(어떤 상황에서 AI를 활용했나)
📌 국외 출장신청서를 검토하는 업무에 활용했습니다.

신청서가 들어올 때마다 아래 작업을 눈과 손으로 일일이 했습니다.
✔ 근무일수 — 출장자마다 출장기간과 이동일을 따로 세어 판단
✔ 근무시간 — 일정표를 보며 하루 근무시간을 손으로 더하기
✔ 숙박비 — 직급별 기준단가와 환율로 한도 초과 여부 계산
✔ 환율 — 은행 사이트에서 조회한 값을 보고 옮겨 적기
✔ 이메일 — 틀린 곳을 찾아 회신 문장을 직접 작성

⏱ 신청서 한 건에 30분.
틀리면 안 되는데, 사람이 하기엔 지루한 일이었습니다.
그래서 담당자인 제가 직접, 제 업무에 쓰려고 자동화 도구를 만들었습니다. (기관의 공식 사업이 아닌 개인 업무 개선 사례입니다)


(어떤 AI를 어떻게 활용했나)
🤖 Claude(Claude Code)와의 바이브 코딩으로 검토 프로그램을 만들었습니다. 직접 작성한 코드는 0줄입니다.

💬 만든 방법
코드를 쓰는 대신 업무 규정을 말로 설명했습니다.
"출장은 하루 4시간 이상 근무해야 1일로 인정돼."
"출국하는 날과 귀국하는 날은 이동일로 제외해 줘."
설명하다 보면 AI가 되물었습니다. "귀국 비행기가 밤을 넘기면 귀국일은 출발한 날인가요, 도착한 날인가요?"
이런 질문은 동료와 논의해 답을 정하고, 정해진 규칙만 프로그램에 넣었습니다.

⚙️ 프로그램이 대신하는 것
출장신청서(엑셀)를 끌어다 놓기 → 정해진 규칙으로 자동 검토 → 검토 결과와 회신 문장
1. 필수 근무일수 산출 — 단순 이동일을 제외하고 충족 여부 확인
2. 일자별 근무시간 계산 — 점심시간·단순 이동은 자동 제외
3. 숙박비 한도 계산 — 직급별 한도 초과 여부와 초과 금액 계산
4. 환율 자동 조회 — 날짜만 고르면 한국수출입은행 무료 Open API로 조회해 신청서와 대조
5. 회신 메일 문장 작성 — 보완할 내용을 근거가 담긴 문장으로 정리, 복사 버튼으로 완성

🧩 사람이 놓치기 쉬운 경우까지
· 나눠서 일한 출장 — 같은 날 한 명은 2시간, 한 명은 8시간 일했다면 날짜로 합쳐서는 둘 다 인정되지만, 사람별로 따져 미달인 사람을 가려냅니다.
· 일정에서 빠진 출장자 — 3명이 갔는데 2명 몫만 적힌 경우, "근무 미달"이 아니라 "일정 작성 누락"으로 따로 표시해 기업에 맞는 보완 요청을 하게 합니다.


(활용 결과 어떤 변화가 있었나)
⏱ 신청서 한 건 검토: 30분 → 3분
📅 한 달 20건 기준: 10시간 → 1시간 (매달 9시간을 다른 업무에 씁니다)

🔍 사람이 놓치기 쉬운 부분을 프로그램이 먼저 잡습니다.
· 신청서 환율 1,350원, 실제 조회 환율 1,360원 → 10원 차이를 바로 표시
· 근무 3시간인 날 → 인정 기준 4시간 미달로 표시하고 보완 요청 문장까지 작성

✉️ 회신 메일: 문장을 직접 쓰던 5분 안팎 → 복사 버튼 한 번


(나만의 개선 포인트)
💡 채팅창 대신 프로그램
처음엔 AI 채팅창에 신청서를 올려 검토했습니다. 그런데 올릴 때마다 민감 정보를 가려야 했고, 같은 채팅창을 계속 쓰면 틀린 답(할루시네이션)이 섞였습니다.
그래서 AI는 만들 때만 쓰고, 검토는 정해 둔 규칙이 하는 프로그램으로 바꿨습니다.

🙋 판단은 사람에게
· 규칙은 사람이 정합니다. AI가 되물으면 동료와 논의해 답을 정했습니다.
· 애매하면 스스로 단정하지 않고 「보완 필요」「확인 필요」 메시지를 띄워 실수를 막습니다.

🧪 완성도를 높인 방식
· 심야 출국, 경유, 조기 귀국 등 여러 경우의 수를 담은 샘플 신청서를 AI와 만들어 하나씩 검증했습니다.
· 고칠 때마다 빌드하지 않고, 충분히 논의한 뒤 한 번에 빌드해 토큰 낭비를 줄였습니다.

🔒 안심하고 함께 쓰는 구조
· 저장하지 않음 — 검토가 끝나면 모든 내용이 지워져 민감 정보가 쌓이지 않습니다.
· 무과금 — 무료 Open API만 쓰고 유료 API·클라우드를 쓰지 않아 운영 비용이 0원입니다.
· 배포판 — 같은 업무를 하는 동료도 쓸 수 있게 실행 파일 하나로 배포할 수 있습니다.
· 설정 화면 — 기준 금액을 코드가 아니라 설정 화면에 두어, 규정이 바뀌어도 담당자가 직접 고칩니다.


(다른 사람도 따라할 수 있나)
🙌 네, 전공자가 아니어도 됩니다. 제가 한 순서 그대로입니다.

1️⃣ 무료 대화형 AI(LLM)로 시작한다 — 처음엔 내 업무를 AI에게 설명해 보는 것만으로 충분합니다.
2️⃣ 내 업무 규정을 문장으로 옮겨 설명한다 — "하루 4시간 이상 근무해야 1일 인정"처럼 한 문장씩.
3️⃣ 다양한 경우의 수의 샘플을 만들어 검증한다 — 결과가 기대한 답과 맞는지 확인합니다.
4️⃣ 애매한 건 AI가 되묻게 하고, 답은 동료와 정한다.
5️⃣ 기준 숫자는 코드가 아니라 설정 화면에 둔다.

전공자만 코딩하는 시대는 지났습니다. 해 보지 않아서 어렵게 느껴질 뿐입니다.
다만 AI는 답을 내려주는 존재가 아니라, 정확한 판단을 돕는 도구로 써야 합니다.

코드를 직접 짠 게 아닙니다. 내 업무를 잘 설명하기만 했습니다. 누구나 도전해 보세요! 💪

※ 첨부 자료에 나오는 기업명·인물명·출장 일정 등은 실제 사례를 바탕으로 재구성했습니다.