1. 어떤 상황에서 AI를 활용했나요?

- 대학 4학년으로 공모전·지원사업 서류를 다량으로 준비하는 상황. 한 건당 공고문 1~2종(웹 공고 + 첨부 PDF/HWP), 신청서·동의서·본문 원고, 접수 메일 또는 웹폼이 따라붙는다.
- 처음에 생성형 AI로 원고만 빨리 뽑아 봤을 때 생긴 문제가 세 가지였다.
(1) 자격 미달 서류를 끝까지 다 쓰고 나서야 알았다. 중개 사이트 요약에는 "전국 대학생"만 적혀 있는데, 주최기관 첨부 PDF에는 "해당 학과 재학생" "지도교수 공동 참여 필수" 같은 조항이 들어 있는 경우가 있었다.
(2) "A4 2쪽 이내" 같은 분량 제한을 눈대중으로 넘겼다. 글자 수가 아니라 쪽수 기준이면 표·여백 때문에 체감과 실제가 어긋난다.
(3) AI가 확인되지 않은 통계·법령 조문을 그럴듯하게 써 넣었다. 그대로 제출하면 허위 기재가 된다.
- 그래서 "AI에게 글을 더 잘 쓰게 하는" 방향이 아니라, "쓰기 전에 검증하게 하고, 검증에 실패하면 쓰지 말고 멈추게 하는" 방향으로 작업 절차를 다시 짰다.


2. 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?

AI(Claude)에게 매 작업마다 먼저 읽히는 공용 지침 문서 한 장을 만들었다. 그 문서에 '절대 규칙 7개'와 작업 순서를 적어 두고, 공모전이 바뀌어도 지침은 그대로 재사용한다. 실제 순서는 다음과 같다.

[1단계] 공고 원문 확보 — 중개 사이트 요약은 근거로 쓰지 않는다. 주최기관 공식 페이지와 첨부파일 원본을 받게 한다. PDF는 PyMuPDF로, HWP/HWPX는 압축 해제와 바이너리 텍스트 추출 스크립트로 본문을 뽑는다. 포스터 이미지뿐이면 이미지를 직접 판독한다.

[2단계] '사실표' 작성 — 원고보다 사실표를 먼저 쓰게 한다. 주최·주관, 접수 마감(날짜만 적힌 경우와 "16:00"까지 적힌 경우를 구분), 참가자격 원문 그대로 인용, 개인/팀 여부, 제출물 목록과 형식·분량, 접수처, 심사 배점표, 내가 못 하는 항목. 인용이 안 붙은 항목은 "확인 못 함"으로 남긴다.

[3단계] 자격 판정 — 사실표에 인용된 자격·결격 조항으로만 판단한다. 미달이면 원고를 쓰지 않고 중단(STOP)하고 근거 문장을 보고하게 한다.

[4단계] 원고 작성 — 공고의 심사 배점표를 그대로 소제목으로 바꿔, 배점 항목마다 대응 단락이 있는지 확인한다. 확인 못 한 수치는 쓰지 말고 질적 서술로 바꾸게 한다. 법령은 조문 번호까지 맞는지 확인한다.

[5단계] 분량 기계 검증 — python-docx로 문서를 만들고, Word COM의 ComputeStatistics(2)로 쪽수를 숫자로 출력한 뒤 PDF로 변환한다. 제한을 넘으면 서식을 줄이지 않고 내용을 줄여서 다시 센다. 눈대중 판단을 절차에서 없앴다.

[6단계] 제출 전 체크리스트 — 자격 확인 / 제출물 1:1 대응 / 분량 측정 통과 / 파일명·메일 제목 규칙 / 서명·동의 누락 / 마감 여유. 전부 통과해야 제출 단계로 넘어간다.

[7단계] 제출 이력 원장 — 보낸 곳, 일시, 첨부 목록, 접수번호, 그리고 그 건에 쓴 핵심 아이디어 한 줄을 한 파일에 누적한다. 다음 작업은 이 원장을 먼저 읽고 시작하므로 같은 아이디어를 두 공모전에 내거나 같은 건을 두 번 보내는 일을 막는다.


3. 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?

본인이 실제로 돌린 결과 기준이다.

- 공모전 27건의 서류를 완성해 접수했다(부문별 복수 접수를 따로 세면 접수 30건). 이메일 접수와 웹폼·구글폼 접수가 섞여 있었고, 접수번호나 "접수가 완료되었습니다" 화면까지 확인해 원장에 적었다.
- 같은 기간에 3건은 제출하지 않고 중단했다. 중단이 이 절차의 성과다.
· 소방 분야 공모전 — 첨부 공고 원문에 "소방 관련학과 재학생"과 "지도교수 공동 참여 필수"가 있었다. 요약 페이지에는 없던 조항이다.
· 문학 공모전 — 공고 PDF 3쪽에 "AI 제작 작품은 심사 제외·수상 취소"와 순수 창작 서약이 있었다. AI를 쓰는 내 작업 방식과 충돌하므로 응모 자체를 접었다.
· 보건 분야 정책 공모전 — 참가동의서 서식에 "표절(AI 기반 제작 포함)" 문구가 있어, 원고가 완성된 상태에서 제출을 보류하고 판단을 남겼다.
→ 이 3건은 예전 방식이면 원고를 다 쓴 뒤에, 최악의 경우 제출한 뒤에 알게 됐을 문제다.
- 분량 초과로 반송될 여지를 없앴다. 쪽수가 숫자로 나오므로 "2쪽 이내"가 적힌 건은 전부 측정값으로 확인한 뒤 보냈다.
- 실패도 기록해 규칙으로 바꿨다. 한 지자체 접수 폼은 PDF를 허용한다고 표시해 두고 실제로는 거부해서 압축 파일로 바꿔 통과시켰다. 메일 발송 버튼 반응이 늦어 다시 누른 탓에 같은 메일이 2통 나간 일도 있었고, 그 뒤로 "전송 버튼 반복 클릭 금지, 발송 후 보낸편지함에서 첨부 용량까지 확인"을 규칙에 넣었다.


