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업무 생산성 개선을 위한 AI 활용
어린이집 업무 환경 혁신을 위한 올인원 업무 플랫폼
어린이집의 DX를 앞당기고 업무 혁신을 가져다줄 손쉬운 포터블 통합 업무 플랫폼을 소개합니다.
🤖 활용 AI 도구
ChatGPT-6 Astra
① 어떤 상황에서 AI를 활용했나요?
어린이집에서는 휴가 신청·승인, 행사 일정 관리, 공문 및 전자결재, 설문조사, 자산관리, 교직원 관리, 자료 공유 등 여러 업무가 각각 다른 방식으로 처리되고 있었습니다. 이로 인해 필요한 자료를 찾거나 업무 진행 상황을 확인하는 데 시간이 걸리고, 반복적인 행정업무도 많이 발생했습니다.
이러한 문제를 해결하기 위해 어린이집에서 자주 사용하는 업무를 하나의 프로그램에서 처리할 수 있는 어린이집 업무포털을 직접 기획하였고, 프로그램의 설계·개발·오류 수정·기능 개선 과정에서 AI를 적극적으로 활용했습니다.
② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?
주로 ChatGPT-6 Astra를 개발 도구로 활용했습니다.
먼저 제가 필요한 기능과 실제 어린이집 업무 절차를 설명한 뒤, AI가 이를 프로그램 구조와 코드로 구현하도록 했습니다. 예를 들어 휴가 신청과 승인 절차, 행사 관리, 전자결재 및 공문 관리, 설문조사, 자산관리, 교직원 관리, 자료 공유 등의 기능을 하나씩 구현했습니다.
단순히 처음부터 프로그램 전체를 AI에게 만들어 달라고 하는 방식이 아니라, 업무 요구사항 정리 → 기능 단위 개발 → 직접 실행 및 검증 → 오류·개선사항 전달 → AI를 통한 수정 → 다시 검증 과정을 반복했습니다.
오류가 발생했을 때는 오류 메시지와 관련 소스코드를 AI에 제공하여 원인을 분석하고 수정하도록 했으며, 기존 코드와 충돌하지 않도록 현재 프로젝트 구조를 참고하게 했습니다. 또한 기능 개발이 완료된 이후에는 프로그램 소스코드와 마크다운 문서를 AI가 다시 분석하도록 하여 사용자 매뉴얼 작성에도 활용했습니다.
③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?
기존에는 각각 따로 처리해야 했던 업무를 하나의 포털로 통합하여 대시보드에서 주요 업무를 확인할 수 있게 되었고, 자료 공유, 휴가 신청·결재, 행사 관리, 전자결재와 공문, 설문조사, 자산 및 교직원 관리 등을 한 프로그램에서 처리할 수 있게 되었습니다.
또한 관리자 설정, 외부 접속, 공휴일·날씨 정보, 데이터 백업 및 복원과 같은 부가 기능까지 추가하면서 단순한 업무 기록 프로그램에서 실제 어린이집 업무 전반을 지원하는 업무포털로 발전시킬 수 있었습니다.
④ 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?
제가 AI를 활용하면서 가장 중요하게 생각한 것은 AI에게 코딩을 맡기는 것이 아니라, 사람이 업무를 설계하고 AI를 개발 도구로 활용하는 것이었습니다.
특히 실제 어린이집에서 사용하는 업무 흐름을 먼저 정리한 후 AI에게 구체적으로 설명했습니다. 예를 들어 단순히 “휴가 관리 기능을 만들어 줘”라고 요청하는 것이 아니라, 신청자가 휴가를 등록하고 관리자가 확인·승인하며 결과가 일정과 업무 현황에 반영되는 방식처럼 실제 사용 절차를 기준으로 기능을 나누었습니다.
또한 한 번에 많은 기능을 개발하기보다 기능별로 작은 단위로 구현하고 직접 테스트했습니다. 문제가 발생하면 화면, 오류 메시지, 관련 코드 등을 다시 AI에 전달하여 수정하는 반복적인 방식을 사용했습니다.
제가 만든 방식은 다음과 같이 정리할 수 있습니다.
현장 문제 발견 → 업무 절차 정리 → AI에게 기능 요구사항 전달 → 구현 → 직접 테스트 → 오류·불편사항 발견 → AI와 개선 → 문서화
이를 통해 AI가 만들어 낸 결과를 그대로 사용하는 것이 아니라, 실제 사용자의 입장에서 지속적으로 수정하면서 완성도를 높였습니다.
⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?
가능합니다.
특별한 프로그램 개발 경험이 많지 않더라도 자신이 반복적으로 수행하고 있는 업무를 정확하게 설명할 수 있다면 AI를 활용하여 업무 자동화 프로그램을 만들어 볼 수 있습니다.
우선 평소 불편했던 업무 하나를 선정하고, 현재 어떤 순서로 일을 처리하는지 정리합니다. 이후 AI에게 필요한 화면과 기능, 처리 순서를 구체적으로 설명하고 작은 기능부터 구현하면 됩니다. 프로그램을 실행하면서 발생하는 오류나 불편한 점을 다시 AI에게 전달하여 계속 수정하면 점차 실제 업무에 사용할 수 있는 수준으로 발전시킬 수 있습니다.
중요한 것은 AI에게 모든 판단을 맡기는 것이 아니라 업무를 가장 잘 아는 사람이 기준을 정하고, AI를 이를 구현하는 협업 도구로 사용하는 것입니다.
