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업무 생산성 개선을 위한 AI 활용
커피로스팅회사 통합관리시스템
개발자가 아닌 소상공인이 AI와 함께 만든 회사 맞춤형 통합업무시스템
🤖 활용 AI 도구
Chatgpt
원두통
회사 데이터와 업무를 관리하는 본체
→ 발주·입고·로스팅·생산·재고·판매·매출·회계·근무 등
원두톡
직원이 원두통의 데이터를 대화로 사용하는 창구
→ 사내대화 + 파일/사진 + AI 업무지원
근무표 앱
직원에게 꼭 필요한 기능만 분리한 간편 서비스
→ 로그인 부담 없이 자신의 최신 근무일정을 바로 확인
① 어떤 상황에서 AI를 활용했나요?
커피 원두를 로스팅·판매하는 회사를 운영하면서 생두 발주, 입고, 로스팅, 제품 생산, 재고, 매출, 납품, 근무표, 직원 간 업무소통 등 대부분의 업무가 서로 다른 엑셀파일과 메신저, 수기 자료로 관리되고 있었습니다.
회사 규모가 커지고 업무가 늘어나면서 “우리 회사의 실제 업무방식에 딱 맞는 프로그램이 있었으면 좋겠다”는 필요성을 느꼈지만, 별도의 개발자를 두거나 고가의 ERP를 도입하기에는 부담이 있었습니다. 그래서 생성형 AI를 단순한 질문·검색 도구가 아니라 기획자·개발 파트너·업무 분석가처럼 활용해 직접 사내 업무시스템을 만들기 시작했습니다.
② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?
AI와 지속적으로 대화하면서 실제 업무 프로세스를 하나씩 설명하고, 이를 웹 기반 업무시스템으로 구현했습니다.
먼저 **‘원두통’**이라는 통합관리 시스템을 만들어 생두 발주 → 입고 → 로스팅 → 제품 생산 → 판매 → 재고 차감까지 이어지도록 구성했습니다. 여기에 매장·온라인몰·납품 매출관리, 통장 및 카드 거래내역 업로드, 미수금 관리, 손익계산, 각종 보고서 기능도 단계적으로 추가했습니다.
두 번째로 **‘원두톡’**을 만들어 일반적인 사내 메신저 기능에 AI 업무 기능을 결합했습니다. 직원이 업무 중 사진, 캡처, PDF, 엑셀 등의 자료를 올리고 업무 내용을 확인하거나, 통합관리 시스템의 데이터를 대화형으로 확인할 수 있도록 발전시키고 있습니다.
세 번째로 직원들이 복잡한 관리시스템에 접속하지 않고도 자신의 근무일정을 쉽게 확인할 수 있도록 별도의 근무표 웹앱을 만들었습니다. 원두통의 최신 근무표 데이터를 가져오면서, 사용자가 자신의 이름만 등록하면 본인의 근무일과 이름이 강조되어 한눈에 스케줄을 확인할 수 있도록 구성했습니다.
이러한 작업 과정에서 저는 개발 전문용어 대신 “여기에서 사진을 붙여넣게 해줘”, “입고가 완료되면 재고에 자동 반영되게 해줘”, “직원이 자신의 근무일을 바로 찾을 수 있게 해줘”와 같이 실제 현장의 요구사항을 자연어로 AI에게 설명하고, AI와 수정·테스트를 반복하는 방식을 활용했습니다.
③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?
가장 큰 변화는 회사의 여러 업무가 서로 분리된 자료가 아니라 하나의 흐름으로 연결되기 시작했다는 점입니다.
예전에는 생두 입고, 로스팅, 제품생산, 재고, 판매자료를 각각 확인해야 했다면, 현재는 발주부터 판매까지 데이터를 연결하는 방향으로 관리할 수 있게 되었습니다. 또한 근무표처럼 직원들이 자주 확인하는 정보는 별도의 간단한 앱으로 제공해 접근성을 높였습니다.
