① 어떤 상황에서 AI를 활용했나요?
공공기관 메이커스페이스에서 교육·행사·기업지원 프로그램을 운영하면서 계획안, 홈페이지 홍보문구, 이메일 안내문, 결과보고서 등 유사한 행정문서를 반복적으로 작성해야 했습니다. 프로그램마다 목적과 대상, 일정, 세부내용은 달랐지만 문서의 기본 구조와 작성 과정은 반복되는 경우가 많았습니다. 특히 여러 사업을 동시에 운영할 때에는 자료를 다시 확인하고 기존 문서를 찾아 수정하는 데 많은 시간이 소요되었습니다.

② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?
처음에는 ChatGPT와 Claude를 활용해 개별 문서의 초안을 작성했지만, 매번 동일한 정보를 다시 입력해야 하는 불편함이 있었습니다. 이를 개선하기 위해 Google AI Studio의 Gemini를 기반으로 ‘MakerSpace AI Copilot’을 직접 기획하고 구현했습니다.
사용자가 프로그램명, 대상, 일정, 주요 내용 등 핵심 정보를 입력하면 AI가 기존 행정문서의 구조에 맞춰 계획안, 홍보문구, 결과보고서 초안을 생성하도록 구성했습니다. 생성된 결과는 담당자가 직접 수정할 수 있도록 하여 AI가 문서를 완성하는 방식이 아니라 AI가 초안을 만들고 담당자가 검토·보완하는 협업 방식으로 설계했습니다. 개발 과정에서는 ChatGPT와 Claude를 활용해 기능 구조, 프롬프트 설계, 오류 원인 분석 및 개선 방향을 함께 검토했습니다.

③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?
기존에는 프로그램별로 과거 문서를 찾아 내용을 복사·수정하고 문장과 형식을 다시 정리해야 했지만, AI 도구를 활용하면서 핵심 정보 입력 후 초안을 빠르게 확보할 수 있게 되었습니다. 특히 계획안의 추진배경 및 목적, 기대효과, 홍보문구, 결과보고서의 운영성과처럼 매번 새롭게 문장을 구성해야 했던 부분의 작성 부담이 줄었습니다.
또한 개인별로 달라질 수 있는 문서 작성 방식도 일정한 구조로 표준화할 수 있어 업무의 신속성뿐 아니라 문서 품질과 일관성을 함께 높일 수 있는 가능성을 확인했습니다.

④ 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?
단순히 생성형 AI에게 “계획안을 작성해줘”라고 요청하는 방식에 그치지 않고, 실제 업무 프로세스를 분석해 반복되는 업무를 기능 단위로 분리한 것이 핵심입니다.
계획안 작성 → 홍보 → 프로그램 운영 → 결과보고로 이어지는 실제 업무 흐름을 기준으로 기능을 구성했으며, AI가 임의로 내용을 만들어내지 않도록 사용자가 입력한 사업정보와 기존 문서 구조를 중심으로 초안을 생성하도록 했습니다. 또한 결과를 바로 제출하는 것이 아니라 담당자가 수정·검토할 수 있도록 해 공공행정 문서에서 중요한 정확성과 책임성을 유지했습니다.
현재는 교육·행사 실적과 만족도 등을 연계한 KPI 관리 기능까지 단계적으로 확장하고 있습니다.

⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?
가능합니다. 반복적으로 작성하는 문서가 있는 조직이라면 먼저 업무를 유형별로 분류하고, 각 문서에 공통적으로 필요한 입력정보와 문서구조를 정리한 뒤 생성형 AI와 연결하면 됩니다. 전문 개발자가 아니더라도 생성형 AI와 로우코드·AI 개발도구를 활용하면 자신의 업무에 맞는 간단한 업무지원 도구를 만들 수 있습니다.
특히 교육기관, 공공기관, 기업지원기관처럼 계획서·홍보자료·결과보고서를 반복 작성하는 조직에서는 유사한 방식으로 적용할 수 있으며, 향후에는 프로그램 운영 데이터와 KPI를 연계해 계획 수립 → 홍보 → 운영 → 결과보고 → 성과관리까지 하나의 흐름으로 지원하는 AI 업무지원 체계로 확장할 수 있습니다.