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업무 생산성 개선을 위한 AI 활용
매번 프롬프트를 쓰지 않는다: 업무 절차 99개 등록기
매번 프롬프트를 다시 쓰는 대신 자주 하는 업무 절차 99개를 AI에게 등록해 두고 한 줄로 호출하게 만들어, 견적서 한 장을 만들 때 제가 치는 지시를 대여섯 번 왕복에서 한 줄로 줄였습니다.
🤖 활용 AI 도구
Claude(AI 코딩 에이전트)
1. 어떤 상황에서 AI를 활용했나요
지난달에 어렵게 찾아낸 좋은 지시문이 이번 달에는 어디에도 남아 있지 않습니다. 제가 1년 가까이 AI를 쓰면서 매번 겪던 일입니다.
혼자 일하면 만드는 사람과 청구하는 사람과 보고하는 사람이 같습니다. 저는 소프트웨어를 만드는 시간보다 견적서·주간보고·정산자료·회의 정리 같은 주변 문서에 더 많은 시간을 쓰고 있었습니다.
AI를 쓰긴 썼습니다. 그런데 이렇게 썼습니다. 견적서가 필요하면 챗봇을 열고 "견적서 만들어줘"라고 칩니다. 결과가 어설퍼서 "부가세 별도로 표기해줘", "합계가 틀렸어", "표로 다시"를 몇 번 반복합니다. 겨우 쓸 만해지면 복사해서 문서로 옮깁니다. 다음 달에 또 견적서가 필요하면, 처음부터 똑같이 반복합니다.
이게 문제의 핵심이었습니다. AI를 쓸 때마다 매번 0에서 시작하고 있었습니다. 지난달에 어렵게 만든 좋은 지시문이 어디에도 남지 않았습니다. 도구를 쓴 게 아니라 매번 도구를 다시 만들고 있었던 겁니다.
2. 어떤 AI를 어떻게 활용했나요
발상을 바꿨습니다. 좋은 프롬프트를 찾으면 그때마다 파일로 저장해서, AI가 다음에 알아서 꺼내 쓰게 하자.
① 절차를 파일로 씁니다. 잘 나온 지시문을 그 자리에서 파일 하나로 굳힙니다. 견적서 절차 파일에는 이런 것들이 들어 있습니다. 부가세 표기 규칙, 항목별 단가 산정 기준, 유효기간 문구가 적혀 있습니다. 결제 조건 기본값과 회사 정보, 도장 위치도 함께 들어 있습니다. 마지막에는 PDF로 변환해 링크로 발행하는 절차까지 적어 두었습니다.
② 언제 쓰는지도 같이 적습니다. 각 파일 맨 위에 "견적서·quotation·제안 금액 문서를 만들 때 사용" 같은 한 줄을 답니다. 그러면 AI가 제 말을 듣고 어떤 절차를 꺼내야 하는지 스스로 고릅니다. 제가 파일 이름을 외울 필요가 없습니다.
③ 한 줄로 호출합니다. 지금은 이렇게 씁니다.
"OO건 견적서 만들어줘. 개발 3주, 유지보수 6개월 포함."
그러면 AI가 견적서 절차 파일을 꺼내 읽고 항목을 산정합니다. 부가세를 붙이고 합계를 계산한 뒤 A4 문서로 만듭니다. 마지막으로 PDF로 변환해서 보낼 수 있는 링크까지 만들어 줍니다. 제가 중간에 손댈 곳이 없습니다.
④ 쓸수록 늘어납니다. 이게 진짜 효과입니다. 매번 새로 시작하는 대신, 한 번 고생한 게 남습니다. 절차가 하나 늘 때마다 다음 달의 저는 그만큼 덜 일합니다. 2026년 9월 현재 등록된 절차가 99개입니다. 견적서·주간보고·PDF 리포트 발행·문서 공개 링크 발행·이메일 정리·일정 관리·데이터 조회 같은 것들입니다.