특히 새로운 기능이 필요할 때 외부 개발업체에 처음부터 설명하고 견적을 받아 개발하는 방식이 아니라, 실제 사용하면서 발견되는 문제를 바로 AI에게 설명하고 수정안을 만들어 적용할 수 있게 되면서 현장 중심의 빠른 업무 개선이 가능해졌습니다.
④ 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?
저의 AI 활용 방식의 가장 큰 특징은 처음부터 완벽한 프로그램을 만들려고 하지 않았다는 것입니다.
실제 업무를 하다가 불편한 점이 생기면 바로 AI에게 현재 화면, 사진, 엑셀자료, 오류내용 등을 보여주고 “왜 불편한지”를 설명했습니다. 그다음 AI와 해결방법을 정하고 기능을 추가한 뒤 실제 현장에서 다시 사용해보는 과정을 반복했습니다.
즉, 업무 → 문제 발견 → AI와 해결방법 설계 → 구현 → 실제 사용 → 다시 개선하는 방식을 반복했습니다. 덕분에 일반적인 ERP를 회사 업무에 맞추는 것이 아니라, 회사의 업무방식에 맞춰 시스템 자체가 계속 발전하게 되었습니다.
⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?
충분히 가능합니다. 중요한 것은 처음부터 프로그래밍을 배우는 것이 아니라, 자신이 매일 반복하고 있는 업무를 먼저 정리하는 것입니다.
예를 들어 “매일 엑셀에 재고를 입력한다”, “직원 근무표를 매번 카카오톡으로 보내준다”, “거래처 입금을 하나씩 확인한다”처럼 반복되는 업무를 AI에게 설명한 뒤, 이를 어떻게 자동화하거나 간단한 웹서비스로 만들 수 있는지 하나씩 질문하면 됩니다.
저 역시 개발자가 아니라 커피회사를 운영하는 사용자 입장에서 시작했습니다. AI에게 회사의 업무를 계속 설명하고 결과물을 직접 사용하면서 수정해 나갔습니다. 이러한 방식은 카페, 음식점, 제조업, 소매점, 학원 등 각자의 운영방식이 있는 소규모 사업장에서도 충분히 적용할 수 있는 AI 활용방법이라고 생각합니다.
회사 데이터와 업무를 관리하는 본체
→ 발주·입고·로스팅·생산·재고·판매·매출·회계·근무 등
원두톡
직원이 원두통의 데이터를 대화로 사용하는 창구
→ 사내대화 + 파일/사진 + AI 업무지원
근무표 앱
직원에게 꼭 필요한 기능만 분리한 간편 서비스
→ 로그인 부담 없이 자신의 최신 근무일정을 바로 확인
① 어떤 상황에서 AI를 활용했나요?
커피 원두를 로스팅·판매하는 회사를 운영하면서 생두 발주, 입고, 로스팅, 제품 생산, 재고, 매출, 납품, 근무표, 직원 간 업무소통 등 대부분의 업무가 서로 다른 엑셀파일과 메신저, 수기 자료로 관리되고 있었습니다.
회사 규모가 커지고 업무가 늘어나면서 “우리 회사의 실제 업무방식에 딱 맞는 프로그램이 있었으면 좋겠다”는 필요성을 느꼈지만, 별도의 개발자를 두거나 고가의 ERP를 도입하기에는 부담이 있었습니다. 그래서 생성형 AI를 단순한 질문·검색 도구가 아니라 기획자·개발 파트너·업무 분석가처럼 활용해 직접 사내 업무시스템을 만들기 시작했습니다.
② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?
AI와 지속적으로 대화하면서 실제 업무 프로세스를 하나씩 설명하고, 이를 웹 기반 업무시스템으로 구현했습니다.
먼저 **‘원두통’**이라는 통합관리 시스템을 만들어 생두 발주 → 입고 → 로스팅 → 제품 생산 → 판매 → 재고 차감까지 이어지도록 구성했습니다. 여기에 매장·온라인몰·납품 매출관리, 통장 및 카드 거래내역 업로드, 미수금 관리, 손익계산, 각종 보고서 기능도 단계적으로 추가했습니다.
