① 어떤 상황에서 AI를 활용했나요?
저는 필리핀에서 현지 직원들과 함께 소규모 회사를 운영하고 있습니다.
업무 특성상 직원에게 현장 작업을 지시하고, 고객에게 공사 일정을 확인하고, 영어 이메일을 작성하고, 견적서와 계약서를 검토하는 일이 많습니다. 제가 한국어로 생각한 내용을 필리핀 직원이나 고객에게 영어로 전달해야 하기 때문에 단순한 번역만으로는 부족한 경우가 많았습니다.

예를 들어 “내일 오전에 현장 작업이 가능한지 확인해주세요”라는 짧은 내용도 실제 고객에게 전달하려면 상대방에게 너무 강하게 들리지 않는지, 현장 상황이 정확하게 전달되는지, 추가로 확인해야 할 사항은 없는지까지 고려해야 했습니다.

또 현장 직원에게 작업을 지시할 때는 자재, 안전장비, 작업허가서, 작업 전·중·후 사진, 현장 정리 등 여러 내용을 빠뜨리지 않고 전달해야 했습니다.

이런 반복적인 업무에서 언어 장벽을 줄이고 업무 내용을 체계적으로 정리하기 위해 생성형 AI를 활용하기 시작했습니다.

② 어떤 AI를 어떻게 활용했나요?
처음에는 AI를 단순히 한국어를 영어로 번역하는 용도로 사용했습니다.
하지만 사용하면서 단순 번역보다 상황·목적·상대방을 함께 설명했을 때 훨씬 좋은 결과를 얻을 수 있다는 점을 알게 되었습니다.
예를 들어 AI에게 단순히 “영어로 번역해줘.” 라고 요청하는 대신,
“필리핀 현장 담당자에게 보내는 메시지입니다. 내일 오전 보수 작업을 하고 싶은데 상대방에게 부담을 주지 않는 표현으로, 작업 가능 여부와 장비 사용 가능 여부를 함께 확인하는 영어 메시지를 만들어 주세요.” 처럼 요청합니다.
AI가 초안을 작성하면 제가 실제 현장 상황과 맞는지 확인한 뒤 수정하여 직원이나 고객에게 전달합니다.
또한 다음과 같은 업무에도 활용하고 있습니다.

첫째, 직원 업무 지시입니다.
머릿속에 있는 여러 지시사항을 AI에게 전달하고, 작업 전 준비 → 작업 중 확인 → 작업 완료 후 보고 형태의 체크리스트로 정리합니다.
예를 들어 PPE 확인, 자재 준비, 작업허가서 확인, 작업 전 사진 촬영, 공정별 사진 촬영, 작업 후 청소 및 완료 사진 촬영 등을 빠뜨리지 않도록 정리한 뒤 필요한 내용을 영어로 전달합니다.

둘째, 고객 이메일 작성입니다.
프로젝트 결과 확인이나 일정 문의처럼 상대방에게 부담을 줄 수 있는 내용은 상황을 AI에게 설명한 뒤 부드럽고 자연스러운 영어 이메일 초안을 작성하도록 합니다.

셋째, 영문 계약서와 업무문서 검토입니다.
긴 영문 계약서를 단순 요약시키는 것이 아니라,
계약금액
지급 조건
지급 시점
당사자의 의무
일정 지연 관련 조건
다시 확인해야 할 조항
등으로 나누어 확인합니다.
다만 계약이나 금액처럼 중요한 내용은 AI 답변만 믿지 않고 반드시 원문을 다시 확인합니다.

③ 활용 결과 어떤 변화가 있었나요?
가장 큰 변화는 단순히 영어 문장을 빨리 작성하게 된 것이 아니었습니다. 업무 자체가 구조화되기 시작했습니다.
기존에는
한국어로 생각 → 영어 표현 고민 → 번역 → 수정 → 직원에게 전달 하는 과정을 반복했습니다.
지금은 상황과 목적을 한국어로 입력 → AI가 내용 정리 → 대상에 맞는 영어 초안 작성 → 제가 사실관계와 표현 검토 → 직원·고객에게 전달하는 방식으로 바뀌었습니다.
또 직원에게 단순히 “이 일을 해주세요”라고 지시하기보다 해야 할 일, 확인할 사항, 보고할 결과를 체크리스트 형태로 전달할 수 있게 되면서 누락되는 업무를 줄이는 데에도 도움이 되었습니다.
특히 한국어와 영어를 반복해서 사용하는 해외 업무 환경에서 메시지나 이메일 작성에 드는 부담이 줄어들어, 저는 현장 판단이나 고객 대응처럼 사람이 직접 판단해야 하는 일에 더 집중할 수 있게 되었습니다.

④ 나만의 방식 또는 개선 포인트는 무엇인가요?
제가 AI를 활용하면서 만든 원칙은 세 가지입니다.
첫 번째, AI에게 번역보다 ‘상황’을 먼저 알려줍니다.
누구에게 보내는지, 왜 보내는지, 현재 어떤 상황인지, 어떤 말투를 원하는지를 함께 설명합니다.
두 번째, AI에게 최종 판단을 맡기지 않습니다.
AI는 초안을 만들고 정보를 정리하는 역할을 하지만 계약, 금액, 일정, 현장 안전과 관련된 내용은 반드시 사람이 다시 확인합니다.
세 번째, AI 다음에 항상 사람이 있도록 합니다.

제가 사용하는 업무 흐름은
사람의 생각 → AI 정리 → 사람의 검토 → 실제 업무 적용 입니다.

AI가 직원을 대신하거나 관리자의 결정을 대신하는 것이 아니라, 사람이 더 정확하고 효율적으로 일하도록 돕는 보조 도구로 활용하고 있습니다.
또한 직원이나 고객의 불필요한 개인정보와 회사의 민감한 정보는 AI에 입력하지 않도록 주의하고 있습니다.

⑤ 다른 사람도 따라 할 수 있나요?
특별한 AI 기술을 몰라도 누구나 쉽게 따라 할 수 있습니다. 회사원이라면 회의 내용을 업무 체크리스트로 만들 수 있고,
자영업자는 고객 문의에 대한 답변 초안을 작성할 수 있으며, 해외에서 일하는 사람은 한국어로 생각한 내용을 상대방에게 맞는 자연스러운 외국어 메시지로 바꿀 수 있습니다.
중요한 것은 AI에게 단순히 “이것을 해줘.”라고 요청하는 것이 아니라,누구에게, 왜, 어떤 상황에서 사용할 것인지 설명하는 것입니다. 제가 AI를 사용하며 가장 크게 느낀 점은 AI의 역할이 사람을 대신하는 것이 아니라는 것입니다.
AI는 사람의 머릿속에 있는 생각을 다른 사람이 이해하기 쉬운 형태로 정리해 줄 수 있습니다.

그래서 제가 경험한 AI 활용을 한 문장으로 표현한다면,
“말이 달라도, 일은 통하게.” 입니다.
AI가 사람을 대신하는 회사가 아니라,AI 덕분에 사람이 더 잘 일할 수 있는 회사.
이것이 제가 실제 업무에서 경험하고 있는 AI 활용 사례입니다.