3. 활용 결과 어떤 변화가 있었나요
지표 / 도입 전 / 도입 후 / 근거등록된 재사용 업무 절차 / 0개 / 99개 / 실측 (2026-09-13)
견적서 한 장에 내가 치는 지시 / 5~7회 왕복 / 한 줄 / 단계 수
결과물이 나오는 형태 / 챗봇 화면의 글. 내가 문서로 옮김 / A4 문서·PDF·공유 링크까지 한 번에 / 단계 수
같은 문서를 다시 만들 때 / 처음부터 반복 / 한 줄 호출 / -
문서 형식 오류(부가세 누락·합계 오차) / 종종 발생 / 규칙이 절차에 고정되어 재발 없음 / -
측정 방법: 절차 99개는 등록 디렉터리의 파일 수를 직접 센 값입니다(2026-09-13). 나머지는 시간이 아니라 제가 손을 대는 횟수와 결과물 형태라, 같은 작업을 해 보면 누가 세어도 같은 값이 나옵니다. 스톱워치로 재지 않은 시간 수치는 이 표에 넣지 않았습니다.
가장 큰 변화는 시간이 아니라 미루지 않게 된 것입니다. 견적서 한 장에 오후가 통째로 들어가면 저녁으로 미룹니다. 한 줄로 끝나면 통화 끊고 바로 보냅니다. 응답 속도가 빨라지면 일이 성사되는 비율이 달라집니다.
4. 나만의 방식 또는 개선 포인트
"프롬프트 저장해두는 거, 다들 하지 않나요?" 프롬프트를 메모장에 모아두는 것과 제 방식은 결정적으로 다릅니다. 메모장 방식은 제가 기억해서 찾아 붙여넣어야 합니다. 그래서 20개가 넘어가면 안 씁니다. 저는 AI가 스스로 골라 꺼내게 만들었습니다. 그래서 95개까지 늘어나도 부담이 없고, 오히려 많을수록 좋습니다.
추가로 한 것들입니다.
1. 절차에 "언제 쓰는가"를 명시했습니다. 이 한 줄 때문에 제가 목록을 외우지 않아도 됩니다. 절차 수가 늘어도 인지 부담이 늘지 않는 이유입니다.
2. 결과물 형식까지 절차에 넣었습니다. 텍스트를 받아 제가 문서로 옮기는 게 아니라, PDF·링크까지 절차가 책임집니다. 사람 손이 닿는 마지막 단계가 실수가 제일 많이 나는 곳입니다.
3. 절차를 새로 만드는 절차도 만들었습니다. 같은 작업을 세 번째 하고 있다는 걸 알아채면 그 자리에서 절차로 굳힙니다.
한계: 절차가 많아지면 서로 비슷한 게 생겨 AI가 엉뚱한 걸 고르는 일이 있습니다. 그래서 "이건 A가 아니라 B를 쓴다"는 구분선을 각 절차에 한 줄씩 적어 뒀습니다. 그리고 금액·계약 조건은 보내기 전에 반드시 제가 눈으로 확인합니다. 숫자가 틀린 견적서는 시간을 아낀 게 아니라 사고입니다.
5. 다른 사람도 따라 할 수 있나요
됩니다. 오늘 파일 하나면 시작입니다. 준비물은 무료 챗봇 하나, 비용 0원입니다.
1. 이번 주에 두 번 이상 한 작업 하나를 고릅니다. 주간보고든 회의록 정리든 거래처 메일 회신이든 뭐든 좋습니다.
2. AI와 주고받아 결과가 만족스러워졌을 때, 그 지시문을 메모로 저장합니다. 이때 "규칙"을 반드시 함께 적으세요. "부가세 별도 표기", "3문장 이내", "존댓말". 결과를 저장하는 게 아니라 규칙을 저장하는 것이 요령입니다.
3. 다음에 같은 일이 오면 그 메모를 먼저 붙여넣고 시작합니다. 3번을 반복하다 보면 메모가 점점 좋아집니다.
챗봇에 사용자 지정 지시(커스텀 인스트럭션)나 프로젝트 기능이 있다면 2번의 메모를 거기에 넣으세요. 붙여넣지 않아도 자동으로 적용됩니다. 저는 이걸 파일 단위로 99개까지 늘린 것뿐이고, 1개에서 시작한 원리는 똑같습니다.