두 번째로 **‘원두톡’**을 만들어 일반적인 사내 메신저 기능에 AI 업무 기능을 결합했습니다. 직원이 업무 중 사진, 캡처, PDF, 엑셀 등의 자료를 올리고 업무 내용을 확인하거나, 통합관리 시스템의 데이터를 대화형으로 확인할 수 있도록 발전시키고 있습니다.
세 번째로 직원들이 복잡한 관리시스템에 접속하지 않고도 자신의 근무일정을 쉽게 확인할 수 있도록 별도의 근무표 웹앱을 만들었습니다. 원두통의 최신 근무표 데이터를 가져오면서, 사용자가 자신의 이름만 등록하면 본인의 근무일과 이름이 강조되어 한눈에 스케줄을 확인할 수 있도록 구성했습니다.
이러한 작업 과정에서 저는 개발 전문용어 대신 “여기에서 사진을 붙여넣게 해줘”, “입고가 완료되면 재고에 자동 반영되게 해줘”, “직원이 자신의 근무일을 바로 찾을 수 있게 해줘”와 같이 실제 현장의 요구사항을 자연어로 AI에게 설명하고, AI와 수정·테스트를 반복하는 방식을 활용했습니다.
③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?
가장 큰 변화는 회사의 여러 업무가 서로 분리된 자료가 아니라 하나의 흐름으로 연결되기 시작했다는 점입니다.
예전에는 생두 입고, 로스팅, 제품생산, 재고, 판매자료를 각각 확인해야 했다면, 현재는 발주부터 판매까지 데이터를 연결하는 방향으로 관리할 수 있게 되었습니다. 또한 근무표처럼 직원들이 자주 확인하는 정보는 별도의 간단한 앱으로 제공해 접근성을 높였습니다.
특히 새로운 기능이 필요할 때 외부 개발업체에 처음부터 설명하고 견적을 받아 개발하는 방식이 아니라, 실제 사용하면서 발견되는 문제를 바로 AI에게 설명하고 수정안을 만들어 적용할 수 있게 되면서 현장 중심의 빠른 업무 개선이 가능해졌습니다.
④ 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?
저의 AI 활용 방식의 가장 큰 특징은 처음부터 완벽한 프로그램을 만들려고 하지 않았다는 것입니다.
실제 업무를 하다가 불편한 점이 생기면 바로 AI에게 현재 화면, 사진, 엑셀자료, 오류내용 등을 보여주고 “왜 불편한지”를 설명했습니다. 그다음 AI와 해결방법을 정하고 기능을 추가한 뒤 실제 현장에서 다시 사용해보는 과정을 반복했습니다.
즉, 업무 → 문제 발견 → AI와 해결방법 설계 → 구현 → 실제 사용 → 다시 개선하는 방식을 반복했습니다. 덕분에 일반적인 ERP를 회사 업무에 맞추는 것이 아니라, 회사의 업무방식에 맞춰 시스템 자체가 계속 발전하게 되었습니다.
⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?
충분히 가능합니다. 중요한 것은 처음부터 프로그래밍을 배우는 것이 아니라, 자신이 매일 반복하고 있는 업무를 먼저 정리하는 것입니다.
예를 들어 “매일 엑셀에 재고를 입력한다”, “직원 근무표를 매번 카카오톡으로 보내준다”, “거래처 입금을 하나씩 확인한다”처럼 반복되는 업무를 AI에게 설명한 뒤, 이를 어떻게 자동화하거나 간단한 웹서비스로 만들 수 있는지 하나씩 질문하면 됩니다.
저 역시 개발자가 아니라 커피회사를 운영하는 사용자 입장에서 시작했습니다. AI에게 회사의 업무를 계속 설명하고 결과물을 직접 사용하면서 수정해 나갔습니다. 이러한 방식은 카페, 음식점, 제조업, 소매점, 학원 등 각자의 운영방식이 있는 소규모 사업장에서도 충분히 적용할 수 있는 AI 활용방법이라고 생각합니다.
