1. 어떤 상황에서 AI를 활용했나요?
웹 에이전시 업무 특성상 신규 프로젝트 수주를 위한 제안(RFP) 분석과 수많은 아이디어 회의가 동시다발적으로 발생합니다. 기업 홈페이지 리뉴얼 제안 프로젝트를 진행하며, 방대한 분량의 제안요청서를 빠르게 분석하여 전략을 세우고, 회의 중 발생하는 다양한 결정 사항을 누락 없이 기록하여 실제 산출물로 연결해야 했습니다. 기존의 파편화된 문서 관리와 수작업 위주의 방식을 개선하여 기획 파트의 제안 업무 효율성을 극대화하고자 AI 워크플로우를 도입했습니다.

2. 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?
Gemini Pro(LLM)와 클로바노트(음성 인식)를 구글 워크스페이스 및 노션과 연계하여 전반적인 업무 파이프라인을 구축했습니다.
첫째, 회의록 자동화: 클로바노트로 회의를 녹음해 텍스트를 추출한 뒤, 미리 설정해둔 Gemini 회의록 작성 지침(전문적인 페르소나, 지정된 목차 포맷 등)에 맞추어 프롬프트를 입력하여 구조화된 회의록을 생성했습니다.
둘째, RFP 분석 및 제안 검토: 구글 드라이브에 RFP 및 관련 질의사항을 중앙화하고, Gemini를 통해 문서의 핵심 요건(제출일자, 제안범위 등)을 분석했습니다. 이를 구글 스프레드시트의 레퍼런스 수집 데이터와 결합하여 초안을 작성한 뒤, Gemini를 통해 내용의 타당성을 다시 검증하는 방식으로 활용했습니다.

3. 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?
가장 큰 변화는 기획 업무 소요 시간의 단축과 결과물의 질적 향상입니다.
회의 직후 Gemini가 노션 블록 형식에 맞춘 완벽한 회의록(주요 결정 사항, 세부 논의 내용, Action Items)을 즉시 생성해 주어 기록에 드는 리소스가 획기적으로 줄었습니다.

또한, 방대한 RFP 문서를 AI가 1차적으로 분석해 주어, 실무자는 단순 내용 파악보다 전략 방향 설정이라는 핵심 가치 창출에 더욱 집중할 수 있었습니다. 제안서 최종 검토 단계에서도 AI를 활용해 논리적 오류를 보완하여 산출물의 완성도를 높였습니다.

4. 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?
단일 AI 툴에 의존하지 않고, 클로바노트에서 Gemini를 거쳐 구글 드라이브 및 노션으로 이어지는 유기적인 툴 체인을 구축했다는 점이 저만의 방식입니다. 특히 Gemini에게 단순 요약을 지시하는 것을 넘어, 노션 업로드에 최적화된 포맷(제목1, 제목3 적용, Action Items 기한 명시 등)을 출력하도록 세밀한 행동 규칙을 프롬프트로 설계했습니다. 더불어 최종 산출물과 로우 데이터를 구글 드라이브에 체계적으로 축적하여, 추후 동종업계 신규 제안 시 데이터를 빠르게 탐색하고 재활용할 수 있는 기반을 마련한 것이 핵심 개선 포인트입니다.

5. 다른 사람도 따라 할 수 있나요?
네, 누구나 쉽게 따라 할 수 있습니다. 복잡한 개발 지식 없이도 일상적으로 사용하는 구글 드라이브, 클로바노트, Gemini만 있으면 충분히 가능합니다. 제가 설계한 Gemini 회의록 프롬프트 가이드라인과 구글 드라이브 폴더링(분석-초안-완료 산출물) 규칙만 공유 받는다면, 다른 동료 기획자나 프로젝트 참여자들도 즉각적으로 본인의 업무에 적용하여 실질적인 시간 단축 효과를 경험할 수 있습니다.