명이 아니라 AI 부서 27개: 자료조사·문서작성·법원 서류·재무·인사노무·경제성·사업제안·캐드 도면·기록·메신저 정리 등으로 나눴습니다. 부서마다 못 하는 일도 정했습니다. 재무 부서는 신고·납부·이체를 못 하고, 조사 부서는 파일을 고치지 못하며, 메신저 부서는 답장을 못 보냅니다. (첨부 2)
- 실제 업무: 법원 서류는 AI가 한글 양식에 숫자와 근거 서류를 채우고 저는 대조와 서명만 / "자금일보 해줘" 한마디면 통장 내역으로 날짜별 시트를 만들고 잔액이 안 맞는 줄만 표시 / 견본 도면 10개를 분석해 옥상 태양광 모듈 738장 배치 초안 / 매일 아침 7시 부서별 회의 요약, 저녁 6시 업무일지 자동 작성.
- "퇴근" 한마디면 예약 작업 43개가 밤사이 돌고, 저는 아침에 결과와 AI가 남긴 질문만 봅니다.

③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?
- 법원에 내는 월간보고서·허가 신청서: 점검까지 1시간 넘게 걸리던 일이 이제 10분이면 끝납니다.
- 하루에 처리하는 일은 2~3배, 스트레스는 절반쯤으로 줄었습니다. (첨부 4)
- 몇 년간 만든 태양광 수익 계산 엑셀 368개를 AI에게 읽혔더니, 운영비를 두 번 곱한 칸을 찾아냈습니다. 고치니 한 사업의 수익률이 16.34%에서 21.12%로 바로잡혔습니다. 그 뒤로 '인용하면 안 되는 파일' 목록을 만들어 새 제안서에는 쓰지 않습니다.
- 6주 동안 법원 신청서 9건을 같은 틀로 준비했고, 남는 시간으로 사흘 동안 공모전 7건에 응모했습니다.

④ 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?
- 틀리면 AI가 아니라 '규칙'을 고칩니다. 다시 시키기만 하면 같은 실수가 반복되므로, 왜 틀렸는지 보고 규칙을 고치고 "이 사람은 이렇게 일한다"를 AI가 메모로 남기게 합니다. 그렇게 쌓인 규칙이 102개입니다. 경로를 고치다 파일이 잘린 날(10/9)에는 작업 기록에서 바로 되살리고 규칙을 하나 더했습니다. (첨부 3)
- 합쳤다가 하루 만에 되돌렸습니다. 사용량을 아끼려고 27개 부서를 18개로 합쳤더니 부서마다 읽어야 할 규칙이 1.5~2배로 늘어 오히려 느려졌습니다. AI 조직도 잘게 나눠야 각자 읽을 게 적다는 걸 배웠습니다.
- 책임 있게: 돈·제출·삭제·서명은 반드시 사람이 마지막에 / 금액·날짜는 원문과 대조, 모르면 지어내지 않고 '확인 필요'로 / 원본은 지우지 않고 매일 백업 / 개인 대화·개인정보는 내 PC 안에서만, 외부 AI로 보내지 않음 / AI가 찾은 법령·공고는 출처와 함께 기록. 이 글의 법인명(A~K법인)·사람 이름은 바꾸거나 가렸고, 첨부 그림은 설명용으로 다시 그린 것입니다.

⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?
네, 세 단계면 됩니다.
1) "이 폴더의 서류 10개, 무슨 서류인지·언제까지인지 표로 정리해 줘"로 시작합니다.
2) 가장 귀찮은 반복 일 하나에 부서를 만듭니다. "너는 ○○ 담당, 할 수 있는 일과 못 하는 일은 이것."
3) 틀리면 "다음엔 이렇게 해"를 규칙 메모로 남기게 합니다. 쌓이면 내 방식대로 일하는 팀이 됩니다.
작은 회사·사회적경제 조직처럼 사람은 적고 서류는 많은 곳이라면 그대로 쓸 수 있습니다. 부서 목록과 규칙 메모는 글로 된 파일이라 그대로 나눠 줄 수도 있습니다.

[바로 시작하는 프롬프트]
클로드 코드를 켜고 업무 폴더를 연 다음, 아래 글을 그대로 넣으세요. (첨부 5의 마지막 쪽에도 있습니다)

너는 지금부터 나의 업무 총괄 비서야. 아래 순서대로 같이 시작하자.

1. 먼저 나에게 질문을 5개만 해 줘.
- 내가 하는 일
- 시간이 가장 많이 드는 반복 업무 3가지
- 자주 쓰는 파일 종류(한글·엑셀·PDF 등)
- 업무 파일이 있는 폴더
- AI가 절대 하면 안 되는 일

2. 내 답을 보고 '부서'를 3개만 만들어 줘.
부서마다 맡을 일, 할 수 없는 일, 결과물을 저장할 곳을 표로 보여 줘.
돈·제출·삭제·발송은 모든 부서에서 금지야.

3. 규칙 파일(CLAUDE.md)을 만들고 아래 기본 규칙을 적어 줘.
- 원본 파일은 지우지 않고 복사만 한다
- 금액·날짜를 쓸 때는 원문 위치를 함께 적는다
- 모르면 지어내지 말고 '확인 필요'라고 쓴다
- 개인정보는 내 컴퓨터 밖으로 보내지 않는다
- 보고는 쉬운 말로 짧게 한다

4. 내가 "틀렸어"라고 하면, 다시 하기 전에 왜 틀렸는지 말하고
같은 실수를 막는 규칙 한 줄을 규칙 파일에 추가해 줘.

5. 오늘 첫 일: 내가 알려 준 폴더의 파일 10개를 읽고
'무슨 서류인지 · 누구 것인지 · 언제까지인지'를 표로 정리해 줘.
파일은 옮기지 말고 표만 만들어.

자, 이렇게 복사해서 붙여넣으세요. 그럼 시작됩니다.