4. 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?

- '출력물'이 아니라 '중단 조건'을 먼저 설계했다. 보통은 프롬프트로 결과물 품질을 올리려 한다. 나는 반대로 "어떤 근거가 없으면 작업을 멈춰야 하는가"를 먼저 정의했다. 자격 조항이 원문 인용으로 확보되지 않으면 원고 작성 단계로 넘어가지 못한다.
- 근거의 등급을 나눴다. 중개 사이트 요약은 '단서', 주최기관 공고문과 첨부파일은 '근거'. 판정은 근거로만 한다. 요약이 자격 조항을 잘라먹는 일이 반복돼서 만든 규칙이다.
- 사실표를 원고보다 먼저 쓰게 했다. 사실표는 제출용 문서가 아니라 검증 장치다. 원문 인용이 비어 있는 칸이 그대로 보이므로, 무엇을 아직 확인하지 않았는지가 드러난다.
- 판단을 사람이 하는 지점을 명시했다. 회원가입·본인인증·증명서 발급이 필요한 건, 그리고 AI 활용 금지 조항과 충돌하는 건은 AI가 임의로 진행하지 않고 멈춰서 보고하게 했다. 계정을 새로 만들거나 서약 내용과 어긋나는 제출을 자동으로 하지 않게 하는 안전장치다.
- 검증 가능한 것만 기계로 센다. 쪽수·글자수·첨부 용량·파일 확장자는 사람이 보지 않고 스크립트가 센다. 반대로 사실관계와 제출 여부 결정은 사람이 한다. 역할을 섞지 않는 것이 핵심이다.
- 한 번 겪은 실패를 지침 문서에 되먹인다. 폼의 허용 확장자 표시가 거짓인 사례, 전송 버튼 지연, 서약서 라디오 버튼 좌표가 창 크기에 따라 밀리는 사례를 '함정 기록' 항목에 누적해 다음 작업에서 같은 실수를 반복하지 않게 했다.


5. 다른 사람도 따라 할 수 있나요?

특별한 설치가 필요 없다. 지원서·사업계획서·보고서·입찰 서류처럼 "요건이 적힌 원문이 따로 있는 문서"라면 그대로 옮겨 쓸 수 있다. 작업 지침 한 장을 만들어 AI에게 매번 먼저 읽히는 것이 전부다.

지침에 넣을 7줄:
1) 요건은 발주·주최기관 원문과 첨부파일에서만 확인한다. 중개·요약 사이트는 근거로 쓰지 않는다.
2) 원고 전에 사실표를 쓴다. 자격·마감(시각 포함)·제출물·분량·접수처·배점을 원문 인용과 함께 적는다.
3) 자격 미달이거나 금지 조항과 충돌하면 원고를 쓰지 않고 멈춘다.
4) 분량·서식 제한은 눈대중하지 않고 측정한다(워드 쪽수 세기, 글자 수 세기, 첨부 용량 확인).
5) 확인하지 못한 수치·법령·사건은 쓰지 않고 질적 서술로 바꾼다.
6) AI 활용 고지란이 있으면 사용한 도구와 활용 범위를 그대로 적는다.
7) 제출 이력을 한 파일에 누적하고, 새 작업은 그 파일을 먼저 읽고 시작한다.

규모를 줄여도 효과가 남는다. 서류 한 건만 준비하는 사람도 1)~4)만 지키면 "자격이 안 되는 서류를 끝까지 쓰는 일"과 "분량 초과로 반송되는 일"을 없앨 수 있다.

따라 할 때 주의할 점도 같이 적는다.
- 공고문·서식 파일 자체를 공개 자료로 돌려쓰면 안 된다. 인용은 판정 근거로 필요한 문장까지만 하고, 출처(기관명·문서명·쪽수)를 함께 적어 둔다.
- 신청서에 들어가는 개인정보(이름·연락처·주소·서명 이미지)는 해당 서류 작성과 접수 양식 입력 외의 용도로 쓰지 않는다. 작업용 폴더에 평문으로 흘리지 않도록 보관 위치를 한 곳으로 정한다.
- AI가 쓴 문장을 그대로 믿지 않는다. 수치·법령 조문·기관명은 사람이 원문과 맞춰 본 뒤에 남긴다. 이 글에 적은 숫자도 모두 본인 작업 기록에서 센 값이다.

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※ 본 사례의 작성 과정 자체도 생성형 AI를 활용했다. 사용 도구: Claude(Anthropic). 활용 범위: 공고·첨부파일 조사와 정리, 아이디어 구조화, 초안 작성 및 문장 교정. 착안점 선정, 수치 확인, 제출 여부 결정은 본인이 수행했다.