어린이집 업무포털 역시 이러한 과정을 반복하여 제작했기 때문에, 비슷한 방식으로 학교, 어린이집, 행정기관, 소규모 사업장 등에서도 각 조직에 맞는 업무관리 프로그램이나 자동화 도구를 제작할 수 있습니다.
어린이집에서는 휴가 신청·승인, 행사 일정 관리, 공문 및 전자결재, 설문조사, 자산관리, 교직원 관리, 자료 공유 등 여러 업무가 각각 다른 방식으로 처리되고 있었습니다. 이로 인해 필요한 자료를 찾거나 업무 진행 상황을 확인하는 데 시간이 걸리고, 반복적인 행정업무도 많이 발생했습니다.
이러한 문제를 해결하기 위해 어린이집에서 자주 사용하는 업무를 하나의 프로그램에서 처리할 수 있는 어린이집 업무포털을 직접 기획하였고, 프로그램의 설계·개발·오류 수정·기능 개선 과정에서 AI를 적극적으로 활용했습니다.
② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?
주로 ChatGPT-6 Astra를 개발 도구로 활용했습니다.
먼저 제가 필요한 기능과 실제 어린이집 업무 절차를 설명한 뒤, AI가 이를 프로그램 구조와 코드로 구현하도록 했습니다. 예를 들어 휴가 신청과 승인 절차, 행사 관리, 전자결재 및 공문 관리, 설문조사, 자산관리, 교직원 관리, 자료 공유 등의 기능을 하나씩 구현했습니다.
단순히 처음부터 프로그램 전체를 AI에게 만들어 달라고 하는 방식이 아니라, 업무 요구사항 정리 → 기능 단위 개발 → 직접 실행 및 검증 → 오류·개선사항 전달 → AI를 통한 수정 → 다시 검증 과정을 반복했습니다.
오류가 발생했을 때는 오류 메시지와 관련 소스코드를 AI에 제공하여 원인을 분석하고 수정하도록 했으며, 기존 코드와 충돌하지 않도록 현재 프로젝트 구조를 참고하게 했습니다. 또한 기능 개발이 완료된 이후에는 프로그램 소스코드와 마크다운 문서를 AI가 다시 분석하도록 하여 사용자 매뉴얼 작성에도 활용했습니다.
③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?
기존에는 각각 따로 처리해야 했던 업무를 하나의 포털로 통합하여 대시보드에서 주요 업무를 확인할 수 있게 되었고, 자료 공유, 휴가 신청·결재, 행사 관리, 전자결재와 공문, 설문조사, 자산 및 교직원 관리 등을 한 프로그램에서 처리할 수 있게 되었습니다.
또한 관리자 설정, 외부 접속, 공휴일·날씨 정보, 데이터 백업 및 복원과 같은 부가 기능까지 추가하면서 단순한 업무 기록 프로그램에서 실제 어린이집 업무 전반을 지원하는 업무포털로 발전시킬 수 있었습니다.
④ 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?
제가 AI를 활용하면서 가장 중요하게 생각한 것은 AI에게 코딩을 맡기는 것이 아니라, 사람이 업무를 설계하고 AI를 개발 도구로 활용하는 것이었습니다.
특히 실제 어린이집에서 사용하는 업무 흐름을 먼저 정리한 후 AI에게 구체적으로 설명했습니다. 예를 들어 단순히 “휴가 관리 기능을 만들어 줘”라고 요청하는 것이 아니라, 신청자가 휴가를 등록하고 관리자가 확인·승인하며 결과가 일정과 업무 현황에 반영되는 방식처럼 실제 사용 절차를 기준으로 기능을 나누었습니다.
또한 한 번에 많은 기능을 개발하기보다 기능별로 작은 단위로 구현하고 직접 테스트했습니다. 문제가 발생하면 화면, 오류 메시지, 관련 코드 등을 다시 AI에 전달하여 수정하는 반복적인 방식을 사용했습니다.
제가 만든 방식은 다음과 같이 정리할 수 있습니다.
현장 문제 발견 → 업무 절차 정리 → AI에게 기능 요구사항 전달 → 구현 → 직접 테스트 → 오류·불편사항 발견 → AI와 개선 → 문서화
이를 통해 AI가 만들어 낸 결과를 그대로 사용하는 것이 아니라, 실제 사용자의 입장에서 지속적으로 수정하면서 완성도를 높였습니다.
⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?
가능합니다.
특별한 프로그램 개발 경험이 많지 않더라도 자신이 반복적으로 수행하고 있는 업무를 정확하게 설명할 수 있다면 AI를 활용하여 업무 자동화 프로그램을 만들어 볼 수 있습니다.
우선 평소 불편했던 업무 하나를 선정하고, 현재 어떤 순서로 일을 처리하는지 정리합니다. 이후 AI에게 필요한 화면과 기능, 처리 순서를 구체적으로 설명하고 작은 기능부터 구현하면 됩니다. 프로그램을 실행하면서 발생하는 오류나 불편한 점을 다시 AI에게 전달하여 계속 수정하면 점차 실제 업무에 사용할 수 있는 수준으로 발전시킬 수 있습니다.
중요한 것은 AI에게 모든 판단을 맡기는 것이 아니라 업무를 가장 잘 아는 사람이 기준을 정하고, AI를 이를 구현하는 협업 도구로 사용하는 것입니다.
어린이집 업무포털 역시 이러한 과정을 반복하여 제작했기 때문에, 비슷한 방식으로 학교, 어린이집, 행정기관, 소규모 사업장 등에서도 각 조직에 맞는 업무관리 프로그램이나 자동화 도구를 제작할 수 있습니다.