핵심 한 문장으로 말하면 이렇습니다. AI에게 매번 새로 부탁하지 말고, 부탁하는 법을 저장하세요. 이건 직군을 가리지 않습니다. 사무직·자영업·교사·공무원 누구나 반복 업무가 있고, 반복이 있으면 저장할 절차가 있습니다.
지난달에 어렵게 찾아낸 좋은 지시문이 이번 달에는 어디에도 남아 있지 않습니다. 제가 1년 가까이 AI를 쓰면서 매번 겪던 일입니다.
혼자 일하면 만드는 사람과 청구하는 사람과 보고하는 사람이 같습니다. 저는 소프트웨어를 만드는 시간보다 견적서·주간보고·정산자료·회의 정리 같은 주변 문서에 더 많은 시간을 쓰고 있었습니다.
AI를 쓰긴 썼습니다. 그런데 이렇게 썼습니다. 견적서가 필요하면 챗봇을 열고 "견적서 만들어줘"라고 칩니다. 결과가 어설퍼서 "부가세 별도로 표기해줘", "합계가 틀렸어", "표로 다시"를 몇 번 반복합니다. 겨우 쓸 만해지면 복사해서 문서로 옮깁니다. 다음 달에 또 견적서가 필요하면, 처음부터 똑같이 반복합니다.
이게 문제의 핵심이었습니다. AI를 쓸 때마다 매번 0에서 시작하고 있었습니다. 지난달에 어렵게 만든 좋은 지시문이 어디에도 남지 않았습니다. 도구를 쓴 게 아니라 매번 도구를 다시 만들고 있었던 겁니다.
2. 어떤 AI를 어떻게 활용했나요
발상을 바꿨습니다. 좋은 프롬프트를 찾으면 그때마다 파일로 저장해서, AI가 다음에 알아서 꺼내 쓰게 하자.
① 절차를 파일로 씁니다. 잘 나온 지시문을 그 자리에서 파일 하나로 굳힙니다. 견적서 절차 파일에는 이런 것들이 들어 있습니다. 부가세 표기 규칙, 항목별 단가 산정 기준, 유효기간 문구가 적혀 있습니다. 결제 조건 기본값과 회사 정보, 도장 위치도 함께 들어 있습니다. 마지막에는 PDF로 변환해 링크로 발행하는 절차까지 적어 두었습니다.
② 언제 쓰는지도 같이 적습니다. 각 파일 맨 위에 "견적서·quotation·제안 금액 문서를 만들 때 사용" 같은 한 줄을 답니다. 그러면 AI가 제 말을 듣고 어떤 절차를 꺼내야 하는지 스스로 고릅니다. 제가 파일 이름을 외울 필요가 없습니다.
③ 한 줄로 호출합니다. 지금은 이렇게 씁니다.
"OO건 견적서 만들어줘. 개발 3주, 유지보수 6개월 포함."
그러면 AI가 견적서 절차 파일을 꺼내 읽고 항목을 산정합니다. 부가세를 붙이고 합계를 계산한 뒤 A4 문서로 만듭니다. 마지막으로 PDF로 변환해서 보낼 수 있는 링크까지 만들어 줍니다. 제가 중간에 손댈 곳이 없습니다.
④ 쓸수록 늘어납니다. 이게 진짜 효과입니다. 매번 새로 시작하는 대신, 한 번 고생한 게 남습니다. 절차가 하나 늘 때마다 다음 달의 저는 그만큼 덜 일합니다. 2026년 9월 현재 등록된 절차가 99개입니다. 견적서·주간보고·PDF 리포트 발행·문서 공개 링크 발행·이메일 정리·일정 관리·데이터 조회 같은 것들입니다.
3. 활용 결과 어떤 변화가 있었나요
지표 / 도입 전 / 도입 후 / 근거등록된 재사용 업무 절차 / 0개 / 99개 / 실측 (2026-09-13)
견적서 한 장에 내가 치는 지시 / 5~7회 왕복 / 한 줄 / 단계 수
결과물이 나오는 형태 / 챗봇 화면의 글. 내가 문서로 옮김 / A4 문서·PDF·공유 링크까지 한 번에 / 단계 수
같은 문서를 다시 만들 때 / 처음부터 반복 / 한 줄 호출 / -
문서 형식 오류(부가세 누락·합계 오차) / 종종 발생 / 규칙이 절차에 고정되어 재발 없음 / -
측정 방법: 절차 99개는 등록 디렉터리의 파일 수를 직접 센 값입니다(2026-09-13). 나머지는 시간이 아니라 제가 손을 대는 횟수와 결과물 형태라, 같은 작업을 해 보면 누가 세어도 같은 값이 나옵니다. 스톱워치로 재지 않은 시간 수치는 이 표에 넣지 않았습니다.
가장 큰 변화는 시간이 아니라 미루지 않게 된 것입니다. 견적서 한 장에 오후가 통째로 들어가면 저녁으로 미룹니다. 한 줄로 끝나면 통화 끊고 바로 보냅니다. 응답 속도가 빨라지면 일이 성사되는 비율이 달라집니다.
4. 나만의 방식 또는 개선 포인트
"프롬프트 저장해두는 거, 다들 하지 않나요?" 프롬프트를 메모장에 모아두는 것과 제 방식은 결정적으로 다릅니다. 메모장 방식은 제가 기억해서 찾아 붙여넣어야 합니다. 그래서 20개가 넘어가면 안 씁니다. 저는 AI가 스스로 골라 꺼내게 만들었습니다. 그래서 95개까지 늘어나도 부담이 없고, 오히려 많을수록 좋습니다.
추가로 한 것들입니다.
1. 절차에 "언제 쓰는가"를 명시했습니다. 이 한 줄 때문에 제가 목록을 외우지 않아도 됩니다. 절차 수가 늘어도 인지 부담이 늘지 않는 이유입니다.
2. 결과물 형식까지 절차에 넣었습니다. 텍스트를 받아 제가 문서로 옮기는 게 아니라, PDF·링크까지 절차가 책임집니다. 사람 손이 닿는 마지막 단계가 실수가 제일 많이 나는 곳입니다.
3. 절차를 새로 만드는 절차도 만들었습니다. 같은 작업을 세 번째 하고 있다는 걸 알아채면 그 자리에서 절차로 굳힙니다.
한계: 절차가 많아지면 서로 비슷한 게 생겨 AI가 엉뚱한 걸 고르는 일이 있습니다. 그래서 "이건 A가 아니라 B를 쓴다"는 구분선을 각 절차에 한 줄씩 적어 뒀습니다. 그리고 금액·계약 조건은 보내기 전에 반드시 제가 눈으로 확인합니다. 숫자가 틀린 견적서는 시간을 아낀 게 아니라 사고입니다.
5. 다른 사람도 따라 할 수 있나요
됩니다. 오늘 파일 하나면 시작입니다. 준비물은 무료 챗봇 하나, 비용 0원입니다.
1. 이번 주에 두 번 이상 한 작업 하나를 고릅니다. 주간보고든 회의록 정리든 거래처 메일 회신이든 뭐든 좋습니다.
2. AI와 주고받아 결과가 만족스러워졌을 때, 그 지시문을 메모로 저장합니다. 이때 "규칙"을 반드시 함께 적으세요. "부가세 별도 표기", "3문장 이내", "존댓말". 결과를 저장하는 게 아니라 규칙을 저장하는 것이 요령입니다.
3. 다음에 같은 일이 오면 그 메모를 먼저 붙여넣고 시작합니다. 3번을 반복하다 보면 메모가 점점 좋아집니다.
챗봇에 사용자 지정 지시(커스텀 인스트럭션)나 프로젝트 기능이 있다면 2번의 메모를 거기에 넣으세요. 붙여넣지 않아도 자동으로 적용됩니다. 저는 이걸 파일 단위로 99개까지 늘린 것뿐이고, 1개에서 시작한 원리는 똑같습니다.
핵심 한 문장으로 말하면 이렇습니다. AI에게 매번 새로 부탁하지 말고, 부탁하는 법을 저장하세요. 이건 직군을 가리지 않습니다. 사무직·자영업·교사·공무원 누구나 반복 업무가 있고, 반복이 있으면 저장할 절차가 있습니다.
